Практическая работа № 11.

Тема: Разработка структуры, создание и редактирование данных в электронных таблицах.

Цель работы:

1.Изучение элементов окна ЭТ MS Excel.

2.Изучение способов ввода и редактирования данных в ЭТ.

3.Изучение способов выполнения вычислений при помощи формул.

Порядок выполнения работы:

1.В отчете по практической работе запишите №, тему и цель практической работы.

2.Подготовьте Постановку задачи для выполнения задания примера рассмотренного на лекции:

условие задачи;

Составить проект структуры электронной таблицы;

Составить алгоритм решения.

3.Ознакомьтесь с краткими теоретическими сведениями выполнения практической работы.

Постановка задачи

Условие задачи. Составить смету на закупку оборудования, если известна его цена и стоимость работ по установке. Произвести подсчеты расходов на каждый вид оборудования и вычислить общую стоимость проекта. Форма документа, который нужно получить, предусматривает следующую структуру: указание названия каждого из видов оборудования, их количества, цены, стоимости работ, итоговых расчетов расходов, и имеет следующий вид:

Смета на закупку оборудования

Знак = указывает на то, что в ячейке будут проводиться вычисления за формулой, которую нужно записать, исходя из условия задачи. Вычисления расходов каждой позиции проводим за формулой V k(P W ) , где k – количество, P – цена, W – стоимость работ. Общая стоимость будет состав-

лятьS V .

Составим проект таблицы.

Для того чтобы правильно записать адреса ячеек в формулах, укажем номера строк, названия столбцов рабочего листа по заданному образцу.

Таблица будет содержать область текстовых данных, диапазон числовых данных и область с формулами, которые будут вычисляться при внесении или редактировании числовых данных.

2 Составим алгоритм решения, то есть таблицу соответствия адресов ячеек и типов данных.

Краткие теоретические сведения

1.Запуск программы. Окно программы MS Excel.

Запуск программы MS Excel можно выполнить различными способами присущими операционной системе Windows. Вам предлагается один из способов: выберите в Главном меню

Windows пункт Программы ►Microsoft Office► Microsoft Office Excel.

После запуска программы на экране появится окно MS Excel с пустой рабочей книгой, названной по умолчанию Книга 1. Окно программы для ее русской версии будет выглядеть преимущественно так, как показано на рис 1.

Рис. 1

2

Здесь присутствуют привычные для программ, которые работают под Windows, строки За-

головка и Главного меню, панели инструментов Стандартная и Форматирование. Особенностью

окна Excel является наличие Строки формул, которая позволяет не только просматривать, но и ре-

дактировать формулы, а также кнопки вставки функции и Поля имени адреса активной ячейки. Основную часть окна занимает Область рабочего листа в виде пустой таблицы. В нижней части окна расположена строка состояния, на которой указано текущее состояние таблицы (Готово) и находится область автовычислений. Над ней расположены Ярлычки листов, один из них (на рис.1 Лист 1), которому отвечает открытый рабочий лист, он является выбранным. Рамка текущей ячейки на открытом рабочем листе показывает активную ячейку (ту, с которой вы в данный момент можете работать), а ее адрес указан в Поле имени строки формул.

2. Перемещение по рабочему листу.

Существуют различные способы перемещения от одной ячейки к другой на текущем рабочем листе. Не забывайте, что отображенная на экране область рабочего листа - это только небольшая его часть. Можно перемещаться по рабочему листу либо с помощью мыши, либо с помощью клавиатуры.

2.1. Перемещение по рабочему листу с помощью мыши.

Мышь позволяет использовать полосы прокрутки. Для перехода к той части экрана, в которой находится нужная вам для работы ячейка необходимо курсор (указатель) мыши установить на полосу прокрутки, нажать левую кнопку и, не отпуская ее тянуть в требуемом направлении до заданной ячейки. Затем щелкните эту ячейку, чтобы сделать ее активной. Не забывайте, что во время прокрутки ползунок, перемещаясь по полосе, ориентировочно показывает вам, в каком месте листа вы находитесь.

