3.4. Склад та функціональні обов’язки структурних підрозділів при управлінні великими проектами.

Управління проектом в процесі його реалізації здійснює апарат, який по своєму складу представляє організаційну структуру у вигляді матричної структури, а для великомасштабних проектів робочу групу.

По своєму складу робоча група проекту складається з трьох підгруп по основним напрямам реалізації проекту: проектування, поставки будівництва і таким чином відповідає основним стадіям при управлінні проектами.

Взаємодіючи, група отримує підтримку та допомогу з боку інших підрозділів фірми (підрядчика, замовника, проектувальника).

З визначення провідного персоналу проекту враховується їх кваліфікація, досвід та особисті якості з забезпечення поставлених цілей. В склад робочої групи можуть входити наступні спеціалісти:

• менеджер проекту;

• менеджер-координатор проекту;

• менеджер служби матеріально-технічного постачання проекту;

• менеджер будівництва;

• менеджер служби якості;

• координатор робіт з проектування;

• інші спеціалісти та обслуговуючий персонал.

Розглянемо зобов’язання провідного персоналу та вимоги, які пред’являються до ділових якостей спеціалістів, що входять в робочу групу.

Менеджером проекту призначається висококваліфікований спеціаліст, який має виробничий досвід не менш 5 років та за останні три роки приймає участь в реалізації не менш двох подібних проектів. Він є керівником та провідним членом групи та володіє здатністю передбачення проблем та вмінням запобігти їх.

Він повинен мати всі необхідні повноваження для реалізації проекту, делегує їх членам груп, слідкує за виконанням плану, оцінює стан робіт, координує їх виконання, а також встановлює необхідний темп роботи над проектом, знає, де шукати допомогу, коли виникають неприємності. Він особисто заключає договори з учасниками проекту, підбирає склад робочої групи, визначає тривалість її роботи, організує взаємозв’язок роботи персоналу групи, вимагає для прийняття рішень інформацію від персоналу групи та виконавців, вміє добре стимулювати інших.

Менеджер проекту, підрядник, працюючи в рамках встановлених правил служить як замовнику, так і підряднику та повинен бути впевнений в тому, що замовник отримає необхідну інформацію про ефективне використання ресурсів. Необхідно щоб менеджер з повною відповідальністю відносився до проекту. Не був «поодаль від цього проекту», що може призвести до втрати підтримки замовника.

Менеджер проекту та робоча група з початку робіт над проектом та до його закінчення повинні знаходитися в офісі фірми, від імені якої вони діють (замовника, підрядника, консультанта). В період будівництва його розміщення бажано на будмайданчику.

Інженер-координатор проекту. На будівництві малих об’єктів роль інженера-координатора може виконувати менеджер проекту. Інженер-координатор проекту несе відповідальність за координацію робіт з проекту на всіх його стадіях, включаючи проектування, закупівлю, будівництво та введення об’єкта та виконує наступні зобов’язання:

• визначає об’єм робіт та строки їх виконання, встановлює взаємозв’язки між елементами проекту та забезпечує планування;

• контролює дотримання бюджету проекту, особливо затрат з зарплати та на матеріали;

• забезпечує необхідну кількість робіт;

• забезпечує взаємозв’язок з усіма учасниками проекту, проводить зустрічі з постачальниками і т.д.;

• періодично має відвідувати будівельний майданчик та давати роз’яснення з складних питань проекту і т.д.

Менеджер служби матеріально-технічного забезпечення (МТО) несе відповідальність за всі види закупівель на всіх стадіях виконання проекту. Він контролює дані, отримані від постачальників та слідкує за виконанням контрактів; направляє та координує діяльність служб учасників проекту, які володіють питаннями закупівель, постачання та приймального контролю прийнмаємих матеріалів, технічних ресурсів; є офіціальним представником менеджера проекту у підрядчика та постачальників; узгоджує всі технічні зміни, пов’язані з закупівлями; забезпечує постачання в установлені планами строки матеріалів та устаткування; аналізує календарні графіки поставок та при вимушеній необхідності вносить пропозиції з перегляду строків виконання БМР; забезпечує приймальний контроль закупівель і т.д.

Менеджер будівництва є керівником будівництва, підпорядковується та отримує вказівки від менеджера проекту, відповідає за всі види робіт, виконані на будівельному майданчику. Він повинен включатися в реалізацію проекту на початкових стадіях проектування, давати вихідні дані з термінів поставок, представленню фронтів робіт і т.д.

Менеджер будівництва в закордонних країнах має свій апарат, який займається питаннями трудових відносин між адміністрацією та профоб’єднаннями, технікою безпеки, встановленням зв’язків з організаціями та особами. Він має свою виробничу групу, яка займається інженерним забезпеченням, виробництвом, контролем за виконанням субконтрактів, якості робіт та веденням господарських справ.

Менеджер служби якості. Основними обов’язками менеджера служби якості є:

• планування та встановлення строків;

• оцінка затрат та планування вартості;

• контроль затрат та тенденцій їх зміни;

• інформування менеджера проекту та зацікавлених служб про хід робіт;

• управління матеріально-технічними запасами;

• контроль документації;

• контроль за прийманням засобів обчислювальної техніки;

• контроль виконання програми матеріально-технічних ресурсів і т.д.

Менеджеру служби якості підпорядковуються кошторисники, плановики, бухгалтер-контролер проекту, спеціаліст з МТС та введенню документації проекту, представник служби обчислювальної техніки.

Координатор робіт з проектування несе відповідальність за виконання робіт з інженерного проектування в рамках проекту перед менеджером проекту, а також перед керівником проектування фірми. Основні види його діяльності наступні:

- визначення об’ємів робіт;

- встановлення взаємозв’язків з проектування;

-календарне проектування та текучий контроль за ходом проектних робіт;

- збір даних та аналіз результатів проектування і т.д.

Організації-учасники проекту створюють свої групи з управління проектом, які мають схожу структуру.

Якщо менеджером проектом є підрядчик, то замовник встановлює свою робочу групу в фірмі підрядчика та на місці виробництва БМР з ціллю гарантувати швидке прийняття рішень та слідкувати за виконанням програми робіт, які передбачені контрактом.

Розміри робочої групи залежать від масштабів та типу проекту, а її чисельність може бути більш 50 чоловіків.