0402_UMPS_tekhn_2013

Під час проведення «мозкового штурму» серед учасників: а) є ведучий та учасники з рівними правами; б) є керівник та підлеглі; в) є учасники та глядачі.

7. Оберіть правильну відповідь.

Оптимальна кількість учасників при проведенні «мозкового штурму» складає:

а) 7–13 осіб; б) 5–6 осіб;

в) необмежену кількість осіб.

8. Оберіть правильну відповідь.

Широке публічне обговорення якогось суперечливого питання на зборах, у пресі тощо – це:

а) дискусія; б) диспут; в) евристика.

9. Оберіть правильну відповідь.

Обмін думками на сцені з будь-якого питання, суперечка – це: а) дебати; б) диспут;

в) евристика.

10. Оберіть правильну відповідь.

Спір з метою захистити, обстояти свою думку, спростувати думку опонента – це:

а) полеміка; б) диспут; в) дебати.

Відповіді на тести за матеріалами лекції 6 теми 1

1.г

2.б

3.в

4.б

5.б

6.а

7.а

8.а

9.а

10.а

91

ЛЕКЦІЯ 6

ТЕМА 2. ДІЛОВІ ПАПЕРИ ЯК ЗАСІБ ПИСЕМНОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ КОМУНІКАЦІЇ

1.Призначення та класифікація документів.

2.Реквізити документа. Оформлювання сторінки.

3.Мовні засоби офіційно-ділового стилю. Вимоги до тексту документа.

4.Документація з кадрово-контрактних питань.

5.Довідково-інформаційні документи

6.Етикет службового листування.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Службова документація охоплює всі аспекти виробничої діяльності, тому для розв’язання управлінських завдань у будь-якій сфері значний час витрачається на роботу з документами.

Документ – це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища реальної дійсності та розумової діяльності людини.

1. Призначення та класифікація документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема належність зафіксованої в ньому інформації до певного предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виокремлюють різні види документів:

1.За найменуванням – заява, лист, телеграма, службова записка, протокол тощо.

2.За походженням – службові (офіційні) та особисті документи. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Особисті документи створюють окремі особи, вони не стосуються сфери їхньої службової діяльності.

3.За призначенням – щодо особового складу (заява, автобіографія, резюме, наказ), довідково-інформаційні (довідка, службова записка, протокол, витяг із протоколу, телеграма, факс), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список, таблиця), розпорядчі (постанова, вказівка, розпорядження), організаційні (положення, статут, інструкція), господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт).

4.За формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нетипові). Стандартні документи мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за однаковими правилами. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для вирішення проблем в окремих ситуаціях. їх друкують або пишуть від руки.

5.За терміном виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

92

6.За ступенем гласності – для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.

7.За стадіями створення – оригінали й копії. Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Копія – це точне відтворення оригіналу. Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, роблять

витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

8.За терміном зберігання – тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

9.За місцем виникнення – внутрішні і зовнішні. До внутрішніх належать документи, які мають чинність лише в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони укладені. До зовнішніх належать ті документи, які виходять за межі установи, організації чи підприємства, де вони укладені.

2. Реквізити документа. Оформлювання сторінки

Кожен документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка, змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Бланки виготовляються двох форматів – А4 та А5 (наприклад, для довідок).

Група реквізитів та їхніх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.

Головним елементом документа є текст. Текст – це сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення змісту, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою.

Членування тексту на складники, графічне відокремлення однієї частини тексту від іншої, а також використання нумерації, заголовків, підзаголовків тощо називається рубрикацією.

При оформленні тексту слід дотримуватися основних правил його складання, за якими передбачається правильне написання й розташування його елементів. Він має бути об’єктивним та достовірним.

Кожний текст документа має заголовок, який розміщується посередині рядка аркуша або на його початку біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо не має місця для тексту; краще перенести його на наступну сторінку.