2.2. Перемещение по рабочему листу с помощью клавиатуры.

Для перемещения по листу с помощью клавиатуры используйте клавиши, перечисленные в таблице1.

2.3. Быстрый переход к заданной ячейке.

Для быстрого перехода к определенной ячейке рабочего листа необходимо набрать адрес ячейки в поле ввода имени, которое расположено в левой части строки формул, и нажать клавишу Enter. Например, D21.

3. Ввод текста.

Текст - это любые комбинации букв, цифр и пробелов. По умолчанию текст в ячейке автоматически выравнивается по левому краю.

Последовательность ввода текста в ячейку:

1.Щелкните внутри ячейки, в которую вы хотите ввести текст.

2.Наберите текст на клавиатуре. По мере набора текст будет появляться в ячейке и в строке формул.

3

3.Нажмите клавишу Enter. Текст появится в ячейке, выровненной по левому краю. А если вы ошиблись при наборе данных и не хотите их вводить, то нажмите вместо клавиши

Enter клавишу Esc.

Числа в качестве текста.

Для ввода таких чисел (например, номера по порядку, почтовый индекс и др.) необходимо перед числом набрать одиночную кавычку (').

Например, '32083.

Одиночная кавычка сообщает Excel, что последующие символы будут восприниматься как текст и выравниваться в ячейке по левому краю.

Упражнение №1

1.Откройте программу MS Excel.

2.Подготовьте и расположите окна ПР_ЛР№11 и Excel - документа слева на право.

3.Выполните перемещение по рабочему листу.

3.1.Выполните перемещение по рабочему листу с помощью мыши.

3.2.Выполните перемещение по рабочему листу с помощью клавиатуры.

3.3.Выполните быстрый переход к заданной ячейке.

3.4.В ячейке А1 наберите текст:

Практическая работа №11

Тема: Разработка структуры, создание и редактирование данных в электронных таблицах.

Выполнил студент Гр. № Фам. и инициалы

3.5. Сохраните рабочую книгу в своей папке под именем ПР11_Excel_Фам.студ.

Краткие теоретические сведения

4. Ввод данных разных типов.

4.1 Типы данных.

В ячейки рабочего листа можно вводить данные различных типов. Существуют такие типы данных:

В практической работе будет рассмотрен ввод текста, чисел и формул.

По умолчанию ячейки таблицы имеют стандартное форматирование (Общий) и в соответствии с ним отображение их значений. Формат отображения ячейки может изменяться авто-

4

используют команду главного меню Формат ► Ячейки. Появится диалоговое окно Формат ячеек. На вкладке Число этого диалогового окна (рис. 2) можно выбирать из списка категорию (тип) данных задавать формат отображения текста, чисел, даты и времени, денежных знаков. На других вкладках можно задавать направление текста и метод его выравнивания (вкладка Выравнивание), определять шрифт и вид символов (вкладка Шрифт), руководить отображением и видом рамок ячеек (вкладка Граница), задавать цвет фона (вкладка Вид).

4.3. Ввод чисел.

Числа в соответствии с правилами Excel могут включать в себя цифры от 0 до 9 и любой из специальных символов: + – / . , ( ) $ %.

Чтобы ввести число:

1.Щелкните нужную вам ячейку.

2.Наберите на клавиатуре число. Чтобы ввести отрицательное число, поставьте перед

ним знак минус. Чтобы ввести дробь, поставьте перед ней 0, например

0 1/3.

Внимание. Целая часть от дробной отделяется запятой (25,78).

