Заголовок до тексту документа

Заголовок до тексту документа — короткий виклад змісту документа. Він повинен бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися із назвою документа і формуватись за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання "про що?". Наприклад: наказ (про що?) про затвердження плану роботи.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може формулюватися узагальнено. Заголовок формулюється складачем документа і друкується через один міжрядковий інтервал.

При складанні документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Заголовок до текстів не складається до телефонограм, телеграм, повідомлень, супровідних листів, а також у відповідях громадянам на їх заяви і скарги та до документів, які друкуються на папері формату А5 (148 x210 мм).

Текст документа

При підготовці документа треба дотримуватися таких принципів:

-Об´єктивність тексту забезпечується точно знайденими фактами, констатацією дій організації уже здійснених чи здійснюваних.

-Повна об´єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб´єктивно-оцінних моментів у викладі тексту.

-Цей принцип полягає у формі вираження у тексті колективних інтересів, тому що найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального колективного розгляду.

-Службові документи оформляються від імені юридичної особи організації або її структурного підрозділу, тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Тому більшість документів пишеться не від першої, а від третьої особи (університет просить.................... ,

Міністерство не заперечує , фірмі потрібні...... ).

Логічна послідовність. Ознаками логічної послідовності є:

тісний логічний зв´язок усіх компонентів документа;

чітко виявлені причинно-наслідкові зв´язки між повідомлюваними фактами у межах одного речення і в межах усього документа, повним його текстом;

протиставлення, яке виражається словами проте, або однак;

логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім); мети (з цією метою, для цього, тому); результативності (отже, таким чином, в результаті, загалом); констатація якогось місця в документі (наприклад, зокрема, як-то).

Логічна послідовність викладу тексту досягається також за рахунок чіткого розподілу тексту документа на окремі пункти (нумерація, буквені позначення, абзаци та ін.), а також виділення головного, основного, найважливішого серед фактів, що повідомляються.

Повнота інформації. Повний — це документ, зміст якого вичерпує всі обставини, зв´язані з вирішенням питання, що розглядається. У тексті ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка і її словесне вираження максимально збігалися, поєднувалися.

Якість викладу, точність опису. Між цими вимогами до тексту документа існує такий зв´язок: чим глибше працівник про никає у сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим ясніше буде вона для тих, хто знайомиться з цим документом.

Перш ніж викласти остаточний варіант документа треба детально обдумати його, дібрати такі слова і вирази, які більш повно і точно передають думку. Важливим є чітке й точне формулювання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення і наголошення основної думки.

Свобода від суперечностей. Це найважливіша вимога, тому що суперечності у тексті документа проявляються у невідповідності фактів один одному або взаємовиключаються. Суперечність може проявитись і втому, що зміст те кету не відповідає формі документа (прохання викладається у формі наказу).

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої думки, доказовістю матеріалу, точністю фактів і цифрових даних.

Текст документа повинен бути коротким, а саме: лише основні, найважливіші положення й аргументи; конкретні докази та розрахунки, таблиці оформляються у додатку. Переконливий, аргументований текст документа може прискорити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання контракту (угоди), змінити строки виконання зобов´язань та ін.

Типізація мовних засобів — це стандартизація мови службових документів, використання ключових слів і типізованих зворотів. Це різні види документів, які потребують своїх типізованих слів у наказі — наказую; у постанові — постановляємо; у листі — гарантуємо, надсилаємо та ін.).

Етикет ділових паперів. Найважливішим проявом етикету є переконливість тексту документа. Більшість ділових паперів оформляється від третьої, а не від першої особи. Це посилює громадський характер документа.

Мовний етикет не вичерпується вживанням стандартних зворотів, висловлюючих ввічливість. Він повинен пронизувати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи і спосіб викладу тексту. Укладачеві тексту треба ретельно вишукувати належну форму викладу думки. Так, виклад повинен бути стриманим і не допускати неприхованого прояву роздратування, злої насмішки і навіть грубощів.

Текст документа, укладений в різкому тоні, викличе відповідь у такому ж різкому й нетерпимому тоні, що знижує ефективність ділових стосунків і створює нервовість, напруженість між організаціями.

При написанні тексту ділового листа слід пам´ятати, що очікуваний результат може бути лише підказаний, але аж ніяк не нав´язаний адресатові. Тому не слід викладати прохання у формі жорсткої вимоги. Доречніше просити не Вашого позитивного рішення, а просто розгляду висловленого прохання і винесення певного рішення.

Негативне враження справляє і надмірна ввічливість.

Стриманий тон проявляється також у тому, що оцінка певної ситуації не висловлюється прямо, а дається в опосередкованій формі через констатацію фактів, які мали місце або повинні були мати місце. Думка, що ЇЇ не висловлено у прямій формі, повинна випливати з самої логіки фактів, а це надає більшої сили й переконливості документові. Недоречним є іронізування, прояви грубощів, багатослівні дорікання та ін.

Етикет проявляється і в підписанні ділових паперів, з дотриманням службового рівня при підписанні документів-відповідей. Лист підписаний директором, має бути підписаний також директором, а не його заступником. Етикет вимагає дотримання практики одного чи кількох підписів, залежно від документа.

Якщо лист адресовано окремій людині, а не організації доречно закінчити словами 3 повагою або 3 глибокою пошаною, особливо, якщо він містить відомості негативного, відмовного змісту і сама відмова висловлена в ньому з достатньою стриманістю і ввічливістю. Тільки внутрішній такт і об´єктивність в оцінці ситуації можуть підказати найдоцільніший, найефективніший спосіб висловлення, який сприятиме непогодженню ділових контактів між організаціями.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується при складанні листів, розпорядчих документів, положень, правил тощо.

Як правило, тексти листів і розпорядчих документів складаються з двох частин. У першій з них, констатуючій, вказуються підстава або обґрунтування складання документа, в другій, резолютивній викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину: накази — розпорядчу частину без констатуючої, листи-прохання без пояснення тощо.

Суцільний зв´язний текст складних документів може складатися з розділів, підрозділів, повинен мати при необхідності заголовки і нумерацію,, які розміщуються у логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з наданням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку (1.1.2,1.1.3,1.2,2.1.1). Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому прийнятому для даного виду документа порядку. Довільне скорочення найменування установ та окремих слів не допускається.

У документах, оформлених на двох і більше сторінках, друга і наступні сторінки нумеруються. Номери сторінок розміщують посередині верхнього поля на відстані 10 — 15 мм від верхнього краю аркуша. Форма анкети використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про один об´єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується при викладанні цифрової або словесної інформації про кілька об´єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Заголовки таблиць мають бути короткими і повністю відображати зміст таблиці. Заголовок розміщується над таблицею посередині і пишеться з великої літери. В кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапка не ставиться. Слово "Таблиця" і порядковий номер таблиці вказується один раз праворуч на першій сторінці над таблицею, над іншими пишеться слово "Продовження табл.". Слова, що повторюються одне під одним і в одній і тій самій графі таблиці, замінюються лапками. Заміна лапками цифр, математичних знаків, знака відсотків і номерів позначень не допускається. Якщо повторюється лише частина фрази, то допускається заміна цієї частини словами "Те ж" із зазначенням додаткових відомостей.

Цифри у графах таблиць потрібно проставляти так, щоб класи чисел у всій графі були розташовані один під одним. В одній графі повинна бути однакова кількість десяткових знаків для всіх значень величин. У таблицях і анкетах, призначених для обробки засобами обчислювальної техніки, ознаки та їх показники при необхідності кодуються.