Датування документів

Усі службові документи датуються.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що затверджується — дата затвердження; для документа, що приймається колегіальним органом — дата його прийняття, а також ата події, яку зафіксовано в документі.

На документах, складених спільно кількома організаціями, вказується єдина дата (найпізніша дата підписання документа) і проставляються порядкові реєстраційні номери, надані документу кожною установою-складачем.

Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затвердження), якщо в тексті не передбачена інша дата.

Документи, які підлягають державній реєстрації у Міністерстві юстиції України, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації, якщо в них не встановлено пізнішого строку надання їм чинності.

Для розпорядчого документа, який надсилається для виконання підпорядкованим структурним підрозділам, датою набрання чинності вважається дата отримання його адресатами, якщо в самому документі не вказано іншої дати.

Дати підписання, затвердження документа, а також дати, що є в тексті, оформляються цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад:

13 Грудня 1999 року слід писати: 13.12.99.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними проставляється 0. Наприклад: З січня 2000 року слід писати: 03.01.2000. У текстах нормативних актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати: 30 січня 2000 року. При посиланні у тексті на правовий акт або інший документ дата оформляється таким чином: лист від 30.01.2000 №.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписала або затвердила, на момент підписання або затвердження.

Для документів, які після підписання підлягають обов´язковій реєстрації, датою документа є дата їх реєстрації (вихідні листи, накази, доручення тощо).

Обов´язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов´язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлений його до справи тощо).

Реквізит "дата" для документа, складеного на бланку, проставляється в лівій верхній частині документа разом з Індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

Дата затвердження документа зазначається у відповідному грифі на місці, передбаченому формуляром-зразком.

Індексація документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам при реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів (додаток 7).

Індекси вхідних документів і тих, що створюються в організації складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються з початку року, і доповнюються індексом структурного підрозділу, порядковим номером справи за номенклатурою справ, кореспондентів, виконавців тощо.

Індекс спільного нормативного акта складається з індексів, присвоєних установами, що видали документ. При цьому складові частини індексу кожного із авторів документа відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 41/68-П/59.