12
Рис.1.5. Використання субконто при проведенні документа
Якщо для якого-небудь рахунку проводці у плані рахунків зазначена ознака ведення кількісного обліку та ознака валютного обліку, то крім суми в грн., у записі проводки можуть бути зазначені кількість і сума в іноземній валюті (за дебетом та/або за кредитом).
Таким чином, проводка є потужним інструментом для відображення господарських операцій одночасно в синтетичному бухгалтерському обліку та у декількох розрізах аналітичного бухгалтерського обліку. Але багатофункціональність цього інструмента не створює додаткових труднощів для користувача, оскільки, як правило, проводки формуються автоматично.
1.3. Поточний бухгалтерській облік та стандартні звіти
Поточний бухгалтерській облік складається із збору відомостей про факти господарської діяльності та їх реєстрації в інформаційній базі шляхом уведення документів з використанням типових операцій та уведення операцій вручну.
Система "1С:Бухгалтерія 8.1" різноманітними способами полегшує поточну роботу бухгалтерів. До цих способів можна віднести механізми прискореного заповнення документів, "Монітор бухгалтера", "Експрес-перевірку ведення обліку", механізм розшифровки.
Для перегляду результатів поточного бухгалтерського обліку призначені стандартні звіти. Стандартні звіти є ефективним механізмом використання зведених і деталізованих даних бухгалтерського обліку у поточній роботі.
Реєстрація фактів господарської діяльності. Спосіб реєстрації фактів господарської діяльності за допомогою документів є в "1С:Бухгалтерії 8.1" основним.
Звичайно документ інформаційної бази дозволяє роздрукувати свій паперовий аналог, що необхідно у паперовому документообігу організації.
При використанні всіх способів реєстрації господарських фактів формуються бухгалтерські проведення, які доступні для перегляду через журнал проведень. Походження кожного проведення в журналі довідатися досить просто: подвійним щигликом миші по запису проведення можна відкрити форму документа або операції, що породила дане проведення.
Бухгалтер може працювати з даними бухгалтерського обліку через журнал проведень, відкриваючи для корекції проведень форми тих або інших документів і операцій. Однак, в активно працюючому підприємстві протягом будь-якого звітного періоду буде
13
записуватися настільки велика кількість проведень, що подібний метод роботи з бухгалтерськими даними виявиться зовсім нерентабельним.
Прискорене заповнення документів. "1С:Бухгалтерія 8.1" має у своєму розпорядженні засоби, які дозволяють прискорити процеси заповнення документів і реєстрації господарських операцій. У персональних настроюваннях користувача можна вказати ряд значень, які він має намір використати найчастіше: "нашу організацію", склад, ставку ПДВ та ін.
Для відкриття документа необхідно в головному меню програми вибрати "Сервис → Настройки пользователя" (рис. 1.6).
Ці настроювання використаються для автоматичної підстановки у відповідні реквізити на початку заповнення нового документа, якщо інформаційна база не містить більше точних даних.
Наприклад, якщо у довіднику "Номенклатура" для якого-небудь товару вказати конкретну одиницю виміру та ставку ПДВ (а не залишити відповідні реквізити незаповненими), то ці значення будуть мати пріоритет перед значеннями, що зазначені у персональних настроюваннях користувача. Тобто саме значення довідника будуть підставлятися за замовчуванням "1С:Бухгалтерією 8.1" при заповненні табличних частин документів.
Рис.1.6. Особисті настроювання користувача
14
Одиниця виміру та ставка ПДВ, які зазначені в персональних настроюваннях користувача, будуть підставлятися для тих товарів, у яких у довіднику "Номенклатура" відповідні реквізити не заповнені.
Робота з документами. Автозаповнення табличної частини документа.
Автозаповнення – це автоматичне заповнення табличної частини за допомогою меню кнопки Заповнити, що розташовується над табличною частиною форми документа. Склад меню цієї кнопки залежить від виду документа (рис. 1.7).
Рис.1.7. Автоматичне заповнення специфікації документа
Заповнення табличної частини документа методом підбору. Метод підбору дозволяє швидко заповнити табличну частину документа значеннями деякого довідника, клацаючи мишею по записах у спеціально відкритій формі (рис. 1.8).
При цьому частина стовпчиків табличної частини автоматично заповнюється значеннями за замовчуванням, якщо вони зазначені в інформаційній базі (наприклад, ціна, рахунки бухгалтерського обліку, ставка ПДВ).
Автоматична підстановка цін. Якщо вчасно реєструвати ціни номенклатури, то при заповненні табличних частин документів надходження та реалізації запасів ціни будуть підставлятися автоматично після вибору відповідного елемента довідника "Номенклатура".
15
Рис.1.8. Заповнення табличної частини документу
16
Автоматична підстановка рахунків бухгалтерського обліку. Механізми
"1С:Бухгалтерії 8.1" забезпечують при заповненні документів наступне: автоматичну підстановку рахунків обліку номенклатури, автоматичну підстановку рахунків розрахунку з контрагентами.
Завдяки цим (та іншим) механізмам автоматичної підстановки значень (тобто механізмам підстановки за замовчуванням) можна розділити роботу з обліку руху запасів (викор. у програмі – товарно-матеріальних цінностей) і розрахунків з контрагентами між бухгалтерами та іншими співробітниками підприємства в такий спосіб.
Бухгалтери здійснюють загальне методичне керівництво, контролюють і вводять дані, що використовувані для підстановки бухгалтерських рахунків у документи. (слід відмітити, що "1С:Бухгалтерія 8.1" вже містить мінімально необхідні набори записів).
Інші співробітники (співробітники відділу матеріально-технічного постачання, виробничих підрозділів т ін.), вводять документи, заповнюють їхніми найменуваннями запасів, контрагентів та ін., записують документи в інформаційну базу із проведенням. При цьому бухгалтерські проведення та інші облікові записи будуть формуватися автоматично – за правилами, які запропоновані бухгалтерами.
Монітор бухгалтера. У поточній бухгалтерській роботі може допомогти опція "Монітор бухгалтера", яка відображається на одній із закладок панелі функцій (рис. 1.9).
"Монітор бухгалтера" дозволяє для обраної організації швидко та у зручній формі одержувати наступні відомості: залишки на розрахункових рахунках і в касі; суми дебіторської та кредиторської заборгованості (з деталізацією за п'ятьма контрагентами з найбільшою заборгованістю); нагадування про строки надання регламентованої звітності та сплати податків.
Рис.1.9. Монітор бухгалтера