Ділова нарада

Цей традиційний метод управління може бути високоефективним лише за умов інтенсивного, активного обміну думками підготовлених учасників. Тоді це буде дійсно зібрання, де радять – нарада, а не формальне засідання, де сидять і переливають із пустого в порожнє, колективно марнуючи час.

Перевагою наради у порівнянні з іншими формами управління є те, що за мінімум часу невелика кількість працівників у результаті оперативного й аргументованого обміну думками може розв'язати складні питання та прийняти узгоджене найоптимальніше рішення. Спільна думка іноді важить набагато більше, ніж сума окремих думок членів даного колективу.

Ділова нарада – це робота колективного розуму, спрямованого вмілим керівником у потрібне русло на плідний кінцевий результат.

Проблема, яка виноситься для обговорення на нараду, може мати будь-який характер: організаційний, виробничий, дисциплінарний, інформативний тощо.

Оптимальна кількість учасників наради – 10-12 осіб. Більша кількість учасників просто не зможе взяти активної участі в обговоренні, а менша не дасть змоги виявити різні погляди на проблему. Ефективність наради певною мірою залежить від рівня підготовки як самої наради, так і окремого її учасника й, безумовно, керівника.

Види нарад

Інформаційна (директивна або інструктивна) нарада скликається для ознайомлення учасників із новими даними, фактами, постановами тощо та наступного їх обговорення. Доцільно ознайомити учасників із новою інформацією завчасно (у писемній формі), а час наради використати для обговорення та прийняття конкретних рішень.

Оперативна або диспетчерська (селекторна, телефонна, комп'ютерна) нарада передбачає охоплювати такі етапи управління: збір інформації, її опрацювання та прийняття рішення без скликання всіх учасників у певному місці. Для цього використовують як традиційні засоби зв'язку (телефон, селектор, радіо), так і новітні (комп'ютерну мережу). Час інформації з місць, послідовність викладу та його тематика повинні бути чітко регламентовані.

Дискусійна (полемічна) нарада передбачає вільний виклад варіантів думок, гіпотез, версій, припущень тощо. Цей найдемократичніший вид наради продукує найбільш ефективні та конструктивні рішення важливих проблем.

Якщо графік та умови проведення планових нарад відомий учасникам заздалегідь, то позапланові, термінові наради обов'язково вимагають завчасного попередження про місце, тематику, дату, час початку й закінчення та склад учасників.

Виробничі (службові) наради доцільніше планувати на другу половину дня – на кінець робочого дня або відразу після обідньої перерви. Засідання й наради громадських об'єднань, комісій та ін., як і будь-яка громадська робота, проводяться лише в позаробочий час.

Мети наради буде досягнуто за умов сумлінної підготовки до неї всіх учасників та правильно організованого ходу засідання.

Успішне проведення наради передбачає наявність головуючого, який надає слово, слідкує за регламентом і порядком, за послідовністю виступаючих та дотриманням програми наради й теми питання, що обговорюється. Головуючий, не беручи участі в обговоренні, обов'язково повинен підводити підсумок із кожного пункту програми і, насамкінець наради, узагальнити зроблені висновки. Комунікабельний, толерантний, ввічливий, із почуттям гумору головуючий – це гарант того, що на нараді відбудеться плідна дискусія, а не безконтрольна, стихійна й нудна балаканина із загальних питань.

На головуючого покладено обов'язок слідкувати за тим, щоб усі завдання, поставлені на нараді, були:

- чітко сформульовані;

- розподілені за конкретними виконавцями;

- визначені щодо терміну виконання.

Хід наради протоколюється секретарем, а виконання прийнятих постанов контролюється призначеними відповідальними.

5. Формування і підтримання сприятливого психологічного клімату в колективі. Психологічний клімат справляє великий вплив на ефективність діяльності групи. Адже, спільна діяльність колективу зумовлює і спільність її психологічних характеристик. Сприятливий психологічний клімат сприяє формуванню почуття задоволеності членів колективу. Оскільки колективні зусилля призводять до більш якісного вирішення проблем і зростання погодженості у реалізації рішень, то створення сприятливого психологічного клімату стає нагальною потребою у ринкових умовах господарювання.

Досягнення сумісності персоналу задача дуже складна. Труднощі пов'язані, в перше чергу, з тим, що не має методики неупередженої оцінки людських якостей, які мають вирішальне значення для налагоджування стосунків. Саме тому, буває практично неможливо заздалегідь визначити, чи буде колектив згуртованим чи ні.

У загальних рисах можна сказати, що сприятливий психологічний клімат характеризується тим, що у взаємовідносинах працівників переважає почуття симпатії та відповідальності. Відповідно, при несприятливому психологічному кліматі виникають напружені відносини між членами колективу, конфліктні ситуації, зростання плинності кадрів, зниження мотивації до праці, зменшення продуктивності тощо. Отже, психологічний клімат колективу є одним з найважливіших факторів та резервів зростання ефективності праці.

