1.3. Призначення кандидата на посаду

Призначення кандидата на посаду і укладання з ним трудового договору. Після рішення про прийняття працівника на роботу оформляється особова справа, яка містить усі необхідні дані про нього.

Особова справа – це зібрані докупи документи, що висвітлюють біографічні, ділові, особисті якості працівника. За її допомогою здійснюється вивчення, добір і використання управлінських персоналу.

Її заводять у відділі персоналу на керівника підприємства, його заступників, провідних фахівців, начальників відділів, служб, цехів та їх заступників, фахівців, котрі очолюють самостійні ділянки роботи, а також на матеріально відповідальних працівників.

Систематизуються справи в абетковому порядку або за структурними підрозділами відповідно до затвердженого штатного розпису. Особові справи матеріально відповідальних осіб зберігаються окремо. Кожній справі присвоюють номер, що відповідає номеру в штатно посадовій книзі. Цей номер потім фіксують в абетковій книзі особових справ підприємства.

Справу формують з таких документів:

1) особовий листок із обліку персоналу (на ньому має бути наклеєно фотографію працівника розміром 4 х 6 см);

2) доповнення до особового листка з обліку персоналу, де фіксують усі відомості про роботу фахівця на підприємстві, починаючи з призначення на посаду і до звільнення);

3) автобіографія;

4) копії документів про освіту, вчений ступінь, звання, підвищення кваліфікації;

5) перелік наукових праць (для фахівців, котрі мають наукове звання або ступінь);

6) документи, на підставі яких видають накази про призначення, переведення, звільнення працівника (його заяви, листи тощо), а також копії самих наказів або витяги з них;

7) атестаційні матеріали;

8) опис (перелік) документів, що містяться в особовій справі.

У разі потреби до справи можуть додаватися й інші документи, які мають суттєве значення для фахівця і підприємства. Папки з особовими справами повинні зберігатися в сейфах. У зв’язку з тим, що в цих документах містяться відомості особистого плану (біографічні дані, сімейний стан, адреса тощо), доступ до особової справи має бути обмежено наказом керівника підприємства.

На кожного працівника рекомендується вести “Картку заохочень і стягнень у роботі” з оцінкою у балах за кожен факт. Такий облік допоможе під час атестації об’єктивно оцінити працівника, зменшити чи збільшити оплату, визначати величину щомісячних преміальних винагород. Коли працівник набере певну кількість негативних балів, його можуть звільняти з посади, а коли певну кількість позитивних – перевести на вищу посаду, збільшити заробітну платню тощо.

Між працівником і підприємством укладається трудовий договір. Це основа виникнення трудових правовідносин, набуття працівником обов’язків і прав, пільг і переваг, передбачених трудовим законодавством. Трудовий договір може бути укладено у формі контракту з визначенням у ньому конкретних вимог щодо обох сторін, які не повинні суперечити чинному законодавству. У випадку встановлення випробувального терміну, після його завершення сторони можуть відкорегувати умови контракту так, аби вони задовольняли обидві сторони. Адже якщо одна зі сторін буде невдоволена, то високоефективної роботи зазвичай очікувати не варто. Доцільно практикувати заповнення працівником анкети своїх потреб та інтересів. На її основі після індивідуальної співбесіди з ним укладається контракт із конкретизацією стимулів та мотивації обох сторін, що дає змогу максимально погодити інтереси працівника і підприємства.

Розстановка персоналу на підприємстві. Під час прийняття працівника на роботу може бути допущено помилки в правильності оцінки його якостей, внаслідок чого він може не задовольняти вимог посади, яку обіймає, або ж здатний виконувати роботу вищого порядку складності, ніж йому було запропоновано. Інші ж працівники підприємства, котрі за період тривалої роботи на ньому набули чималого досвіду, також потребують переміщення на складнішу і вищеоплачувану посаду. Тому на підприємстві відбувається постійне переміщення працівників і по вертикалі, і по горизонталі.

Розстановка персоналу полягає переважно в їх перерозподілі (висуненні на вищу посаду, переміщенні на іншу ділянку, рівноцінну посаду, пониження в посаді) з подальшою їх адаптацією. Для закріплення персоналу на підприємстві потрібно враховувати: особисті мотиви і побажання працівника; його індивідуальні особливості; доцільність використання кожного з них; розстановку найкваліфікованіших на важливих ділянках; відповідність особистих якостей працівника характеру виконуваної роботи; чітке встановлення їх обов’язків і відповідальності; поєднання довіри до персоналу із перевіркою виконання доведених до них завдань; механізми стимулів і оплати їх праці; систему критеріїв оцінки персоналу, їх заохочення і просування по службі; висунення молодих ініціативних працівників на вищі посади відповідно до їх знань і здібностей тощо.

Продуктивність роботи трудового колективу залежить від рівня його згуртованості, а це, в свою чергу, – від психологічної сумісності працівників між собою. Тому дуже важливо періодично проводити соціально-психологічну діагностику морального клімату в малих групах і колективах, вносити відповідні корективи стосовно поліпшення психологічної сумісності.

Новоприйняті працівники часто стають невпевненими в собі у зв’язку з тим, що їм бракує практичного досвіду. Тому вони повинні мати висококваліфікованих наставників, необхідно поєднувати колектив – молодих, гарячкуватих фахівців із розумно виваженими старшими.

Бажано, щоб новоприйнятий управлінський працівник попрацював на різних посадах рік-півтора і детально вивчив специфіку виробництва, яким керуватиме. Для ефективнішого використання робочого часу на підприємстві практикують суміщення фахів: виконання водночас із основною роботою додаткових обов’язків з інших професій. Це дає змогу здійснювати взаємозаміну працівників під час відпусток, хвороби тощо.