2. Использование фильтров для анализа списков

Отфильтровать список – это значит скрыть все строки за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. В Excel существуют две команды фильтрации соответственно для простых и сложных условий отбора.

2.1 Команда Автофильтр

Для фильтрации данных с относительно простыми условиями отбора используется из меню Данные - подменюФильтр- командаАвтофильтр (см. рисунок 4.). В результате Excel выведет кнопки со стрелками рядом с каждым заголовком столбца. Щелчок по кнопке со стрелкой рядом с заголовком столбца раскрывает список значений, которые используются для задания условий отбора строк.

Рисунок 4. Пример использования Автофильтра

Возможности сортировки при использовании Автофильтра:

• Сортировка по возрастанию

• Сортировка по убыванию

• Первые 10… (см. рис. 5)

Рисунок 5. Команда Первые 10… - Пример наложения условия по списку

• Условие (см. рис. 6, 7)

Рисунок 6. Пример пользовательского Автофильтра

(Пример:вывод названий стран в названии которыхвторая буква еилипятая буква р)

Рисунок 7. Результат применения пользовательского Автофильтра

В Окне диалога Пользовательский автофильтр можно задавать достаточно сложные условия отбора с использованием символов шаблона:

• звездочка (*) заменяет любую последовательность символов;

• вопросительный знак (?) заменяет любой одиночный символ.

Пример: a*; ?ва*

Для снятия фильтрации необходимо выбрать в меню Данные командуФильтр и затемОтобразить всеили еще раз выбрать командуАвтофильтр, т.е. отменить эту команду.

2.2. Команда Расширенный фильтр

Команда Расширенный фильтр позволяет:

• задавать условия, соединенные логическим оператором ИЛИ для нескольких столбцов;

• задавать три или более условий для конкретного столбца;

• задавать вычисляемые условия.

Команда Расширенный фильтр (см. рис. 8) требует задания диапазона условий отбора строк в отдельном диапазоне рабочего листа. Диапазон условий должен содержать минимум две строки:

1-ая строка (верхняя) должна содержать один или несколько заголовков столбцов списка,

2-ая строка - условия отбора (их может быть любое количество) в соответствии со следующими правилами:

• условия, записанные в одной строке, считаются соединенными логическим оператором И;

• условия, записанные на разных строках, считаются соединенными логическим оператором ИЛИ.

Рисунок 8. Пример использования Расширенного фильтра

Пустая ячейка в диапазоне условий означает любое значение для соответствующего столбца. В том случае, если в диапазон условий включена пустая строка, то получится неотфильтрованный список.

При каждом выполнении команды Данные/Фильтр/Расширенный фильтр Excel просматривает полный список, а не текущее множество ранее отфильтрованных условий. С помощью расширенного фильтра можно задавать и текстовые условия. Правила задания текстовых условий следующие:

• единственная буква означает: найти все значения, которые начинаются с этой буквы;

• символ > (больше) или < (меньше) означает: найти все значения, которые находятся по алфавиту после или до введенного текстового значения;

• формула = ”=текст” означает: найти значения, которые точно совпадают со строкой символов;

• в условиях отбора расширенного фильтра разрешается использование символов шаблона, они работают так же, как и в пользовательском автофильтре.

При выполнении команды Расширенный фильтр необходимо в диалоговом окне задать следующее (рис. 9):

• адрес исходной области Исходныйдиапазон, т.е. адрес расположения списка данных;

• ссылка на Диапазон условий, т.е. скопированный фрагмент таблицы данных на котором заданы условия отбора;

• если отфильтрованные данные нужно отобразить в отдельном списке, то надо установить переключатель Скопировать результат в другое место;

указать адрес размещения результатов фильтрации.

Рисунок 9. Заполнения окна диалога - Расширенный фильтр

При создании вычисляемого критерияучитывают следующие правила:

1. Заголовок вычисляемого критерия не должен совпадать ни с одним заголовком поля фильтруемого списка. Можно ввести новый заголовок или оставить ячейку заголовка пустой.

2. Формула критерия должна ссылаться хотя бы на одно поле списка.

3. Ссылки на ячейки, с которыми будет выполняться сравнение должны быть абсолютными.

4. Ссылка на ячейку поля, значения которого будут сравниваться с эталонными, должна быть относительной.

5. Формула критерия является логической формулой, поэтому возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Пример: Вывести те строки списка, для которых значения в поле D4 больше среднего

=D4>СРЗНАЧ($D$5:$D$24), где

D4 – адрес заголовка столбца списка, к которому применяется условие отбора

$D$5:$D$24 – ссылки на ячейки списка, с которыми будет выполняться сравнение

Рисунок 10. Пример задания Вычисляемого критерия.

Окно диалога Расширенный фильтр позволяет установить режим копирования отобранных строк в другую часть листа вместо вывода отфильтрованного списка. Для этого в окне диалогаРасширенный фильтр устанавливается переключательСкопировать результат в другое место, а в полеПоместить результат в диапазон указывается имя или ссылка на диапазон.