101

"Уніфікована форма П-50" - типова форма розрахункової відомості. Для настроювання цього звіту передбачений незалежний неперіодичний реєстр відомостей, у якому користувач вказує які види розрахунків, у який стовпчик звіту виводити;

"Розрахункова відомість організацій" - зведений звіт у довільній формі про нарахування та утримання, причому працівники об'єднані в групи по підрозділах, а графи звіту відображають тільки види розрахунку, задіяні в періоді;

"Звід відрахувань у фонди" - звіт відображає інформацію про розміри внесків, нарахованих сумах внесків по всіх ставках і розмірах нарахованої заробітної плати працівників, на яку вони нараховані (вихідної розрахункової бази). Склад і порядок проходження колонок у цьому звіті, а також формат подання числових значень (кількість знаків після коми) задається в незалежному неперіодичному реєстрі відомостей "Свод отчислений в фонды - настройки отчета".

"Структура заборгованості організації" - звіт відображає інформацію про взаєморозрахунки із працівниками, тобто дані про суму боргу та нарахованих, утриманих і виплачених сумах. У ньому передбачена можливість угруповань за організацією, періодом нарахування (місяць) і працівникові.

"Аналіз видатків на оплату праці" - звіт показує рахунки та аналітику витрат, на яких відображаються витрати на оплату праці в регламентованому обліку.

Для автоматичного формування різних форм довідок про доходи співробітників, з можливістю їхнього ручного редагування передбачений спеціальний документ "Справка о доходах".

У прикладному рішенні передбачене автоматичне заповнення наступних регламентованих звітів: "Звіт за працею(форма № 1 -ПВ)"; "Форма № 1ДФ"; "Звіт у Пенсійний фонд"; "Персоніфіковані форми звітності в ПФЗ (ПФУ)"; "Звіт у ФСС від тимчасової втрати працездатності"; "Звіт у ФСС від нещасних випадків"; "Звіт у ФСС на випадок безробіття".

1.13. Автоматизація зведеного обліку і складання звітності

Завершення періоду. Завершення періоду являє собою складний процес пов'язаний з перевіркою більших обсягів інформації, розрахунком даних за підсумками місяця, уведенням обов'язкових операцій, розрахунком податкових платежів. Перераховані проблеми успішно вирішуються в "1С:Бухгалтерії 8.1".

Документ "Закрытие месяца". Документ "Закрытие месяца" автоматизує регламентні операції, виконувані по закінченні місяця: нарахування амортизації основних засобів і нематеріальних активів; погашення вартості спецодягу та спецоснащення в експлуатації; переоцінка валютних коштів; списання видатків майбутніх періодів; списання прямих і непрямих видатків на результати господарської діяльності; визначення фінансових результатів; розрахунки по податку на прибуток.

103

Довідки-розрахунки. Для аналізу облікових записів документа "Закрытие месяца" призначений набір довідок-розрахунків.

Для відкриття документа необхідно у головному меню програми вибрати "Операции

→ Регламентные операции" (рис. 1.105).

Рис. 1.105. Документи "Справки-расчеты"

Експрес-перевірка ведення обліку. Бухгалтерові потрібно стежити за тим, щоб відомості, які використовувані при формуванні завершальних операцій місяця, вчасно та без помилок уводилися в інформаційну базу. Для цього доцільно використати автоматизовану процедуру "Експрес-перевірка ведення обліку".

Для відкриття документа необхідно у головному меню програми вибрати "Операции

→ Регламентные операции → Экспресс-проверка ведения учета" (рис. 1.106).

104

Рис. 1.106. Експрес-перевірка ведення обліку

Автоматизована процедура "Експрес-перевірка ведення обліку" перевіряє дані на відповідність закладеної в програмі методології обліку та законодавству, допомагає виявити помилки у веденні обліку, підказує можливі причини виникнення помилок, дає рекомендації з їхнього виправлення.

Стандартні звіти. Зручними засобами роботи з даними бухгалтерського обліку є стандартні звіти. "1С:Бухгалтерія 8" містить наступні стандартні звіти: оборотньо-сальдова відомість, шахова відомість, оборотньо-сальдова відомість за рахунком, аналіз рахунку, картка рахунку, аналіз субконто, обороти між субконто, картка субконто, зведені проведення, звіт по проведенням, головна книга, діаграма.

