Відмітки про проходження та виконання документів

Проходження документа в організації супроводжується обов´язковим проставлянням на ньому:

відмітки про надходження (реєстрацію) документа, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч і містить такі елементи: найменування організації надходження документа, індекс документа; відмітки про взяття документа на контроль, що проставляється на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту), і позначається словом "Контроль" або літерою "К". Строк виконання проставляється керівником, який здійснює розгляд кореспонденції, на бланку резолюції і переноситься канцелярією на реєстраційно-контрольну картку (РКК, додаток 8, 10); відмітки про виконання документа і направлення його до справи, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа посередині і складається з таких даних: короткої довідки про виконання (якщо немає документа про виконання), виразу "До справи" і номера справи, до якої документ буде підшито, дати направлення документа до справи і підпису начальника структурного підрозділу — відповідального виконавця або безпосереднього виконавця, якщо є документ про виконання, наприклад:

До справи № 13-10-23

Питання вирішено позитивно

під час телефонної розмови 05/09.98

Посада

Підпис, ініціали, прізвище

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена. відмітка про перенесення даних на машинний носій, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа, праворуч і містить такі дані: "інформацію перенесено на машинний носій", дату перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних;відмітка про безпосереднього виконавця, в якій вказано його прізвище і номер службового телефону, що проставляються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа ліворуч внизу, ініціали виконавця не вказуються.

Наприклад:

Петренко 287-12-85

На документах, які надсилаються у вищі державні органи, виконавцем зазначається начальник або заступник начальника структурного підрозділу, який готував проект документа.

Якщо документ підлягає розмноженню, відмітка про виконавця робиться на лицьовому боці аркуша.

При необхідності нижче прізвища виконавця і номера його телефону допускається вказувати індекс друкарки (перші літери імені і прізвища, кількість надрукованих примірників і дату друкування):

Кравченко 232-12-59

МГЗ 10.08.98

Реквізит "гриф обмеження доступу до документа" ("Для службового користування", "Комерційна таємниця" тощо) розміщується вище реквізиту "адресат" або "грифу затвердження".

Посилання на індекс і дату вхідного документа містить індекс і дату, вказані організацією, що склала або видала документ, на який дається відповідь.

Посилання друкується в листах від нульового положення табулятора нижче дати листа і присвоєного йому індекса. На бланках розміщення цього реквізиту зазначається написом:

"На№____ від_______ ".

Відмітка про наявність додатків до документів та їх оформлення

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документів, або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед реквізитом "підпис". Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію відповідними нормативними актами та розпорядчими документами (додатки до нормативних актів та розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються зі супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити (найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо).

У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження план комплексної перевірки господарюючих суб´єктів за формою, зазначеною у додатку".

Додатки до нормативного акта та розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей акт або відповідний розпорядчий документ, його дату і номер. Ця відмітка проставляється у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад;

Додаток до наказу від 18.02.02. № 85

При наявності кількох додатків на них проставляються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 та ін. Знак № (номер) перед цифровим позначенням додатка не ставиться.

Якщо додаток складається з декількох аркушів, на всіх наступних аркушах у правому верхньому куті робиться напис: "Продовження додатка".

Додатки до вихідних документів візуються на двох примірниках, один направляється за адресою, другий залишається у справах організації.

Додатки до нормативних актів підписуються керівниками структурних підрозділів, відповідальних за їх розробку, на лицьовій стороні останнього аркуша додатка із зазначенням дати.

Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, повинні мати відмітку у тексті документа про їх наявність, наприклад:

". замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку

розмножувального бюро (додаток 11)".

Такі додатки повинні мати порядковий номер і відмітку з посиланням на пункт тексту документа, який вони пояснюють, та повну назву документа. Якщо назва документа перевищує кілька рядків, то її дозволяється скоротити.

Відмітка проставляється у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 1 або скорочено Додаток 1

доп. 4.2.4. доп. 4.2.4.

Примірної інструкції з діловодства Примірної інструкції

в центральних та місцевих органах з діловодства. виконавчої влади та організаціях Ці додатки мають суцільну нумерацію аркушів разом із основним документом.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформлюються у такому порядку.Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформлюється за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3 прим.

Якщо документ має додатки, які не названо у тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додаток: 1. Довідка про виконання плану комплексної перевірки організації у І кварталі 2000 p., на 6 арк. у 2 прим. 2. Графік проведення перевірок дотримання вимог інструкції з діловодства структурними підрозділами організації на 2000 р. на 2 арк. у 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то позначка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок експертної комісії від 25.04.01 № 18-25/158 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 3 прим.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали) кількість аркушів не зазначається. При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _ арк.

