1.4. Організаційно-методичні основи створення та функціонування інформаційних систем і технологій обліку

Автоматизовані інформаційні системи створюються для удосконалення облікового й управлінського процесу та забезпечують нерозривний зв'язок між інформацією і управлінням. Створення інформаційних систем -складна проблема, оскільки навіть для дрібних організацій воно припускає розробку ряду підсистем.

Істотний вплив на розроблювальну інформаційну модель чинить стратегія (система поглядів) щодо організації системи. На практиці застосовуються різноманітні поєднання типових стратегій, наведені нижче [16];

Підхід від організаційної структури.

Застосовується у системі, що базується на існуючих межах організації та її структурі. Інформаційна система грунтується на функціональних областях діяльності (фінанси, виробництво продукції, персонал, участь у ринку і замо­влення). Основний недолік такого підходу полягає в тому, що може бути втрачена можливість вдосконалення організації. Цей підхід дозволяє одержа­ти дуже мало інформації, що виходить за межі підсистем.

Підхід із відкладеною інтеграцією.

Підсистеми автоматизованих інформаційних систем у цьому випадку роз­виваються тільки тоді, коли в них відчувається потреба. Цей підхід доціль­ний, якщо не існує цілком ясного уявлення про те, як буде розвиватися авто­матизована інформаційна система в організації. Труднощі застосування дано­го підходу полягають в тому, що незалежні підсистеми можуть розвиватися у великі системи і подальша інтеграція, якщо вона буде можлива, може вияви­тися складною і дороговартісною.

Підхід, що базується на зборіданих.

На першому етапі проектування автоматизованої інформаційної системи особливе значення надається збору всіх даних, що можуть бути використані в системі. Дані класифікуються, що полегшує їхнє використання на наступних стадіях. При недосконалій класифікації велика кількість потенційної інфор­мації губиться.

Підхід, заснований на використанні баз даних.

Припускає здійснення збору, збереження і підтримки великої кількості даних. Відповідна база даних використовується всіма підсистемами й абоне­нтами, що у міру необхідності здійснюють доступ до неї. Бази даних підтри­муються достатньо розвинутим програмним забезпеченням -системами

14

управління базами даних. Таке програмне забезпечення є дуже великим і до­роговартісним.

Такий підхід у майбутньому заслужить ще більше визнання з двох при­чин: 1) за рахунок незалежності даних спроститься розвиток системи; 2) при такому підході забезпечується можливість за допомогою мови запитів надати користувачам безпосередній доступ до інформації.

Підхід "зверху вниз".

Передбачає визначення інформаційних потреб для всієї послідовності рів­нів управління, починаючи від оцінки потреб обліку, управління та загальних цілей всього бізнесу. Наприклад, якщо управлінський апарат вищого рівня одержить відомості про загальне число службовців із платіжної відомості, то дані будуть точні, а засіб їх одержання дешевий. Якщо ж для цієї цілі буде використовуватися окрема система, в якій загальне число службовців підра­ховується на основі персональних карток, то засіб одержання даних може виявитися більш дорогим, а результат -менш коректним, більш важким у змісті встановлення, достовірності.

Загальносистемний підхід.

Ґрунтується на припущенні, що ще до реалізації системи ми можемо роз­пізнати взаємозв'язки між частинами її базової інформації. Процеси збору, збереження й опрацювання даних проектуються і реалізуються в рамках усієї системи в цілому. Хоча цей підхід є ідеальним, його застосування в повному обсязі може виявитися дуже важким через практичні, політичні і соціальні проблеми.

Підхід, керований подіями (вводом).

Організацію можна охарактеризувати через ресурси, якими вона маніпу­лює. Очевидні ресурси (грошові кошти, запаси і засоби виробництва) легко ідентифікувати. Застосовуючи цей підхід, можна одержати всю необхідну інформацію з документів організації, що відображають події, які відбувають­ся. Документи (замовлення, рахунки-фактури, заявки на роботу, податкові накладні, квитанції, чеки і т.і.) надають всю суттєву інформацію.

Процес створення автоматизованої інформаційної системи може проходи­ти певні стадії та етапи.

На першому етапі моделювання інформаційної системи розробляється концептуальна схема. Вона складається з даних звітів, форм та іншої докуме­нтації, що містить вхідні форми, відомості про обсяги, граничних наванта­женнях та інших характеристик даних. Ці відомості описують ту частину організації, що відповідає інформаційній системі.

