83
1.10. Автоматизація обліку розрахунків з контрагентами
Взаєморозрахунки з контрагентами, як правило, виникають у зв'язку з іншими господарськими операціями – покупка/продаж товарів і послуг, грошові платежі за операціями покупки/продажу, оформлення кредитів і позичок та ін. Завдання підсистеми взаєморозрахунків зводиться до обліку взаємної заборгованості з контрагентами за підсумками товарно-грошових відносин.
Підсистема обліку розрахунків з контрагентами не є відособленою підсистемою, яка здатна працювати самостійно. В основному, зміна сум заборгованостей відбувається при проведенні документів з підсистем обліку коштів і обліку запасів.
Підсистема надає такі можливості: облік розрахунків з постачальниками та покупцями товарів і послуг; облік розрахунків за договорами комісії – з комітентами та комісіонерами; облік розрахунків з поворотною тарою; відображення бартерних (товарообмінних) операцій; відображення інших розрахунків з контрагентами з фінансових операцій – кредити, позички, депозити та ін.; облік розрахунків в іноземній валюті та відображення курсових різниць у бухгалтерському та податковому обліку.
У конфігурації облік розрахунків з контрагентами ведеться для цілей бухгалтерського та податкового обліку:
Бухгалтерський облік ведеться для цілей відстеження зміні та аналізу сум заборгованості та авансових платежів, а так само формування заліку між цими сумами.
Податковий облік ведеться для цілей оподатковування операцій по прибутку ПДВ або для розрахунку єдиного податку.
Дані для реєстрації розрахунків. Відомості про договір з контрагентом і умови розрахунків повинні бути уведені в інформаційну базу. Причому з одним контрагентом може бути укладено кілька договорів з різними умовами розрахунків (рис. 1.85).
Удоговорі може бути обраний один з наступних варіантів виміру взаємної заборгованості між підприємством і контрагентом: у гривні, в умовних одиницях, в іноземній валюті.
Останній варіант підходить для розрахунків з іноземним партнером, а перші два можуть використатися для розрахунків з вітчизняними партнерами. Причому варіант розрахунків в умовних одиницях означає наступне: взаємні заборгованості за договором фіксуються в іноземній валюті, обраної як умовна одиниця договору, але платежі виконуються в гривні. Для реєстрації зміни стану взаєморозрахунків суми платежів перераховуються в умовні одиниці за курсом іноземної валюти на день платежу.
Розрахунки з контрагентами можуть ураховуватися з різним ступенем деталізації: за договором у цілому, за кожним розрахунковим документом (відвантаження, оплати та ін.).
Увзаєминах з контрагентами поширена практика, коли конкретна оплата прив'язується до конкретної поставки: або спочатку реєструється оплата поставки (за попередньо виписаним рахунком), а потім реєструється сама поставка – поставка за передоплатою, або спочатку реєструється поставка, а потім реєструється оплата – наступна
84
поставка. Подібній до практики ділових взаємин більше підійде деталізація розрахунків по кожному розрахунковому документі.
Рис. 1.85. Можливість укладання декількох договорів з різними умовами розрахунків з одним контрагентом
Але при довгострокових взаєминах з надійними діловими партнерами може бути встановлено, що платежі не прив'язуються до конкретних поставок. Наприклад, за умовами договору контрагент може поставляти підприємству товари протягом місяця за
85
разовими заявками підрозділів підприємства, а по завершенні місяця фінансова служба підприємства буде оплачувати контрагентові всі виконані поставки та перераховувати часткову передоплату на черговий місяць. Для подібної практики взаємин підійде варіант деталізації розрахунків з контрагентом за договором у цілому, хоча можна вибрати та варіант деталізації по кожному розрахунковому документі.
При реєстрації розрахункового документа в інформаційній базі бухгалтерські проведення формуються автоматично. При цьому з метою аналітичного обліку контрагент буде зазначений у проведенні в якості субконто дебету або кредиту. У якості другого субконто проведення може бути зазначений договір, у якості третього – розрахунковий документ.
Конфігурація може вести аналітичний облік за розрахунковими документами навіть у випадку, коли користувачам це безпосередньо не потрібно, тобто в описі договору зазначена деталізація розрахунків за договором у цілому. Якщо для договору обраний варіант обліку розрахунків в умовних одиницях, то для коректного визначення курсових різниць при реєстрації кожної зміни стану взаєморозрахунків буде потрібно прив'язка до конкретного розрахункового документа, при цьому розрахунковий документ буде підбиратися з інформаційної бази автоматично по методу ФІФО.
Суми документів автоматично розділяються на погашення заборгованостей і аванси, оскільки за правилами бухгалтерського обліку ці суми повинні відображатися роздільно.
Бухгалтерські рахунки для обліку розрахунків з контрагентами, використовувані в проводках, вказуються в розрахунковому документі (рис 1.86).
Рис.1.86. Бухгалтерські рахунки для обліку розрахунків з контрагентами
86
Але користувачеві навряд чи буде потрібно самостійно вказувати бухгалтерські рахунки в документі, оскільки вони підставляться автоматично відразу після того, як він укаже контрагента та договір. Для підстановки рахунків за замовчуванням автоматично добереться найбільш підходящий запис зі спеціального списку, що зберігається в інформаційній базі (рис. 1.87).
Завдяки автоматичній підстановці бухгалтерських рахунків уведення розрахункових документів можна доручити користувачам, що не є бухгалтерами. А бухгалтери можуть залишити за собою лише функцію контролю за станом списку, використовуваного для автоматичної підстановки бухгалтерських рахунків у розрахункові документи.
Рис.1.87. Налаштування рахунків за замовчанням
Корегування заборгованості. "1С:Бухгалтерія 8.1" має засоби для автоматизації звірення взаєморозрахунків з контрагентами і їхнього коригування. Одним з таких засобів є документ "Корректировка долга" (рис. 1.88).
Для відкриття документа необхідно в головному меню програми вибрати "Продажа
→ Корректировка долга".