Якщо додаток направляється не в усі зазначені у документі адреси, відмітку про наявність додатка оформлюють за формою:

індекс, а також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію, та його підпис. Наприклад:

18.05.99 №33-14/09-1328

На №15665/92 від 20.05.01 Текст документа

Заступник Голови правління ініціали, прізвище

Вірно

Інспектор відділу кадрів підпис ініціали, прізвище

18.06.01

Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з якими вони погоджені, візи виконавців; засвідчувальний напис скріплюється печаткою, яка відтворює найменування відповідної установи (не гербова) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу.

Порядок друкування та вимоги до документів, що здаються у машинописне бюро

У машинописному бюро друкуються тільки службові документи. Рукописи, що здаються до машинописного бюро, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.

Рукописи, написані нечітко, кольоровими чорнилами, пастою або олівцем, до друку не приймаються.

Проекти нормативних документів і документи, які надсилаються вищим державним органам, при передачі до друку повинні бути обов´язково завізовані начальником структурного підрозділу.

При здачі рукописів до машинописного бюро завідувач машбюро заповнює відповідні графи журналу обліку роботи друкарок, а на оригіналі проставляє індекс структурного підрозділу, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату здачі матеріалів до машинописного бюро (додаток 5).

При одержанні надрукованих матеріалів виконавець документа перевіряє друкований текст і, якщо будуть виявлені друкарські помилки, повертає машинописному бюро надруковані сторінки разом із рукописом для виправлення. Після виправлення помилок завідувач машбюро заповнює графи 8-14 журналу обліку роботи друкарок. Виконавець ставить свій підпис за одержані матеріали в книзі.

Завідувач машбюро розглядає рукописні матеріали, які передаються до друкування, визначає черговість, розподіляє роботу між друкарками, контролює якість і своєчасність друкування, перевіряє правильність внесення записів до журналу обліку роботи друкарок та веде облік виконаної роботи. Виправлення друкарського тексту допускається тільки на машинці і без помарок.

Документи, які надсилаються вищим державним органам, повинні бути надруковані без підчисток і виправлень.

Невеликі за обсягом документи (1-2 сторінки), а також документи, необхідні структурним підрозділам для внутрішнього користування (доповідні та службові записки, плани роботи і довідки про їх виконання, номенклатури справ, описи справ, що передаються до архіву, протоколи нарад тощо), друкуються, як правило, у структурних підрозділах.

Для виправлення рукописів або машинописних робіт застосовуються коректурні знаки.

Текст документів формату А4 друкують через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 — через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до друкарського видання, для усного прочитання (доповідь) друкуються через два міжрядкових інтервали.

Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "адресат", "гриф затвердження", "відмітка про наявність додатка", "гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

1,5

1 Заступник Міністра праці України

2___________ ініціали, прізвище

(підпис)

1,5_____________

(дата)

Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Розшифрування підпису у реквізиті "підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів — 28 знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапку у кінці заголовка не ставлять.

При друкуванні документів використовують вісім стандартних положень табулятора.

0 — від межі лівого поля друкування реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його у справу". Найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Вірно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

1 — після 5 друкарських знаків для початку абзаців у тексті;

2 — після 16 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 — після 24 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 — після 32 друкарських знаків для реквізиту "адресат";

5 — після 40 друкарських знаків для реквізиту "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 — після 48 друкарських знаків для розшифрування підпису в реквізиті "підпис";

7 — після 56 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО), Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

При наявності кількох грифів затвердження і узгодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від 0-го і 5-го положень табулятора. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від 0-го положення табулятора, а текст, що їх стосується — через один міжрядковий інтервал.

Формат аркуша (розмір бланка) вибирають залежно від обсягу тексту.

Документи, текст яких не перевищує семи рядків, друкують на аркушах формату А5 (148 х 210 мм), тексти більшого обсягу друкують на аркушах формату А4 (210 х 297 мм). Для планів, графіків, таблиць допускається використання паперу формату A3 (297 х 420 мм). Розмір поля документа встановлюється не менше:

25 мм —ліве поле;

20 мм — нижнє поле;

20 мм — верхнє поле;

8 мм — праве поле.

При оформленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номер сторінки проставляється посередині верхнього поля сторінки на відстані 10 — 15 мм від верхнього краю аркуша.

Друкований текст перевіряє особа, яка підготувала документ. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо, виконавець повертає машинописному бюро надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається тільки на машинці, без помарок.