Общие положения

Для получения обобщенной информации из списка можно, кроме использования СТРУКТУРЫ, обратиться к опции СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ. Еще один метод получения обобщенной информации с нескольких рабочих листов (и даже из нескольких рабочих книг) – консолидация.

Сводная таблица MICROSOFT EXCEL – это таблица специального вида, которая построена на базе одной или нескольких созданных прежде таблиц и которая имеет сведенную информацию по этим таблицам.

Для создания сводных таблиц используются разные источники данных: списки и таблицы, которые расположены на рабочих листах EXCEL, или внешние источники (например, базы данных Access). Сводная таблица является многомерной таблицей и всегда связана с источником данных. Ее можно сравнить с кипой писем: видно только верхнее письмо, но в любое время необходимо вынуть любое необходимое письмо. Сводная таблица предназначена только для чтения, изменения можно вносить только в созданные прежде таблицы, при этом можно менять форматирование сводной таблицы, выбирать разные параметры вычислений.

Ниже на примере рассматривается как создается таблица на основе исходной таблицы данных.

Порядок выполнения задачи

1 Выбрать команду Данные/ Сводная таблица.

2 В группе Создать таблицу на основе данных, находящихся … установить переключатель в списке или базе данных Microsoft Excel .

3 В подзаголовке вид отчета, который создается, установить переключатель на Сводная таблица и нажать на кнопку Далее.

4 В диалоговое окно ввести диапазон данных, по которому будет создаваться сводная таблица.

5 Нажать на кнопку Макет и создать структуру сводной таблицы. Нажать на кнопку Параметры и установить разные параметры сводной таблицы, например, вывода общего итога по столбикам.

6 Нажать на кнопку Далее. Появится диалоговое окно, в котором выбрать один из вариантов размещения таблицы (новый или текущий лист).

7 Нажать на кнопку Готово. Сводная таблица создана.

Пример

На рис.1 приведена исходная таблица, в которой собраны данные о людях (их фамилии, имена, отчества, даты рождения, адреса, количество детей, отдел, в котором человек работает, его табельный номер, оклад, пол человека, телефон (всего 11 параметров).

Рисунок 1 – Данные для создания сводной таблицы

Создание сводной таблицы

На примере таблицы на рис.1 создать сводную таблицу, выбирая из нее нужны данные. Сводные таблицы создаются с помощью средств МАСТЕРА СВОДНЫХ ТАБЛИЦ И ДИАГРАММ.

1 Выполнить команду Данные/ Сводная таблица. На экране появится диалоговое окно (рис.2) (шаг 1 из 3)

Рисунок 2 – Диалоговое окно – первый шаг для создания сводной таблицы

2 В группе Создать таблицу на основе данных, находящихся … установить один из переключателей

Рисунок 2 – Диалоговое окно с установленным переключателем ( местоположение данных)

В подзаголовке вид отчета, который создается, установить переключатель на Сводная таблица (рис. 3) и нажать на кнопку Далее.

Рисунок 3 – Диалоговое окно с установленным переключателем (вид создаваемого отчета)

3 Выбрать диапазон данных, из которого будет создаваться сводная таблица (рис. 4). Если открыт лист с исходной таблицей, то EXCEL выделит диапазон автоматически. Если исходная таблица находится в другой рабочей книге, то надо воспользоваться кнопкой Обзор. Нажать на кнопку Далее.

Рисунок 4 – Диалоговое окно –

второй шаг для создания сводной таблицы

Выбрать один из вариантов размещения таблицы (новый или текущий лист). Появится новый лист со списком полей сводной таблицы (рис. 5,а), который позволяет перетянуть необходимые элементы исходной таблицы в сводную таблицу (рис. 5,б).

а)

б)

Рисунок 5 – Диалоговое окно –третий шаг для создания сводной таблицы

5 Нажать на кнопку Параметры (рис. 6) и установить разные параметры сводной таблицы, например вывода общего итога по столбикам с окладами).

Рисунок 6 – Диалоговое окно –ПАРАМЕТРЫ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ

6 Активизация кнопки Макет приводит к появления окна диалога (рис. 7). В нем можно показать размещение полей в сводной таблице путем перетягивания необходимых полей в любое место.

Рисунок 7 – Диалоговое окно – МАКЕТ

7 Для создания сведенной диаграммы надо нажать на панели инструментов СВОДНАЯ ТАБЛИЦА на соответствующее обозначение диаграммы (рис. 8)

Рисунок 8 – Сведенная диаграмма