Задоволеність персоналу взаємовідносинами у колективі є однією з найбільш суттєвих характеристик сприятливого психологічного клімату. Міжособистісні відносини у колективі формуються на основі співробітництва або конкуренції[2]. Варто зауважити, що раніше найбільш поширеними були індивідуальні систем стимулювання праці. Це, інколи, вносить елемент суперництва в роботу колективу, що, призводить до погіршення взаємовідносин.

Останнім часом більшість вітчизняних та іноземних дослідників зійшлись на думці, що найбільш продуктивними вважаються ті колективи, які побудовані на принципі взаємодопомоги. І це свідчить про те, що для формування ефективної діяльності колективу необхідний сприятливий психологічний клімат.

Для того, щоб з'ясувати як саме можна сформувати сприятливий соціально-психологічний клімат у колективі, доцільно згрупувати основні чинники, які на нього впливають:

- Імідж керівника, його стиль керування, манера поведінки. Керівник повинен об'єктивно оцінювати досягнення працівників, підтримувати стабільний склад колективу, розвивати в собі якості сильного, авторитетного керівника.

- Евристичне навчання. Менеджерам персоналу варто проводити комунікаційні та навчальні тренінги, які сприяють розкриттю кращих моральних якостей людини та підвищення згуртованості колективу.

- Згуртування колективу. Корпоративні вечірки та заходи допомагають налагодити в колективі дружню та сприятливу атмосферу. Адже формування необхідного рівня психологічної, професійної, інтелектуальної сумісності дозволить персоналу ефективно співпрацювати, як єдина команда, та вирішувати завдання, що ставляться перед колективом.

- Життєва перспектива кожного члену колективу. Керівникові доцільно замислитися над сприянням реалізації потенційних можливостей працівників.

- Винесення психологічного уроку з конфліктної ситуації. Звісно, чим менше конфліктів, тим більше це сприяє згуртованості колективу. І необхідно, при можливості їх уникати. Але, якщо конфліктна ситуація вже мала місце, доцільно проаналізувати причини, які призвели до неї і прийняти заходи по попередженню їх у майбутньому. Ефективним методом для цього може бути обговорення з персоналом проблеми, досягнення взаєморозуміння та колективне визначення стратегій поведінки.

Таким чином, досягнення оптимального психологічного клімату потребує зі сторони керівництва підприємства значних зусиль, а зі сторони персоналу - бажання його сформувати. Такий клімат забезпечує максимальну зацікавленість працівників у діяльності підприємства, яка і є одним з основних факторів підвищення ефективності праці, і, як наслідок, досягнення високоякісних результатів роботи підприємства.

6. Виникнення і успішний розвиток міжособистісного спілкування можливе лише в тому випадку, якщо між його учасниками існує взаєморозуміння. Те, якою мірою люди відображають почуття і риси один одного, сприймають і розуміють інших, а через них - - і самих себе, здебільшого визначає і сам процес спілкування, і стосунки, які створюються між партнерами, і способи взаємодії. Процес розуміння і пізнання людиною іншого в ході спілкування є обов´язковою складовою спілкування. Умовно цей процес називається перцептивною стороною спілкування.

Перцепція в загальнопсихологічному розумінні — це елемент цілісного процесу пізнання і суб´єктивного осмислення світу. Поняття "соціальна перцепція" відображає складний процес пізнання і розуміння людьми один одного, воно включає в себе все те, що в загальнопсихологічному плані визначається різними термінами і вивчається окремо.

Оскільки людина вступає в спілкування завжди як особистість, тому вона завжди сприймається іншими людьми як особистість. На основі зовнішньої сторони поведінки ми, за словами С.Л. Рубінштейна, ніби "читаємо" іншу людину, розшифровуємо її внутрішній світ, особливості особистості за зовнішніми проявами. Враження, що виникають при цьому, відіграють важливу роль, регулюючи процес спілкування. У ході пізнання іншої людини одночасно здійснюються й емоційна оцінка її, і спроба зрозуміти її логіку вчинків і хід мислення, а потім, уже на основі цього, побудувати стратегію своєї власної поведінки.

Таким чином, коли говорять про перцептивну сторону спілкування, то мають на увазі особливості сприйняття не фізичних, а соціальних об´єктів, до яких відносяться формування уявлення про наміри, думки, здібності, емоції установок та ш.

Процеси соціальної перцепції включають не тільки сприйняття людини людиною, а й процес сприйняття спостережної поведінки, її інтерпретацію в термінах причин поведінки і очікуваних наслідків поведінки, що сприймається; емоційну оцінку, побудову стратегії власної поведінки.

У загальному розумінні соціальна перцепція — це багатофункціональний психологічний процес сприйняття іншої людини, її зовнішніх ознак, співвіднесення їх з її особистісними характеристиками та інтерпретація й прогнозування на цій основі її вчинків.