Наступний етап - формалізація концептуальної схеми. Формалізована мо­дель називається логічною схемою. Вона складається з набору таблиць, що описують різноманітні взаємозв'язки, що існують між даними, а також еле­менти даних. У процесі формалізації концептуальної схеми розробляється словник даних. Логічна схема повинна точно відбивати інформацію, подану в концептуальній схемі. Вона не може бути сформована довільно.

15

На третьому етапі модель реалізується як база даних, що відображає по­треби організації в даних. Для підтримки інформаційної системи потрібні розвинуті апаратні засоби та програмне забезпечення.

Інформація, що надається автоматизованою інформаційною системою, повинна мати необхідний формат, бути точною і надходити за потребою різ­ним користувачам. Вона повинна також відображати поточну ситуацію в ре­альному часі. Все це передбачає необхідність використання обчислювальних систем, що працюють у реальному масштабі часу, із залученими до них тер­міналами й пристроями з великою ємністю пам'яті. Для цього може застосо­вуватися система управління базою даних, тому що вона може структуризу-вати дані відповідно до вимог багатьох користувачів, що мають доступ до них.

1.5. Ефективність інформаційних систем обліку

Одним із головних чинників, що визначають ефективність інформаційних систем, є можливість отримання вірогідніший результат з меншими витрата­ми часу та праці. Щоб обрати найкращу технологію, або оцінити та обрати найкращі програми, які буде застосовано для обробки інформації, необхідно мати конкретні ідентифіковані показники. Саме на їх підставі можна здійсни­ти вибір і оцінити ефективність та якість технології.

Технологічні процеси можна без оцінки, не оцінивши їх якості. У такому разі вибір тих чи інших варіантів виконання операцій та відповідних методів контролю ґрунтуватиметься на досвіді проектувальника, бажаннях користу­вача, варіантах різноманітних традиційно застосовуваних дій, тобто на су­б'єктивних чинниках.

Найчастіше доводиться оцінювати достовірність, трудомісткість, швид­кість та вартість отримання результату.

Достовірність -властивість даних містити або не містити прихованих по­милок. Вона визначається ймовірністю виникнення або невиникнення поми­лки в результаті виконання операцій технологічного процесу.

Трудомісткість -величина, яка виражає витрати людської праці, пов'язані з обробкою інформації.

Швидкість - час, який минає від початку виконання першої технологічної операції до закінчення виконання останньої операції.

16

У заголовному рядку відображаються назви програми, конфігурації та ор­ганізації, в якій використовується система.

Облікові та довідкові дані розміщені в пунктах головного меню:

"Файл" - призначений для обслуговування файлів (відкриття, закриття, друк тощо).

"Действия" - з'являється при відкритті вікна довідника, документа, опе­рації тощо та дозволяє виконати типові дії (додавання, видалення тощо).

"Операции" - дозволяє відкрити загальні журнали документів, операцій, проведень, довідники, звіти, план рахунків, коректні та типові проведення, видалити помічені на видалення об'єкти, та управляти підсумками.

"Справочники" - призначений для збереження довідкової інформації.

"Документы" - забезпечує внесення документів.

"Журналы" - дозволяє користувачу відкрити журнали документів, опера­цій, проведень.

"Отчеты" - призначений для побудови звітів. Сервис" - дозволяє користувачу виконати сервісні функції та налагодити систему.

'Окна" - призначений для впорядкування вікон програми. Помощь" - забезпечує виклик системи допомоги та відомостей про сис­тему.

Кожний пункт головного меню має розділи, що представлені пунктами спадного меню, при виборі одного з яких на робочому столі системи

_щ

33

%С$

Номенкл...

NUM Итоги: 1 квартал 2005 г.

Для получения подсказки нажмите F1

Рис. 3.3. Вікно довідника "Номенклатура"

Кожне відкрите вікно має панель інструментів (рис. 3.3),за допомогою якої можна виконати дії з інформацією активного елемента програми.

Деякі пункти спадного меню зліва мають піктограму (рис. 3.4), яка анало­гічна відповідній кнопці панелі інструментів основного вікна.

Відкрити такий розділ можна шляхом вибору з головного меню відповід­ного пункту або за допомогою кнопки панелі інструментів головного вікна програми. Якщо пункт спадного меню закінчується трьома крапками, то піс­ля його вибору на екрані з'явиться вікно для вибору необхідного елемента або внесення додаткових параметрів. Справа від деяких пунктів спадного меню може наводитись інформація про комбінацію клавіш клавіатури. Так, виконання певних дій в програмі може здійснюватись за допомогою вибору відповідного пункту з головного меню"Действия" або шляхом натиску ком­бінації клавіш клавіатури. Такі клавіші ще називаються "гарячими".

34