3. Нажмите клавишу Enter - и число, выровненное по правому краю, появится в ячейке. Внимание. Если после ввода числа оно появилось в ячейке в виде знаков (######) или в экспоненциальной форме (например, 5.36Е+08), не беспокойтесь - с числом все в порядке. Ячейка просто недостаточно широка для того, чтобы данное число в нее поместилось. Для автоматического изменения ширины колонки устано-

вите курсор мыши на правую границу заголовка колонки и щелкните два раза.

5. Выполнение вычислений с помощью формул. 5.1. Что такое формула?

Формулы применяются в листах для выполнения вычислений над введенными вами данными. С помощью формул вы можете выполнить сложение, вычитание, умножение и деление, используя величины, содержащиеся в различных ячейках.

Обычно формула состоит из одного или нескольких адресов ячеек и/или констант, а также математического действия, такого, как + (сложение), - (вычитание), * (умножение), / (деление) или ^ (возведение в степень). Например, если вы хотите найти среднее арифметическое двух величин, находящихся в ячейках А1 и В1 , то следует ввести в выбранную ячейку D1 формулу в виде: =(А1 + В1)/2.

Внимание. Ввод формул должен начинаться со знака равенства (=).

5.2. Порядок вычислений.

Excel выполняет вычисления в формулах в следующем порядке: 1. Возведение в степень и выражения в круглых скобках.

2.Умножение и деление.

3.Сложение и вычитание.

Внимание.

1.Не забывайте этот порядок при создании формул, так как от этого будет зависеть конечный результат.

2.Последовательность выполнения операций определяется уровнем приоритетности и наличием скобок. При наличии в выражении операций одного и того же уровня, они обрабатываются последовательно слева направо.

3.Замечательное свойство электронной таблицы состоит в том, что если в ячейках, используемых в выражениях, менять числовые данные, то значение в ячейке результата также меняется.

5

5.3. Ввод формул.

Для ввода формул с клавиатуры надо выполнить следующую последовательность действий:

1.Выделите ячейку, в которую вы хотите занести результат вычисления по формуле.

2.Наберите знак равенства (=).

3.Наберите формулу. Она появится в строке формул.

4.Нажмите клавишу Enter или щелкните левой кнопкой мыши кнопку Enter (, расположенную в строке формул). Excel вычислит результат.

Внимание.

Если вы начали вводить формулу, а потом решили, что она вам не нужна, то можете удалить

все, что вы ввели, нажав клавишу Esc или щелкнув левой кнопкой мыши кнопку Отмена ( ), расположенной в строке формул.

5.4 Ввод формул для итоговых вычислений.

Программа Excel позволяет без специального программирования задавать вычисление суммы, среднего значения и других итоговых вычислений для совокупности чисел в заданном диапазоне ячеек.

Для ввода в активную ячейку формулы суммирования нажимаем кнопку (Автосумма) на панели инструментов Стандартная. Сразу получаем в ячейке вид формулы с функцией суммирования =СУММ(). При этом программа Excel пытается угадать и помещает в круглые скобки прилегающий к активной ячейке диапазон суммирования с числовыми данными. Например, если в ячейках

диапазона С4:С9 находятся числа, то нажав кнопку при активной ячейке С10 получим в ней вид формулы =СУММ(С4:С9) . Если такую формулу суммирования предусматривалось вводить в

ячейку С10 , то нажимаем клавишу Enter и формула будет введена, а значение результата суммирования диапазона ячеек появится в С10 .

Новые версии программы Excel позволяют ввести в ячейку, выбором из списка который откры-

вается около кнопки, кроме функции суммирования ( =СУММ() ) также функцию вычисления среднего ( =СРЗНАЧ() ), минимального ( =МИН() ), максимального ( =МАКС() ) значения в диапазоне ячеек, который является аргументом функции, а также другие функции.

6. Редактирование данных.

6.1. Порядок редактирования данных.

После ввода данных в ячейку их можно редактировать как в строке формул, так и в самой ячейке.

Последовательность редактирования данных:

1.Щелкните ячейку, содержимое которой вы хотите изменить.