У першу чергу стандартні звіти призначені для бухгалтерів підприємства. Стандартні звіти відображають інформацію, що знаходиться в журналі проведень, у вигляді, зручному для аналізу та роботи. При формуванні звіту відбираються дані тільки з потрібних проведень, які представляються в згрупованому та узагальненому виді.

Стандартний звіт формується для певного періоду часу. Будь-який звіт може бути переглянутий на екрані комп'ютера, роздрукований у паперовому виді, збережений у вигляді файлу формату MS Excel або MLX.

Кожний звіт може бути настроєний: користувач можна вказати необхідність висновку субрахунків, кількості (по рахунках, для яких заданий ознака ведення кількісного обліку), валютних сум (по рахунках, для яких задана ознака валютного обліку) або, навпаки,

105

відключити висновок зайвих подробиць. Можна вказати критерії відбору інформації для формування звіту, наприклад, указати певні рахунки, по яких повинен формуватися звіт або, навпаки, указати рахунку, що виключають зі звіту.

Оборотньо-сальдова відомість. "Оборотньо-сальдова відомість" – це звіт загального характеру, що найбільше часто використається в бухгалтерській практиці. Оборотньосальдова відомість являє собою таблицю, за кожним рядком якого виведені дані про початкові та кінцеві залишки та про обороти бухгалтерського рахунку за звітний період. Рахунки впорядковані в порядку зростання номерів (рис. 1.107).

Для відкриття документа необхідно у головному меню програми вибрати "Отчеты→ Оборотно-сальдовая ведомость".

Рис. 1.107. Формування оборотно-сальдовой відомості

Шахова відомість. "Шахова відомість" – це звіт загального характеру, що містить табличне подання оборотів між рахунками за обраний період часу. Рядки таблиці відповідають дебетуємим рахункам, стовпці – кредитуємим. Для відкриття документа необхідно у головному меню програми вибрати "Отчеты→ Шахматная ведомость". Розмір шахової відомості може вийти настільки більшим, що вона не поміститься повністю на екрані комп'ютера. При цьому переглядати на екрані комп'ютера її прийде тільки по окремих фрагментах, переміщаючи їх за допомогою лінійок прокручування форми звіту.

Оборотньо-сальдова відомість за рахунком. "Оборотньо-сальдова відомість по рахунку" - це приватний звіт. Його можна вважати зручною та більше детальною вибіркою інформації, що стосується одного рахунку, зі звітів загального характеру - оборотньосальдової відомості та шахової відомості.

106

Аналіз рахунку. Звіт "Аналіз рахунку" відрізняється від "Оборотньо-сальдової відомості за рахунком" способом подання інформації.

Картка рахунку. "Картка рахунку" є стандартним звітом з деталізацією до проведень. Звіт розраховується для попередньо обраного рахунку і являє собою таблицю, у кожному рядку якого відображена інформація про одне проведення в якій задіяний обраний рахунок. Наприкінці рядка показаний залишок, що вийшов на рахунку після реєстрації проведення в інформаційній базі.

Аналіз субконто. Аналіз субконто узагальнює інформацію, що стосується обраного субконто. Звіт показує початкове та кінцеве сальдо, а також обороти за період по рахунках, що має обраний вид субконто або обране значення субконто.

Обороти між субконто. Звіт "Обороти між субконто" виводить список всіх оборотів між двома обраними субконто із зазначеною деталізацією.

Картка субконто. "Картка субконто" надає впорядковану по датах вибірку проведень, у яких був використаний обраний вид субконто або значення субконто. Наприкінці кожного запису відображається кінцеве сальдо по субконто, отримане в результаті запису даного проведення.

Зведені проведення. Звіт "Зведені проведення" відображає список зведених проведень за обраний період часу. Настроювання звіту дозволяють задати деталізацію до субконто, упорядкувати список по рахунках дебету або рахункам кредиту.

Звіт за проведеннями. "Звіт за проведеннями" відображає відомості із проведень, відібраних за заданими критеріями. Наприклад, для відбору можна вказати як рахунок дебету або рахунок кредиту, так і обидва рахунки.

Головна книга. "Головна книга" показує для кожного рахунку початкове та кінцеве сальдо, його обороти з іншими рахунками.

Діаграма. "Діаграма" призначена для відображення даних бухгалтерського обліку в наочному виді.

