Адресування документів

Документи адресуються установі, структурним підрозділам або конкретній службовій особі.

При адресуванні документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування пишуть у називному відмінку, наприклад:

ВАТ універмаг "Україна" або

Міністерство праці і соціальної політики України

Головне управління

При надсиланні документа посадовій особі найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата у давальному, наприклад:

Міністерство…………………

Начальнику управління..........................................

М.Н. Кисельову

Ініціали в адресах вказуються перед прізвищем.

При адресуванні документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного управління Ініціали, прізвище

При адресуванні документа багатьом однорідним установам адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам виробничих об´єднань Директорам підприємств і керівникам організацій

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед позначенням другого, третього, четвертого адресатів не вказується. При надсиланні документа більше ніж у чотири адреси складається розрахунок на надсилання і на кожному документі зазначається тільки один адресат. До складу реквізиту "адресат" може входити поштова адреса.

Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу установи повинні відповідати Поштовим правилам Міністерства зв´язку України.

Повна поштова адреса зазначається при надсиланні документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу "Український бізнес" 02180, Київ-180, вул. Хрещатик, 17

При адресуванні документа приватній особі спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

327063, М. Миколаїв—63 Київська, 67, кв. 49 Гречко а.Н.

При надсиланні документа вищим державним органам та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках доцільно використовувати конверти з надрукованими адресами.

Резолюція

Резолюція — напис на документі, зроблений керівництвом організації або структурного підрозділу, що містить вказівки з виконання документа.

Резолюція складається з таких обов´язкових елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, строк виконання, підпис, дата. У випадках, коли доручення надано кільком посадовим особам, основним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо не обумовлено інше. Йому надається право скликання інших виконавців і координації їх роботи.

На документах із типовими строками виконання, що не потребують додаткових вказівок по виконанню, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція складається на бланку для резолюцій (додаток 6, п. 2.6.) або на окремому аркуші паперу, який додається до документа. На нижньому полі цього бланку (аркуша) обов´язково зазначається вхідний номер і дата документа, до якого відноситься резолюція.

Резолюція може проставлятися у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа. На доповідних записках, листах та інших видах документів, що мають реквізит "адресат", резолюція проставляється між адресою і текстом документа.

Якщо місця для даного реквізиту недостатньо, то його можна проставляти на іншому вільному від тексту місці у верхній частині лицьової сторони першого аркуша документа, тільки не на полі, призначеному для підшивки.