2.Войти в режим редактирования можно следующим образом:

щелкните мышью строку формул;

нажмите клавишу F2;

щелкните два раза выбранную ячейку.

3.Нажмите клавишу  или , чтобы переместить курсор в нужную позицию. Нажмите клавишу Backspace, чтобы удалить символы слева от курсора ввода, или клавишу Delete , чтобы удалить символы справа. Затем наберите на клавиатуре те символы, которые вы хотите добавить.

4.Щелкните кнопку Enter в строке формул или нажмите клавишу Enter на клавиатуре, чтобы внесенные изменения вступили в действие. Или, если вы передумали и не хотите изменять

данные, щелкните кнопку Отмена или нажмите клавишу Esc.

6.2. Отмена действия.

Можно отменить почти все действия, которые были выполнены в рабочем листе, включая и

все внесенные в ячейки изменения. Чтобы отменить изменение, щелкните кнопку Отменить , расположенную в стандартной панели инструментов.

6

Чтобы отменить выполнение команды Отменить ( вернуть изменение ), щелкните в стандартной панели инструментов кнопку Вернуть .

6.3. Выделение ячеек.

Чтобы копировать, перемещать или удалять данные одновременно, из нескольких ячеек, сначала следует выделить эти ячейки. Затем можно выполнить над ними выбранные действия.

Способы выделения ячеек:

любая одна ячейка выделяется щелчком левой кнопки мыши;

смежные ячейки (диапазон) выделяются щелчком левой верхней ячейки в выбранной группе и перетаскиванием указателя мыши в сторону правой нижней ячейки;

для выделения несмежных ячеек следует нажать клавишу Ctrl и удерживая ее нажатой, щелкать все выбираемые ячейки;

чтобы выделить всю строку или весь столбец ячеек, щелкните заголовок выбранной строки или столбца;

выделение смежных строк или столбцов выполняется перетаскиванием указателя мыши через их заголовки;

чтобы выделить несмежные строки или столбцы, нажмите клавишу Ctrl и щелкните каждый заголовок выбранных столбцов или строк.

6.4. Копирование данных

При копировании или перемещении данных копия этих данных помещается в область временного хранения, которая называется буфер обмена.

Буфер обмена - это область памяти, доступная для всех приложений Windows. Буфер обмена используется для копирования и перемещения данных с одного места на другое в пределах одной программы или между программами. Можно копировать данные в другие разделы рабочего листа, или на другие рабочие листы, или в другие книги.

Порядок копирования:

1.Выделите ячейки, которые вы хотите скопировать.

2.В Стандартной панели инструментов щелкните кнопку Копировать в буфер. Содержимое выделенных ячеек будет скопировано в буфер обмена.

3.Выделите первую ячейку в той области, куда вы хотите поместить копию. Чтобы скопировать данные на другой лист или в другую книгу, сначала переключитесь к этому листу или книге.

4.Щелкните кнопку Вставить из буфера. Excel вставит содержимое буфера обмена в позицию курсора ввода.

Внимание ! Осторожно ! При копировании и перемещении данных будьте внимательны, чтобы не поместить данные поверх уже имеющихся данных (конечно, если вы не хотите это сделать специально).

Можно скопировать одни и те же данные в несколько мест, повторив несколько раз команду Вставить. Данные находятся в буфере обмена до тех пор, пока вы не скопируете или не вырежете (для перемещения) другие данные.

6.5. Перемещение данных

Перемещение данных похоже на копирование, за исключением того, что данные удаляются из первоначального места и помещаются на новое.

Порядок перемещения:

1.Выделите ячейки, которые вы хотите переместить.

2.Щелкните кнопку панели инструментов стандартная Удалить в буфер.

3.Выделите первую ячейку в той области, куда вы собираетесь переместить данные.

7

4. Щелкните кнопку .

6.6. Удаление данных.

Чтобы удалить данные из одной или нескольких ячеек, нужно их выделить и нажать клави-

шу Delete.