Механізм розшифровки. У поточній бухгалтерській роботі зручно використати механізм розшифровки. Механізм запускається подвійним щигликом миші по області стандартного звіту. Ознакою доступності механізму розшифровки є форма курсору: курсор приймає форму хрестика з лупою.

Так, у процесі підведення підсумків звітного періоду бухгалтер може сформувати оборотньо-сальдову відомість - звіт загального характеру. У даному звіті його може зацікавити походження оборотів якого-небудь рахунку. Для одержання більше детальної інформації він може сформувати відповідну картку рахунку, двічі клацнувши мишею по потрібному рядку оборотньо-сальдової відомості - у результаті на екрані комп'ютера відкриється картка рахунку поверх оборотньо-сальдової відомості. Якщо тепер бухгалтера зацікавить походження конкретного проведення, то поверх уже виведених звітів він може вивести екранну форму документа, якій сформував проведення.

Для зміни даних бухгалтерського обліку потрібно виправляти першоджерела - документи та операції, що породжують проведення. Після цього бухгалтер може переформувати стандартні звіти.

107

1.14. Регламентована звітність

Підприємство зобов'язане періодично формувати регламентовану звітність – комплекти звітів, порядок заповнення яких установлюється нормативними документами. Прикладне рішення максимально полегшує рішення цього завдання.

До регламентованої звітності відносяться: бухгалтерська звітність; податкові декларації та розрахунки;

звіти в соціальні позабюджетні фонди; статистична звітність; довідки, які надають у податкові органи;

Форми регламентованої звітності періодично змінюються рішеннями державних органів. Фірма "1С" відслідковує ці зміни та надає своїм користувачам можливість оперативного відновлення форм регламентовані звітності у використовуваних конфігураціях. Для відновлення форм використається ефективний штатний механізм оновлення конфігурації.

Доступ до регламентованих звітів. Для доступу до регламентованих звітів можна використати як форму "Регламентированная и финансовая отчетность", так і форму довідника регламентованих звітів.

Для відкриття документа необхідно у головному меню програми вибрати "Отчеты → Регламентированный отчеты" (рис. 1.108). Форма "Регламентована і фінансова звітність" більше орієнтована на роботу з формування готових звітів. Ліва половина форми відображає список доступних бланків регламентованих звітів, а права половина форми - журнал заповнених звітів, а також журнал звітів, які були вивантажені в електронному виді.

Форма довідника регламентованих звітів орієнтована на настроювання списку звітів. Процедуру заповнення регламентованого звіту можна запустити з будь-якої форми.

Формування нового регламентованого звіту. Екранний бланк регламентованого звіту заповнюється автоматично на підставі даних, уведених в інформаційну базу "1С:Бухгалтерії 8.1" (рис. 1.108).

Заповнений бланк звіту частково доступний для редагування. Доступність окремих осередків бланка демонструється кольорами їхнього фона. Частина осередків пофарбована в білі кольори - такі осередки для редагування недоступні. Осередки, пофарбовані в жовті кольори, розраховані на те, що користувач зможе ввести в них інформацію. А дані осередків зелених кольорів обчислюються автоматично на основі даних інших осередків, у тому числі заповнюваних користувачем (рис. 1.109).

108

Рис. 1.108. Доступ до регламентованих звітів

109

Рис. 1.109. Автоматичне заповнення екранного бланку регламентованого звіту

У бухгалтерських регламентованих звітах передбачений механізм розшифровки, завдяки якому можна подивитися алгоритм обчислення показника або викликати стандартний бухгалтерський звіт для більше детального аналізу.

Різне фарбування осередків полегшує інтерактивну роботу користувача зі звітом. Але при підготовці звіту до печаті усі осередки бланка офарбляться білими кольорами.

Вивантаження регламентованих звітів в електронному виді. Ті регламентовані звіти,

для яких така можливість передбачена нормативними документами (а таких переважна більшість), можуть бути вивантажені в електронному виді.

Групова робота зі звітами. Форма "Регламентована звітність" надає можливість групової роботи з підготовленими регламентованими звітами, що не вимагає відкривати форми самих звітів. Груповий режим дозволяє для групи обраних звітів показати друковані форми, вивести звіти на печать без попереднього перегляду, перевірити можливість вивантаження, вивантажити звіти.

110

Для відкриття регламентованих звітів необхідно у головному меню програми вибрати

"Отчеты → Регламентированные отчеты". (рис. 1.110)

Рис. 1.110. Регламентовані звіти