5.1.2. Автоматизація розрахунків з підзвітними особами

Підзвітними особами можуть бути тільки співробітники організації. Для зберігання даних про співробітників організації призначений довідник "Со­трудники".

Операції видачі готівки з каси та повернення невикористаних сум у касу підзвітними особами проводяться за допомогою касових ордерів. Окрім цих документів в конфігурації можна формувати звіти про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт. Документ "Авансовый отчет" є багато­функціональним документом, за допомогою якого можна оформити операції

11О

розрахунків з підзвітною особою та оприбуткування товарно-матеріальних цінностей, об'єктів основних засобів, інших матеріальних і нематеріальних активів за національну валюту від підзвітної особи.

У програмі звіт складається із заголовної частини і табличної (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Вікно реєстрації реквізитів документу "Авансовый отчет".

У заголовній частині реєструється загальна інформація документу: підзві­тна особа, місце оприбуткування ТМЦ, ставка ПДВ, вид діяльності, до якої належать витрати тощо. У табличній - інформація про витрати, що здійснені підзвітною особою, інформація про які вказується у відповідних полях: "N" - порядковий номер рядка таблиці;

• "С", "По" -період, за який відбулись витрати;

• "Счет" - витратний рахунок, на якому обліковуються витрати підзвітної особи, а у випадку придбання ТМЦ -рахунок їх обліку;

• "Затрата" - вид витрат або назва ТМЦ, придбаних підзвітною особою; "К-во" -кількість придбаних ТМЦ;

~ "Цена +","Цена -" -відповідно ціна з податками і без податків; ~ "Сумма +","Сумма -" -відповідно сума з податками і без податків;

- "НДС -сума ПДВ;

~ "Проводить?" -необхідність створення проведення, використовуючи інформацію рядка табличної частини документу;

~ "Валовые расходы" -необхідність віднесення витрат підзвітної особи до валових;

"Субконто валовых расходов" -стаття валових витрат, до якої відносять­ся витрати підзвітної особи.

111

При проведенні документ"Авансовый отчет" створює набір бухгалтер­ських проведень, що відображають факт затвердження витрат підзвітної осо­би, оприбуткування ТМЦ, інших об'єктів через підзвітну особу, ПДВ і валові витрати.

Зареєстровані документи зберігаються програмою в журналі "Авансовые отчеты". Використовуючи дані зареєстрованого авансового звіту за допомо­гою дії ,J3eecmu на оснований" можна створити акт введення в експлуатацію необоротного активу, запис книги придбання, видатковий касовий ордер, реквізити яких будуть відповідати реквізитам авансового звіту.

5.2. Автоматизація отримання запасів і послуг

Для збереження даних про виробничі запаси, товари та послуги, що отри­мує організація з метою продажу, чи виробництва призначений довідник "Номенклатура". Програма дозволяє зареєструвати операції лише з тими ТМЦ і послугами, інформація про які зберігається в цьому довіднику. При реєстрації реквізитів виробничих запасів, товарів та послуг в довіднику "Но­менклатура" вказуються наступні дані (рис. 3.14):

На закладці "Цены":

1. Цифровий код запису довідника (присвоюється програмою автоматично).

2. Коротке та повне найменування ТМЦ або послуги.

1. Вид запису довідника, від якого залежить обробка інформації про ТМЦ та послуги при реєстрації операцій:

• товар -вид ТМЦ, які можна придбавати та реалізовувати (за замовчу­ванням -рахунок бухгалтерського обліку 281);

• послуга -послуги, що одержує або надає організація (за замовчуван­ням рахунок бухгалтерського обліку 84);

• тара - відрізняється від товару лише особливостями заповнення подат­кової накладної (за замовчуванням рахунок бухгалтерського обліку 284);

• продукція - ТМЦ, що виготовляє та реалізує організація (за замовчу­ванням рахунок бухгалтерського обліку 26);

• матеріал -ТМЦ, що використовується організацією у виробництві продукції (за замовчуванням рахунок бухгалтерського обліку 201);

• будівельний матеріал, паливо -ТМЦ, що використовуються для влас­них потреб організації та не підлягають продажу (за замовчуванням рахунки бухгалтерського обліку відповідно 205і 203);

• запчастини - запасні частини, що використовуються організацією для ремонту основних засобів (за замовчуванням рахунок бухгалтерського обліку 207);

• МШП -малоцінні та швидкозношувані предмети (за замовчуванням

112

рахунок бухгалтерського обліку 22); -напівфабрикат -ТМЦ, який виготовляється організацією та включа­ється в склад продукції (за замовчуванням рахунок бухгалтерського обліку 25).

4. Ставку ПДВ, яка буде використана для розрахунку сум ПДВ при реєст­рації операцій з ТМЦ та послугами, а також пільги з ПДВ (якщо ставка ПДВ має значення "Без НДС).

5. Артикул запису довідника, за допомогою якого можна виконати швид­кий пошук і сортування інформації в довіднику.

6. Закупівельну ціну та ціну продажу (гуртову й роздрібну) ТМЦ або по­слуги, які будуть автоматично підставлятись програмою при реєстрації відповідних документів, та валюти, в яких вказані ціни. Ціни не є стали­ми, їх можна змінювати безпосередньо в довіднику і в кожному докумен­ті.

7. Базову одиницю виміру -одиницю виміру, в якій в основному вимірю­ється ТМЦ або послуги. Крім базової одиниці виміру можна задати дові­льну кількість інших і визначити коефіцієнти їх перерахунку в базову.

На закладці "Дополнительно":

1. Рахунок і вид витрат - інформація, яка буде використовуватись при фор­муванні програмою бухгалтерських проведень при отриманні послуг, списанні матеріалів, введенні в експлуатацію МШП.

2. Склад продукції -елементи витрат, з яких складається виготовлення го­тової продукції.

3. Рахунок обліку -рахунок бухгалтерського обліку ТМЦ або послуги. Проставляється програмою за замовчуванням в залежності від виду за­пису довідника. При потребі може бути змінений.

4. Вид діяльності -вид діяльності організації, в якій використовуються ТМЦ або послуга.

Операції з отриманням ТМЦ і послуг тісно пов'язані з обліком взаємороз-рахунків з контрагентами. Інформація про партнерів в документах з отри­мання запасів і послуг повинна обов'язково вибиратись із довідника "Контр­агенты". У цьому довіднику, окрім загальних реквізитів, для кожного парт­нера вказується вид взаєморозрахунків: в розрізі договорів або в розрізі раху­нків /накладних.