Тема 2: Використання табличного процесора msExcel в практичній роботі фахівця.

2.1. Теоретична частина.

Найчастіше робочий матеріал, з яким працює фахівець (статистичні дані, результати досліджень, бухгалтерські звіти, економічна інформація та інше) представлений в табличному вигляді. Для автоматизації його обробки на комп’ютері в операційному середовищі Windows корпорація Microsoft створила електронну таблицю Excel. Її ще називають електронним процесором. (ЕП).

Використання ЕТ Excel дає можливість користувачеві комп’ютера створювати і редагувати табличний матеріал, проводити будь-які математичні дії над числовими даними із застосуванням різноманітних вмонтованих функцій, перевіряти орфографію текстової частини таблиць, працювати з наповненням таблиць, як з базами даних, проводити аналіз числової інформації з допомогою різноманітних діаграм тощо.

Продуктом створеного документа ТП Excel є файл, який називається робочою книгою. Книга може мати від одного до 255 робочих листів. Робочі листи мають назву «Лист 1», «Лист 2» і т.д. В процесі роботи ці назви можна поміняти на більш конкретні імена.

Робочий лист складається з комірок, що розміщені по рядкам і стовпцям. Рядків може бути до 65536, а стовпців до 256. Кожен рядок нумерується натуральним рядом чисел, а стовпці буквами латині: A, B, …Z, AA, AB,…AZ, BA, BB, …IV.

Кожна комірка має свою адресу, складену із імені стовпця та номера рядка, на перетині яких вона знаходиться. На рис.1 адреса активної комірки F4 висвічується на початку рядка формул. Активна комірка позначається табличним курсором , в нижній частині якого розміщений маркер заповнення. Табличний курсор в книзі єдиний. Це саме та комірка з заповненням якої в даний момент працює комп’ютер. Рядок і стовпець ЕТ, в яких знаходиться табличний курсор, як і сама комірка, називаються активними.

Інші деталі робочого листа представлені на рис. 1.

Рисунок 1 – Інтерфейс ЕТ Excel

Розрізняють повний і активний лист. Повний має кінцеві комірки А1–IV65536. Активний обмежується прямокутником, що включає останню заповнену комірку в рядках і стовпцях. Таким чином екран монітора є ніби тим вікном, що рухається по активному листу і висвічує його наповнення.

2.2. Типи даних етExcel.

Кожна комірка ЕТ може бути або порожньою або вміщувати один із таких даних:

• текст;

• число, включаючи дату і час;

• формулу.

2.2.1. Текст.

Довжина текстової інформації може досягати 255 символів. Перші 10 символів тексту (при М=100%) розміщується у власній комірці, решта – праворуч у вільних від інформації комірках листа. Якщо в деякій комірці праворуч від активної занесена будь-яка інформація (навіть невидимий пропуск) в цьому місці текст буде обрізаним, хоча в пам’яті комп’ютера , зв’язаній з активною коміркою, він зберігається повністю. Якщо установити режим «ФорматЯчейкиПереносить по словам» текст в комірці буде розміщений повністю в декількох рядках.

2.2.2. Числа.

Під числа виділяється в ЕТ Excel виділяється 9 байт пам’яті, що забезпечує збереження та участь в арифметичних діях з точністю 16 значущих цифр мантиси.

Вводитись числа можуть в формі:

• з фіксованою комою (328; 0; 4,87525425; 487525,42501);

• з плаваючою комою (4,875Е+5; 277,25Е-25; 1Е8);

• у вигляді натурального дробу (2 1/7; -5 9/15).

Вигляд числа в комірці залежить від способу його введення та режиму його форматування, що вмикається командою «ФорматЯчейкиЧисло».

Одним із способів представлення чисел є режим «Дата/ час». В ОС Windows вмонтований календар, що являє собою натуральний ряд чисел, які відповідають кожній даті, починаючи з 01.01.1900 року. Така структура календаря дає можливість просто підрахувати кількість днів N між датами D₁ і D₂. Тобто: N = D₂ - D₁. Можливі також зворотні дії: D₂ – N = D₁ та D₁ + N = D₂. Вводяться дати найчастіше в вигляді: 1/5/2011; 1-5-11; 01/05/11; 01/5/2011; 1/05/2011. Якщо після введення в комірці з’явилося зображення 01.05.2011, значить введення відбулося вірно. Для введення комп’ютерної дати потрібно виконати команду +.