93

Тексти організаційно-розпорядчих документів оформляють на папері формату А4 (297х210 мм) та А5 (148х210 мм). З обох боків сторінки для зручності залишають вільні поля: праве – не менше 10 мм, ліве – 30 мм, верхнє і нижнє – 20 мм.

Перша сторінка тексту друкується на бланку, а наступні на чистих аркушах паперу. Треба пам’ятати, що не можна переносити на іншу сторінку тільки підпис, на наступній сторінці, де ставиться підпис, повинно бути хоча б два рядки.

Нумерація сторінок на документі, якщо текст розміщено на двох і більше аркушах, розпочинається з другої сторінки (ставиться цифра 2).

Коли текст друкується лише з одного боку аркуша, то нумерація проставляється посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться й біля цифр не ставляться жодні позначки. Якщо ж текст друкується на обох боках аркуша, то непарні номери сторінок ставляться в правому верхньому кутку аркуша, а парні – в лівому верхньому кутку.

Текст доцільно чітко поділити на абзаци, кожен з абзаців має містити відносно закінчену думку.

Коли ж документи складні (статути, правила, доповіді, звіти), то тексти ділять на розділи, підрозділи, параграфи, пункти і навіть підпункти. Розділам дають заголовки, які розташовують у лівій частини сторінки й відокремлюють від тексту двома чи трьома міжрядковими інтервалами.

Розділи, підрозділі, пункти й підпункти нумеруються арабськими цифрами й розділяються крапками, як, наприклад, позначення 14.10.8 означає: розділ 14, підрозділ 10, пункт 8.

3. Мовні засоби офіційно-ділового стилю. Вимоги до тексту документа

При складанні тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1.Слід правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2.Текст викладають від третьої особи. Наприклад: комісія ухвалила...;

інститут просить...; ректорат клопочеться...

Від першої особи укладають заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

3.Не потрібно вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

4.Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у

зв’язку з, згідно з, з метою, потрібний для, в порядку.

5.Уживати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що... Нагадуємо Вам, що... Підтверджуємо з вдячністю... У порядку надання матеріальної допомоги... У зв’язку з вказівкою... Відповідно до попередньої домовленості... Відповідно до Вашого прохання...

94

6.Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи... Беручи до уваги... Розглянувши... Вважаючи...

7.Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для широкого кола читачів.

8.Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки – після керівного слова, вставні слова – на початку речення).

9.Щоб не образити партнера, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:

Ви не відповіли на лист-запит (неправильно); Вами ще не дано відповідь на лист-запит (правильно).

Якщо ж важливо зазначити конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад: університет не гарантує...; комісія підтверджує...; телевізійне агентство повідомляє...

10.Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію...; затвердити пропозицію...; попередити правління...

11.У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую...; пропоную...

12.Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами:

Р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

13.Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів:

Шановний... Високошановний... Вельмишановний... Високоповажний...

4. Документація з кадрово-контрактних питань

Заява

Заява – офіційний документ, у якому міститься прохання особи про виконання певних дій або захист інтересів.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які надходять від організацій, установ (службові) ти окремих осіб(особисті). У зовнішній особистій заяві обов’язково зазначається повна домашня адреса, а у службовій – повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві визначені вище вимоги не обов’язкові.

Реквізити заяви

1.Адресат – назва посади, місце роботи, вчене звання, прізвище й ініціали керівної особи, на чиє ім’я подається заява (в давальному відмінку).

2.Адресант – назва посади, місце роботи, прізвище, ім’я й по батькові, адреса (для зовнішніх заяв) особи, яка подає заяву (в родовому відмінку).

3.Назва виду документа (Заява), що пишеться посередині рядка з великої

літери.

95

4.Текст заяви, в якому чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

5.Додатки. До складної заяви подаються відомості про то, які саме документи додано до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання.

6.Дата написання (ставиться ліворуч).

7.Підпис особи, яка писала заяву (ставиться праворуч).

Заяву пишуть власноручно в одному примірнику, іноді заповнюють у вигляді бланка. Різновидами заяви є заяви зобов’язання (обліково-фінансовий документ – прохання про надання позики), заява про відкриття рахунку в банку, позовна заява тощо.