Упражнение №2

Создадим структуру разработанной ЭТ. Введем с клавиатуры типы данных и формулы в ячейки таблицы в соответствии с разработанным проектом и алгоритмом решения:

1. Формирование заголовка таблицы. Выделим ячейки A5:G5. Определим тип данных в них: Формат|Ячейки|Число|Текстовый. Объединить ячейки в одну строку:

Формат|Ячейки|Выравнивание, установить по горизонтали – по центру, по вер-

тикали – по центру, отображение – переносить по словам, объединение ячеек.

Введите текст заголовка таблицы.

2.Формирование названий заголовков столбцов (полей) составленного проекта таблицы.

Установим формат типа данных ячейки А6:

Формат|Ячейки|Число|Текстовый. На вкладке Выравнивание установить по горизонтали – по центру, по вертикали – по центру, отображение – перено-

сить по словам.

Наводим курсор на правый нижний угол ячейки А6 , нажимаем правую клавишу мыши, протягиваем курсор вдоль строки до ячейки F2, в меню, которое откроется после отпуска клавиши мыши, выбираем пункт Заполнить только форматы.

Ввести текст названий заголовков столбцов - полей таблицы в ячейки A6, B6, C6, D6, E6, F6.

3.Установим формат ячеек А7, С7: Формат|Ячейки|Число|Числовой, число десятич-

ных знаков - 0. На вкладке Выравнивание установить по горизонтали – по цен-

тру, по вертикали – по центру.

4.Установим формат ячейки B7: Формат|Ячейки|Число|Текстовый. На вкладке Выравнивание установить по горизонтали – по левому краю, по вертикали – по цен-

тру.

5.Установим формат диапазона ячеек D7:F7: Выделить диапазон ячеек D7:F7. Установить Формат|Ячейки|Число| Денежный, обозначение – грн. Украинский. На вкладке Выравнивание установить по горизонтали – по левому краю, по верти-

кали – по центру.

6.Номера в столбце А с ячейки А7 (от 1 до N) вводим, используя Автозаполнения.

Для этого наводим курсор на правый нижний угол ячейки А7 , нажимаем правую клавишу мыши, нажимаем клавишу Ctrl и протягиваем курсор вдоль столбца, в меню, которое откроется после отпуска клавиши мыши, выбираем пункт Заполнить.

7. Формат ячеек остальных строк таблицы заполним, используя Автозаполнения.

Для этого выделим диапазон ячеек A7:F7, наведем курсор на правый нижний угол ячейки F7, нажимаем правую клавишу мыши, протягиваем курсор вдоль столбца F7 до номера в столбце А от 1 до N, в меню, которое откроется после отпуска клавиши мыши,

выбираем пункт Заполнить только форматы. 8. Вводим в ячейку F7 формулу =C3*(D3+E3).

Формулы в диапазоне F7:F9 получаем копированием формулы из F7 используя Автозаполнения. Для этого выделяем ячейку F7 , наводим курсор мыши на правый нижний угол ячейки F7 и при нажатой левой клавише мыши протягиваем маркер заполнения вниз к ячейке F9.

После этого отпускаем клавишу мыши. Формулы скопируются с модификацией в них относительных адресов ячеек.

9. В ячейку F10 , вводим функцию =СУММ(F3:F9), для суммирования значений в диапазо-

8

не ячеек F3:F9, получаем, нажимая кнопку Автосумма на панели инструментов Стандартная. При этом ячейка F9 должна быть активной.

10.Ввести числовые и текстовые данные в ячейки таблицы.

11.Пересмотрим внесенные в ячейки таблицы данные. Выполним команду главного меню Сервис | Параметры и на вкладке Вид в разделе Параметры окна отмечаем флажком формулы и нажимаем ОК. Если в процессе внесения данных структура запроектированной таблицы не изменялась, данные в ячейках должны отвечать проекту.