В комірку ЕТ можна ввести час в вигляді ГГ:ХХ:СС або ГГ:ХХ. Команда введення часу з годинника комп’ютера +. З часом можна виконувати ті ж дії, що й з датами. Дату і час можна занести в одну комірку, розділивши їх пропуском.

2.2.3. Формули.

Це константи, адреси комірок ЕТ та імена функцій, що з’єднуються знаками арифметичних і логічних операцій, та знаками порівняння. Формули починаються з символу «=». В комірці, куди занесена формула висвічується результат її роботи. Саму формулу можна побачити і відредагувати в рядку формул, якщо комірку з формулою зробити активною.

В залежності від результатів її роботи формули поділяються на арифметичні (результат: число), логічні (результат: ИСТИНА або ЛОЖЬ) і текстові (результат: текст).

В арифметичних формулах можна застосовувати операції додавання (+), віднімання (-), множення (*), ділення (/) та піднесення до степеня (^). Наприклад: =С6+СУММ(D5;48;D7:F7)/5-2*B4^3. В даній формулі аргументом функції СУММ є вміст комірок D5+D7+E7+F7+ число 48.

В формулах дії виконуються з дотриманням таких пріоритетів:

1. визначення функцій;

2. піднесення до степеня;

3. множення, ділення;

4. додавання, віднімання;

5. логічні операції (НЕ, И, ИЛИ);

6. операції порівняння (<, <=, >, >=, =, <>).

Якщо дії в формулі потрібно виконувати в іншому порядку, то, як і в алгебрі, можна ставити будь-яку кількість пар круглих дужок.

Якщо арифметична формула має хоч одну операцію порівняння або логічну дію, то вона буде відноситись до логічних формул і як результат висвічуватиме в комірці повідомлення ИСТИНА або ЛОЖЬ.

В текстових формулах операндами можуть бути як текст, так і числа. Результат завжди текст. Єдиною операцією в них є зчеплення (кокантенація) – «&». Текстові константи в формулі обмежуються лапками (“ ”). Наприклад, якщо в комірці С5 маємо число 2450, то формула «=С5&“ ум. од”» висвітить в активній комірці текст: 2450 ум. од.

В формулах можна застосовувати відносні (А12, С45), абсолютні ($А$12, $С$45) та змішані ($А12, C$45) адреси комірок. При копіюванні формул відносні адреси модифікуються (змінюються на величину переміщення), абсолютні залишаються незмінними, а в змішаних адресах модифікується лише та частина адреси, перед якою не стоїть символ $. Якщо після набору відносної адреси (наприклад, А12) натиснути клавішу F4, адреса стає абсолютною ($А$12), наступні натискання F4 перетворюють адресу в змішану (А12$A$12A$12$A12A12 і т.д.).

Якщо при обчисленні формули сталася помилка, то в комірку про це виводиться повідомлення:

• #дел 0! – спроба поділити на нуль або на незаповнену комірку;

• #имя ? – в формулу записане неіснуюче ім’я функції;

• #н/д! – формула посилається на комірку з невизначеними даними;

• #число! – помилка при занесенні числа в комірку;

• #ссыл! – формула посилається на неіснуючу комірку;

• #знач! – помилка при обчисленні функції.

В відмінності від формул таблиць ТП Word, де їх потрібно заносити в кожну комірку, в ЕТ Excel така процедура робиться один раз. Після її занесення в одну із комірок таблиці і, впевнившись, що вона працює правильно, формулу розмножують на весь діапазон її розміщення. Для цього комірку з формулою роблять активною, курсор миші підводять до маркера заповнення (курсор з товстого білого хреста перетворюється в тонкий чорний) і, затиснувши ліву клавішу миші, буксирують її на весь діапазон розміщення формули.

За такою ж процедурою розмножуються і константи.

В розрахунках ЕТ Excel досить часто використовується логічна функція ЕСЛИ(<умова>;S1;S2). Функція виконує оператор S1, якщо <умова> істина або S2, якщо <умова> хибна.

Якщо в формулі потрібно використати адресу з іншого листа, це роблять по зразку: Лист3!F24.