Варианты рассадки за столом переговоров

Рассадка за столом переговоров осуществляется в соответствии с общепринятыми нормами этикета и служебным положением каждого участника. Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров. (Прил. 7-9).

Переговоры – диалог равноправных участников, предполагающий равную активность и право сторон на отстаивание своей позиции.

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке. На первом заседании председательствует руководитель принимающей стороны, а далее – по очереди.

Учитывая национальные особенности и особенности правил этикета разных стран, на переговорах следуют тем правилам, которые приняты в стране проведения.

Стол накрывают заранее. Расставляют бутылки со столовой минеральной водой или другими прохладительными напитками. Бутылки должны быть с наклеенными этикетками, небрежный их вид недопустим. Ставят их таким образом, чтобы гости видели этикетку напитка. Бутылки заранее не открывают, поэтому рядом следует положить ключ для открывания. Стаканы всегда ставят дном вверх, фужеры – ножкой вниз. На столе раскладывают листы бумаги или блокноты, ручки или карандаши с учетом количества участников встречи.

Хозяин кабинета должен встречать гостей на полпути от письменного стола к двери, но не за рабочим столом. Справа от него может стоять заместитель, слева – переводчик. Гости входят в таком же порядке. Глава делегации должен находится на полшага впереди. Переводчик принимающий стороны представляет делегацию гостей, переводчик гостей переводит и представляет хозяев. После приветствия руководитель принимающей стороны приглашает гостей пройти к столу переговоров и занять места лицом к окну (исключения составляют окна, выходящие на солнечную строну). Разговор должен начинаться с нескольких общих вопросов: «Как вы доехали?», «Как вы разместились в гостинице?». Воспитанный человек при этом не станет жаловаться на все неприятности случившиеся с ним. Достаточно ограничиться фразой: «Спасибо. Все прошло благополучно». Затем хозяин встречи передает свою визитную карточку руководителю группы гостей (японцам и южнокорейцам визитные карточки передаются двумя руками, как и принимаются). Если участников немного обмениваться визитными карточками могут все участники.

Устоявшаяся тра­диция садиться напротив друг друга за столом переговоров настра­ивает на то, что в вас видят противников; если же вы сидите рядом, то это заранее располагает к партнерству. Делегации обеих сторон должны быть представле­ны в равном количестве — в противном случае меньшая может стать жертвой давления или манипуляции. Наконец присутствие доброже­лательных для обеих сторон зрителей облегчает путь к взаимопони­манию, уравновешивая давление и смягчая проявления враждебного поведения. При многочисленной публике внимание участников пере­говоров больше сосредоточивается на завоевании популярности, чем на самих переговорах. Именно поэтому лучше, если переговоры ве­дутся в узком кругу.

После представления начинается беседа. Ее всегда начинает руководитель принимающей стороны. Беседа не должна продолжаться более двух часов. Через 30 минут после начала секретарь может предложить чай или кофе. Чашки подаются ручкой к правой руке гостя. Ложка должна лежать перпендикулярно руке гостя. На стол можно поставить сахар рафинад и конфеты в коробках.

Когда встреча закончена, первым из-за стола встает руководитель принимающей стороны и проходит на то место, где он встречал гостей, прощаясь с каждым. Выходить из дверей кабинета не рекомендуется.

Психологическое значение имеет форма стола переговоров.

В сфере бизнеса для переговоров используются обычно квадратные, прямоугольные и круглые столы.

Размеры стола тоже имеют значение. Чем больше стол, тем заметнее дистанция между участниками, тем труднее добиться согласия и легче не соглашаться с мнением собеседника.

Квадратный стол способствует созданию соперничества и вызывающего поведения людей, равных по положению. Квадратные столы хороши для проведения короткой деловой беседы или для подчеркивания отношений субординации.

Отношения сотрудничества скорее устанавливаются с тем человеком, который сидит за столом справа от руководителя или рядом с ним. От человека, сидящего справа, будет исходить больше понимания, чем от того, кто сидит слева. От человека, сидящего напротив руководителя, исходит наибольшее сопротивление. Квадратный стол часто используется для деловых переговоров, брифингов, для беседы с провинившимися.

За прямоугольным столом почетными местами считаются места на торце стола. Из них наиболее почетным является место напротив двери, Если дверь находится сбоку, то почетное место – напротив окна, выходящего на улицу, но не во двор. При этом окно должно быть закрыто шторой или жалюзи. Попадание на гостей солнечного света расценивается как неуважение к ним. Данная информация позволит правильно планировать размещение участников встречи за столом.

Круглый стол создает атмосферу неофициальности и непринужденности и является наилучшим средством проведения беседы людей одинакового социального статуса, так как каждому за столом выделяется одинаковое пространство. Хозяин обладает наивысшими полномочиями. Сидящему справа от хозяина невербально выделяется больше власти, чем слева.

Степень влияния уменьшается в зависимости от удаленности гостя от хозяина. Следовательно, собеседник, сидящий прямо напротив хозяина, находится в конкурентно защитной позиции и доставляет больше беспокойства.

В соответствии с протоколом осуществляется рассадка участников за столом переговоров. Рассадка имеет несколько вариантов:

– главы делегаций сидят во главе стола, далее – другие члены делегаций с учетом рангов;

– главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, далее – члены делегаций с учетом рангов;

– если в переговорах участвуют три стороны и более, то главы делегаций рассаживаются по алфавиту, по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.

Надо отметить, что требования делового этикета соблюдают независимо от настроения, психологического состояния. Основное правило этикета переговоров, а также залог их успеха состоит в том, чтобы обе стороны пришли к убеждению, что они что-то выиграли в результате переговоров.