Вернемся к предыдущему виду рабочего листа, когда в ячейках отображаются значения. Для

этого опять откроем окно Параметры и отменим отметку для отображения формул.

12.Изменим шрифты для отображения значений в ячейках рабочего листа. Для этого выделим диапазон ячеек, протянув по них курсором мыши, выполним команду Формат | Ячейки, на вкладке Шрифт диалогового окна Формат Ячеек из списка шрифтов выберем Times New Roman Cyr, начертание - обычный и установим его размер -12.

Эти же действия можно выполнить также с помощью панели инструментов Форматирование.

13.Отредактируем расположение данных в ячейках таблицы таким образом, чтобы данные полностью помещались в них.

14.Наводим рамки ячеек таблицы. Выделим отдельную ячейку или диапазон ячеек рабочего листа. Открываем диалоговое окно Формат Ячеек и на вкладке Граница выбираем тип линии и границы ячеек, которые будут приведены.

15.Скопируем формулы в виде текста в диапазон ячеек G7:G10. Для этого выполним команду главного меню Сервис | Параметры и на вкладке Вид в разделе Параметры окна отмечаем флажком формулы и нажимаем ОК. В диапазоне ячеек F7:F10 подготовим вид формул в виде текста и выделим диапазон ячеек. Наведем курсор мыши в правый нижний угол ячейки F7, нажмем левую клавишу, нажмем клавишу Ctrl и скопируем формулы в виде текста в диапазон ячеек G7:G10. Отредактируем формулы в диапазоне ячеек F7:F10 в виде формул для вычислений.

Вернемся к предыдущему виду рабочего листа, когда в ячейках отображаются значения. Для этого опять откроем окно Параметры и отменим отметку для отображения формул. И получим

врезультате электронную таблицу по образцу.

16.Сохраним изменения в рабочей книге на диске в файле с тем же именем, которое она имела раньше. Для этого достаточно на панели инструментов нажать мышью кнопку

Сохранить.

Образец выполнения практической работы

9

Лабораторная работа № 11.

Тема: Разработка структуры, создание и редактирование данных в электронных таблицах.

Цель работы:

1.Приобретение навыков работы при проектировании табличных задач, вводу и редактированию данных, выполнению вычислений при помощи формул.

Порядок выполнения работы:

1.В отчете по лабораторной работе указать:

номер, тему и цель работы;

условие задания своего варианта;

подготовить проект электронной таблицы с номерами строк, названиями столбцов (полей), основными формулами, текстовыми и числовыми данными;

описать последовательность действий при выполнении работы на компьютере;

электронную таблицу вычислений результатов выполнения работы с основными текстовыми, числовыми данными и формулами в ячейках;

краткие выводы.

2.Откройте программу MS Excel.

3.В ячейке А1 наберите текст:

Лабораторная работа №11

Тема: Разработка структуры, создание и редактирование данных в электронных таблицах.

Выполнил студент Гр. № Фам. и инициалы Вариант №

4.Введите типы данных в ячейки ЭТ согласно подготовленному проекту полученного варианта задания выданного преподавателем и введите необходимые данные.

5.В соответствии с образцом выполнения практической работы выполните последовательность действий для заполнения данными ячеек ЭТ.

Количество записей должно быть не менее 10.

6.Сохраните книгу в своей папке.

8.Выйдите из программы Excel.

9.Оформите отчет по лабораторной работе и сдайте на проверку преподавателю.

Задание

Разработать проект и создать электронную таблицу для своего варианта задачи. Текстовые и числовые данные, которые необходимы для заполнения таблицы, выбрать самостоятельно. Знак = указывает на то, что в ячейке будут проводиться вычисления за формулой, которую нужно записать,

исходя из условия задачи. Общая стоимость будет составлятьS V , где S – общая стоимость, V

– сумма вытрат. Подготовить результаты работы и сохранить в своей папке.

10