Головні вимоги до оформлення тексту заяви:

1. Використовуйте такі форми родових і відмінкових закінчень у реквізитах «адресат» і «адресант»:

1) «Адресат»: паралельне вживання закінчення давального відмінка:

Ректорові ДонНАБА акад. Горохову Є. В. або Ректору ДонНАБА акад. Горохову Є. В.;

2) «Адресант»: найменування посади частіше вживається у формі чоловічого роду.

Студента будівельного факультету Семенцової Наталі Юріївни; Асистента кафедри прикладної лінгвістики Мовчан Марини Андріївни.

2.Не вживайте прийменник від у реквізиті «адресант»:

Студента будівельного факультету

3.Назву документа пишіть з великої літери, крапку після неї не ставте:

Заява

4.Текст розпочинайте без звертань, з викладу прохання:

Прошу надати мені академічну відпустку...

5. Додатки до заяви оформлюйте так:

До заяви додаю (Додаток):

Копію диплома про вищу освіту – 1 прим.

Трудову книжку.

Особовий листок з обліку кадрів – 1 прим.

Або: Довідку про стан здоров’я додаю; До заяви додаю довідки про стан здоров’я.

6. Дату записуйте так:

10 липня 2003 р.; 17.02.2004 р.

7. Підпис заявника не розшифровується. Не можна також замість підпису записувати прізвище.

96

Зразки заяв

Деканові архітектурного факультету проф. Бенаі Х.А.

студента групи Ар-24в Родичевської Лідії Сергіївни

Заява

Прошу дозволити мені перескласти академічну заборгованість із

Ректору ДонНАБА акад. Горохову Є. В.

Атанової Галини Юріївни, що мешкає за адресою:

вул. Шкільна, 18, кв. 47, 01015, м. Макіївка-15, тел. 296-6886

Заява Прошу зарахувати мене на посаду методиста кафедри прикладної

лінгвістики та етнології. Додаток:

1.Копія диплома про вищу освіту в 1 прим.

2.Трудова книжка.

3.Особовий листок з обліку кадрів у 1 прим.

4.Автобіографія.

Автобіографія

Автобіографія – документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації, укладається власноручно. Головні вимоги під час написання – вичерпність потрібних відомостей, лаконізм викладу.

Реквізити автобіографії

1.Назва виду документа (Автобіографія).

2.Прізвище, ім’я, по батькові.

3.Дата народження.

4.Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).

5.Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких людина вчилася).

6.Відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).

97

7.Відомості про громадську роботу (всі її види).

8.Короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти): рік народження, професія, місце роботи кожного члена родини.

9.Дата написання й підпис автора.

Заголовок «Автобіографія» пишеться посередині рядка, крапка після нього не ставиться. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч, підпис автора – праворуч. Зазвичай автобіографія пишеться у вигляді розповіді, з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей. Автобіографія – обов’язковий документ особової справи працівника.

Наказ щодо особового складу

Наказ – розпорядчий документ, який видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення, відрядження, відпустки, заохочення й стягнення працівників.

Реквізити наказу

1.Назва підприємства або установи, що видає наказ.

2.Назва виду документа (Наказ).

3.Місце видання наказу.

4.Номер документа.

5.Дата підписання.

6.Заголовок до тексту.

7.Текст наказу, який має констатаційну і розпорядчу частини.

8.Підстава для складання.

9.Підпис керівника підприємства (установи).

Кожен пункт наказу розпочинається з дієслова у неозначеній формі, яке має значення вказівки: призначити, перевести, звільнити, оголосити тощо.

Записується воно великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують із прізвища, імені та по батькові працівника. Потім зазначають посаду (науковий ступінь, вчене звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дію, що оголошується наказом.

Після тексту розпорядчої частини записують підставу підготовки наказу (розпорядження).

