3. Создание документов для учета и регистрации касс и банковских операций

3.1. Поступление денег в кассу и их расходование

Прием наличных денег в кассу организации оформляется приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером или уполномоченным им лицом.

Для автоматического оформления операций, связанных с поступлением наличных денежных средств в кассу организации в типовой конфигурации предусмотрен документ «Приходный кассовый ордер». Приходный кассовый ордер может регистрировать несколько различных по смыслу и по-разному отражающихся в учете операций. Реквизит «Вид операции» экранной формы документа может принимать одно из следующих значений:

- «Приход денег из подотчета» - поступление в кассу денежных средств от подотчетного лица. В этом случае в качестве корреспондирующего бухгалтерского счета используются соответствующие субсчета счета второго порядка 372 «Расчеты с подотчетными лицами»;

- «Оплата заказа покупателем» - поступление денег от покупателя за уже отгруженный товар или в качестве предоплаты по счету-

фактуре. В качестве корреспондирующего бухгалтерского счета используются соответствующие субсчета счета 36 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

- «Поступление денег из банка» - поступление денег с одного из рас-

четных счетов фирмы. Корреспондирующий счет – «31»;

- «Прочие операции» - поступление денег в кассу из любого другого источника, корреспондирующий счет может быть любым.

В группе «Касса» нужно указать кассу из справочника «Счета нашей фирмы» и очередной номер для печатной формы приходного ордера. Программа ведет автоматическую нумерацию приходных и расходных документов, в данном случае ордеров и по умолчанию предлагает очередной номер, увеличивая на единицу текущее значение соответствующего реквизита выбранного элемента справочника «Счета нашей фирмы». С помощью кнопки можно просмотреть в информационной строке текущий остаток в кассе.

В некоторых случаях «Приходный ордер» не должен формировать бухгалтерских проводок. Например, в случае получения денежных средств с расчетного счета проводки могут быть сформированы документом «Банковская выписка», поэтому проведение ордера приведет к удвоению сумм в учете. Для того, чтобы избежать подобных ситуаций, служит флажок «Только зарегистрировать».

Реквизиты «Основание», «Приложение», «По документу», «Кассир» используются для формирования печатной формы документа.

Опция «На бланк» кнопки «Печать « реализует впечатывание данных приходного ордера в бланк строгой отчетности, «Ордер» - печать стандартного бланка приходного кассового ордера.

В нашем примере продемонстрировано создание приходного кассового ордера для получения денег с банковского счета на хозяйственные нужды фирмы «Швея» - 40 грн. (рис. 4, рис. 5, рис. 6)

Рис. 4 – Электронная форма документа «Приходный кассовый ордер» - закладка «Основные»

Рис. 5 – Электронная форма документа «Приходный кассовый ордер» - закладка «Дополнительно»

Рис. 6 – Печатная форма документа Приходный кассовый ордер

Документ, подтверждающий расходование денег из кассы – это расходный кассовый ордер. Формируется он аналогично описанному выше приходному кассовому ордеру. В нашем примере с помощью этого документа регистрируется операция выдачи денег из кассы (40 грн.) подотчетному лицу Менеджеру И. И. для приобретения МБП

Рис. 7 – Электронная форма документа «Расходный кассовый ордер» - закладка «Основные»

Рис. 8 – Электронная форма документа «Расходный кассовый ордер» - закладка «Дополнительно»

Рис. 9 – Печатная форма документа Расходный кассовый ордер