Дослідження процесу соціальної перцепції включає характеристику суб´єкта і об´єкта сприйняття, вивчення механізмів процесу міжособистісної перцепції, а також ефектів, що супроводжують цей процес. У об´єкта сприйняття доступними для спостереження є лише зовнішні ознаки, серед яких найбільш інформативні зовнішній вигляд (фізичні дані, одяг) і поведінка (дії, експресивні реакції). Сприймаючи ці ознаки, спостерігач (суб´єкт сприйняття) оцінює їх і робить деякі висновки (іноді не усвідомлено) про внутрішні психологічні властивості партнера. На основі цього він формує певне ставлення до об´єкта сприйняття. Це ставлення здебільшого емоційне (подобається — не подобається). На підставі тих властивостей, які передбачено спостерігачем у об´єкта спостереження, суб´єкт робить певні висновки відносно того, якої поведінки можна очікувати від об´єкта спостереження і, спираючись на ці висновки, створює власну стратегію поведінки по відношенню до об´єкта сприйняття.

7. Механізми взаєморозуміння в процесі спілкування. Механізми взаєморозуміння

Важливим при спілкуванні повинно бути уміння обходити бар’єри, уміння вносити корективи у подальше спілкування. Важливо вміти прогнозувати, передбачати виникнення можливих бар’єрів, будувати тактику їх подолання.

Прагнення до взаєморозуміння не тільки психологічна, але й етична проблема. Використання механізмів взаєморозуміння, їх пошук, добір і зміна – це прояв моралі в реальності, свідчення моральності людини.

Серед механізмів взаєморозуміння виокремлюють:

рефлексію – у соціальній психології це механізм усвідомлення індивідом чи групою того, як їх насправді сприймають і оцінюють інші індивіди чи групи;

ідентифікацію – уподібнення себе іншому;

емпатію – уміння проникнути в переживання іншої людини, уміння співпереживати, співчувати.

"Мій секрет успіху полягає в умінні зрозуміти точку зору іншої людини і дивитися на речі з його і зі своєю точок зору" - Г. Форд.

Знання механізмів взаєморозуміння допомагає людині орієнтуватися в складних життєвих ситуаціях, сприяє ефективності спілкування.

Основними механізмами взаєморозуміння є:

- ідентифікація;

- емпатія;

- рефлексія.

Ідентифікація

Термін "ідентифікація" має кілька значень в соціальній психології. У проблематиці спілкування ідентифікація - це уявний процес уподібнення себе партнеру по спілкуванню з метою пізнати і зрозуміти його думки і представлення. [6; стр.114]

Ідентифікація як основа й інструмент взаєморозуміння.

Своє сприйняття і розуміння іншої людина, як правило, будує на базі свого власного життєвого досвіду, в основі якого лежить механізм ідентифікації (від лат. Identificare - ототожнювати), або прирівнювання, уподібнення людей один одному.

Людина відчуває симпатії до іншого, співчуває йому, якщо він здатний відчути чи уявити себе на його місці, якщо для нього зрозуміла, близька і прийнятна точка зору і позиція тієї людини, з якою він спілкується.

Іншими словами, внутрішньої основою і передумовою взаємного розуміння людьми один одного виявляється механізм їх психологічної ідентифікації, або взаємного уподібнення.

Тут же накладена передумова і формування самосвідомості індивіда. К. Маркс писав - "... людина спочатку виглядає, як у дзеркало, в іншу людину. Лише поставившись до людини Павлу, як до себе подібного, людина Петро починає ставитися до самого себе як до людини".

З наведеного висловлювання видно, що ідентифікація включає в себе два різних елементи:

- передбачає уподібнення себе іншому себе ("лише поставившись до людини Павлу як до собі подібного").

- здійснюється і через уподібнення себе іншому ("людина Петро починає ставитися до самого себе як до людини").

Існує дві моделі ідентифікації:

- ідентифікація починається з уподібненням об'єкта суб'єкту (іншого собі) і завершується уподібненням суб'єкта об'єкту (себе іншому).

- ідентифікація починається з початкового уподібнення суб'єкта об'єкту (себе іншому) до подальшого відома об'єкта до суб'єкта (іншого собі).

Однак, незалежно від порядку і послідовності свого здійснення, ідентифікація дозволяє людям добиватися відносного розуміння інших людей, незважаючи на брак попередньою інформацією про них, коли перше враження є, мало не єдиним джерелом знання. Вона виявляється тим дзеркалом, яке дозволяє людям краще зрозуміти як себе, так і інших.

На значення ідентифікації як психологічної основи взаєморозуміння звертають увагу і зарубіжні психологи Т. Шибутані, наприклад, пов'язує процес встановлення взаєморозуміння з механізмом ідентифікації, бо, як він зазначає "тільки уявивши себе на місці іншого, людина може здогадатися про його внутрішній стан". [8 ; стор 320]