2. Формирование справочников, используемых при учете банковских и кассовых операций

2.1. Справочник «Счета нашей фирмы»

Справочник «Счета нашей фирмы» предназначен для хранения списка всех мест, где могут храниться наличные и безналичные денежные средства, т.е. содержит информацию обо всех расчетных счетах организации, валютных счетах и кассах (т.е. наличных счетах).

Справочник используется как для редактирования документов, так и для ведения аналитического учета по следующим счетам бухгалтерского учета: 30 «Касса», 31»Счета в банках», ВЛ «Балансовая стоимость валюты (налоговый учет)».

Для каждого элемента справочника «Счета нашей фирмы» должно быть определено наименование, т.е. «внутреннее» название счета («основной р/с», «дополнительный р/с», «основной валютный р/с», «гривневая касса» и т.д.), Фирма, которой принадлежит данный р/с, валюта, в которой учитываются средства на данном счете и бухгалтерский счет учета наличия и движения денежных средств на нем.

Флажок «Безналичный счет» должен быть установлен для расчетных счетов в гривнях и в валюте. Для безналичных счетов следует также указать банковские реквизиты, которые будут автоматически подставляться в печатные формы платежных поручений.

На рис. 1 предоставлено электронное окно справочника «Счета нашей фирмы», созданного для фирмы «Швея»

Рис. 1. – Электронное окно справочника «Счета нашей фирмы»

2.2. Справочник “Валюты”

Справочник «Валюты» предназначен для хранения списка валют и их курсов, а также используется при формировании бухгалтерских проводок по счетам, для которых установлен признак ведения валютного учета.

Справочник имеет одноуровневую структуру. На закладке «Основные» для каждого элемента справочника необходимо указать наименование, краткое наименование, курс НБУ, и кратность.

При изменении курса валюты необходимо открыть справочник «Валюты» и ввести новое значение курса (а, возможно, и кратности) для данной валюты. Все предыдущие значения курса и кратности сохраняются вместе с датами их изменения и могут быть просмотрены или изменены в специальном окне «История».

Реквизиты «Курс НБУ» и «Кратность» периодические, то есть каждое их значение вводится на определенную дату и распространяется на все последующие даты, пока не будет введено следующее значение. В начале работы с конфигурацией в справочник должна быть введена по крайней мере одна валюта – гривня. При этом она должна быть указана в константе «Гривня» и иметь курс НБУ и кратность равные единице.

На рис. 2 предоставлено электронное окно справочника «Валюты», созданного для фирмы «Швея»

Рис. 2. – Электронное окно справочника «Валюты»

2.3. Справочник «Контрагенты»

Справочник «Контрагенты» содержит информацию обо всех контрагентах предприятия – поставщиках, покупателях, учредителях, т.е. обо всех юридических и физических лицах, с которыми организация вступает в различного рода отношения. Справочник используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета на счетах 36, 37, 63 и пр.

Справочник имеет трехуровневую структуру. Эту возможность следует использовать по своему усмотрению, создавая различные группы клиентов, что может облегчить поиск нужного клиента при работе с документами.

Состав реквизитов формы редактирования информации о контрагенте зависит от того, какой категории – «Организация» или «Частное лицо» принадлежит данный контрагент. Тип контрагента устанавливается в самом первом реквизите формы элемента.

Под контрагентом-организацией в конфигурации понимаются любые предприятия, учреждения, с которыми организация вступает в какие-либо отношения в процессе своей хозяйственной деятельности.

Под контрагентом-частным лицом понимаются любые физические лица, в том числе частные предприниматели, без образования юридического лица, с которыми организация вступает в различного рода гражданско-правовые, но не трудовые отношения. Физических лиц, с которыми организация вступает в трудовые отношения, следует заносить в справочник «Сотрудники». Если контрагент имеет тип «Организация», то для него предлагается ввести следующие основные сведения: наименование и полное название, физический и юридический адрес, телефоны, фамилии директора и главного бухгалтера, а также фамилию лица, через которого обычно осуществляются какие-либо контакты с данным контрагентом.

Отметим, что в реквизит «Наименование» следует ввести наименование клиента так, как оно будет выглядеть в различных списках, например, при выборе клиента в процессе выписки первичных документов.

Вот пример заполнения информации о контрагенте. Краткое наименование: Володарка, полное наименование: АО фабрика им. Володарского.

В группе «Взаиморасчеты» следует установить вид взаиморасчетов с контрагентом, т.е. выбрать какие виды документы предполагается использовать в качестве документов-оснований для ведения взаиморасчетов с данной организацией – договора или счета/накладные. Если учет взаиморасчетов с контрагентом ведется в разрезе договоров, то в реквизите «Основной договор» можно указывать собственно базовый договор купли-продажи, который будет по умолчанию подставляться в поле «Заказ» всех расходных (приходных) документах, где настоящий контрагент указан в реквизите «Поставщик» («Покупатель»).

В реквизите «Вид торговли» устанавливается тот вид торговли, по которому ведется учет торговых операций с клиентом. Опция группы «Банковские реквизиты» служит признаком того, сколько расчетных счетов для осуществления расчетов в безналичном порядке имеет данный контрагент – один или несколько.

В первом случае необходимую информацию о расчетном счете клиента предлагается ввести в реквизиты «Банк» и «Номер счета», после чего эта информация будет автоматически занесена типовой конфигурацией в подчиненный справочнику «Контрагенты» справочник «Денежные счета». Во втором случае информация о расчетных счетах организации-контрагента вносится непосредственно в справочник «Денежные счета», открывающийся с помощью кнопки «Расчетные счета». Для ввода индивидуального налогового номера контрагента, номер свидетельства плательщика НДС, кода по ЕГРПОУ предназначена группа реквизитов «Коды». Для контрагентов-частных лиц следует ввести фамилию, имя, отчество (в реквизите «Полное название» полностью), адрес, паспортные данные. Состав и назначение остальных реквизитов диалоговой формы ввода информации для контрагентов-частных лиц полностью идентично составу и назначению реквизитов диалоговой формы для контрагентов-организаций. Для физических лиц, являющихся предпринимателями без образования юридического лица, в реквизите «Инд. налог. номер» указывается идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный ему налоговыми органами.

В нашем примере для предприятия «Швея» создано 3 группы контрагентов: поставщики, покупатели, учредители, что показано на рис. 3.

Рис. 3. – Электронное окно справочника «Контрагенты»