У груповому наказі (розпорядженні), який передбачає декілька питань, рекомендується розміщувати їх у такій послідовності:

прийняття на роботу (призначення на посаду);

переведення на іншу постійну роботу (на цьому підприємстві, в установі, організації);

звільнення з роботи;

надання відпусток;

98

заохочення;

стягнення.

Укожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.

Зразок групового наказу

Національний університет харчових технологій Н А К А З

щодо особового складу

1.ПРИЗНАЧИТИ:

1.1Заєць Ірину Олегівну на посаду провідного економіста відділу економічного аналізу з 25 лютого 2005 р. з посадовим окладом 3 000 грн. на місяць.

Підстава: заява Заєць І. О.

2.ПЕРЕВЕСТИ:

2.1Григоришин Ганну Володимирівну, бухгалтера II категорії відділу економічного аналізу, на посаду економіста І категорії цього самого відділу, за її згодою, з посадовим окладом 2 800 грн. на місяць.

Підстава: заява Григоришин Г. В., згода керівників структурних підрозділів.

3.ЗВІЛЬНИТИ:

3.1.Струве Катерину Федорівну, бухгалтера II категорії, за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України.

Підстава: заява Струве К. Ф.

4.НАДАТИ:

4.1.Короткій Василині Андріївні, начальникові відділу розрахунків за відрядження, щорічну відпустку на 24 календарні дні з 1 по 25 березня 2012 р. за період роботи з 1 вересня 2012 р. по 30 червня 2012 р.

Підстава: графік відпусток.

Контракт. Трудова угода

Контракт – в юридичному значенні договір, угода, за якою встановлюються права та обов’язки для обох сторін – особи та установи, обумовлені певним терміном.

Отже, контракт – це угода між особою та установою про обумовлений час роботи з зазначенням посади й посадового окладу, обов’язків організації перед

99

контрактантом (особою або організацією, яка укладає контракт) і контрактанта перед організацією. Документ набуває юридичної сили з моменту його підписання обома сторонами й діє протягом визначеного в ньому терміну. Укладається в двох примірниках – для обох сторін – із записом адрес юридичних сторін, підписом і розшифруванням прізвищ, датою підписання контракту.

Реквізити контракту

1.Назва документа зі стислим обґрунтуванням його призначення

(Контракт на виконання обов’язків..., на управління підприємством тощо).

2.Дата й місце укладання.

3.Орган, що наймає працівника.

4.Посада, прізвище, ім’я та по батькові того, кого наймають.

5.Текст документа.

6.Підписи сторін – укладачів контракту.

7.Печатка.

Структура тексту контракту:

1.Загальні положення.

2.Обов’язки сторін, де зазначаються:

основні характеристики роботи, яку виконуватиме працівник, та вимоги до рівня й терміну її виконання, дотримання правил охорони праці;

зобов’язання підприємства щодо організації виробничого процесу, обладнання робочого місця, організації підвищення рівня кваліфікації працівника. Окремим пунктом може бути передбачено додаткові пільги, компенсації, якщо умови роботи шкідливі.

3. Робочий час, де визначено умови роботи (неповний робочий день, погодинна робота, неповний робочий тиждень тощо). Може наводитися конкретний графік роботи на певний термін.

4. Оплата праці та соціально-побутове забезпечення працівника, де зазначаються:

посадовий оклад (тарифна ставка) за певний період;

надбавка та інші виплати;

компенсація у разі використання працівником власного автомобіля для службових поїздок;

щорічна оплачувана відпустка (кількість робочих днів): основна та додаткова. Може вказуватися матеріальна допомога до щорічної відпустки;

додаткові пільги, гарантії, компенсації.

5. Відповідальність сторін, вирішення суперечок, де зазначається:

яку відповідальність несуть сторони у разі невиконання чи неналежного виконання обов’язків;

порядок вирішення суперечок відповідно до чинного законодавства. 6. Зміни, припинення та розірвання контракту, де зазначається:

як можуть вноситися зміни та доповнення до контракту;

100