Obschy_kurs / Excel / Excel_317_19_20ПТМ / ПР_ЛР№15_317_19_20ПТМ_Excel

Практическая работа № 15

Тема: Создание и обработка информации базы данных в Excel.

Цель работы:

1.Изучить порядок создания структуры БД и возможности её редактирования при помощи Форм.

2.Изучить способы поиска информации в БД на основе создания критериев поиска при помощи команд Автофильтр и Расширенный фильтр.

3.Изучить способы сортировки таблиц БД.

Порядок выполнения работы:

1.В отчете по практической работе запишите №, тему и цель практической работы.

2.Подготовьте Постановку задачи для выполнения задания примера рассмотренного на лекции:

•условие задачи;

•составить проект структуры электронных таблиц;

•составить алгоритмы решения.

3.Ознакомьтесь с краткими теоретическими сведениями выполнения практической работы и выполните упражнения.

Постановка задачи:

Условие задачи: Создать базу данных Ведомость начисления стипендии студентам факультета из пяти записей, которая имеет следующую структуру: Фамилию и инициалы, Пол, Дата рождения, Математика (бал.), Физика (бал.), Информатика (бал.), Среднее значение оценок (бал.), Стипендия (грн.), Пропуски занятий (да/нет), Удержания за пропуски занятий (грн.), К выдаче (грн.) .

Стипендию и удержания необходимо вычислить используя функцию ЕСЛИ:

Начисление стипендии в грн.:

Если среднее значение оценок больше или равно 75 баллам и меньше 90 баллов то стипендия равна 850 грн.;

Если среднее значение оценок больше или равно 90 баллам и меньше или равно100 баллов то стипендия равна 1200 грн.;

Иначе стипендия равна 0 грн.

Удержание за пропуски занятий в грн.:

Если пропуски занятий = да то удержания = 0,25% от стипендии в грн.

Значение к выдаче рассчитать по формуле:

К выдаче в грн. = стипендия в грн. – удержания в грн. Все записи должны быть пронумерованы

Условие обработки БД:

Вычислить суммарную выдачу стипендии студентам мужского пола, у которых среднее значение оценок более 85 баллов и нет пропусков занятий или студентам у которых дата рождения более 03.03.1976 года и есть пропуски занятий.

Краткие теоретические сведения. 1. Общие сведения о БД.

База данных в MS Excel — это интервал ячеек, формирующих список связанных между собой данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы - полями.

Заголовок таблицы, верхняя строка списка, формируется из имен полей. Имена полей в БД обязательно должны быть уникальны, т. е. одно и то же

имя не может повторяться и, кроме того, в качестве имен полей не могут выступать числа, логические значения и формулы.

Ячейка, которая отведена под имя поля, не может быть пустой.

Данные обычно формируются в табличные формы. Каждая запись данных представляет собой отдельную строку таблицы. Итак, набор данных состоит из:

записей, а каждая запись данных – из отдельных полей, в которых данные содержатся определенного типа (текстовые, числовые, дата и время и т. д.) .

Функции баз данных

В Microsoft Excel имеется ряд функций, используемых для анализа данных в базе данных. Каждая из этих функций, которые из соображений совместимости имеют обобщенное название БДФункция, использует три аргумента: база_данных, поле и критерий. Эти три аргумента ссылаются на интервал ы ячеек базы данных на рабочем листе, которые используются данной функцией.

Формат записи функции:

БДФункция(база_данных;поле;критерий)

База_данных — это интервал ячеек, формирующих список или базу данных. База данных представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы — полями. Верхняя строка списка содержит названия всех столбцов.

Поле определяет столбец, используемый функцией. Аргумент «поле» может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках, копию названия столбца в списке, для которого выполняется заданная функция или как число, задающее положение столбца в списке: 1 — для первого поля, 2 — для второго поля и так далее.

Критерий — это интервал ячеек, который содержит задаваемые условия. Любой интервал, который содержит по крайней мере одно название столбца и по крайней мере одну ячейку под названием столбца с условием, может быть использован как аргумент критерий БДФункции.

Несмотря на то, что диапазон критериев может располагаться в л юбом месте таблицы, не стоит помещать его внизу списка. Это связано с тем, что данные, добавляемые в список командой Форма меню Данные, вставляются с первой строки после списка. Если эта строка не пу стая, Microsoft Excel не сможет добавить данные в список.

Диапазон критериев не должен перекрываться со списком.

Чтобы выполнить операцию над целым столбцом базы данных, нужно ввести пустую ячейку под названием столбца в диапазоне критерия.

Структура всех записей базы данных одинакова: все они имеют одну и ту ж е последовательность полей, но содержимое полей у каждой записи свое.

Создание структуры и обработка данных в БД имеет следующие этапы.

1. Создание структуры БД.

Прежде чем приступить к созданию БД, следует тщательно продумать ее структуру и определить, какие данные, типы данных включить в нее. Составление БД нужно начинать с создания имен полей (заголовок столбцов таблицы).

Символы шрифта, используемого в заголовках, должны быть другого цвета или иметь характерное начертание, например жирное или курсив. Если заголовки оформлены иначе, чем данные, программа автоматически определяет, что вводится БД, и оказывает помощь при ее составлении.

Спроектируем внешний вид и структуру БД:

2.Определим типы данных расположенных в ячейках электронной таблицы БД:

2. Ввод данных в БД.

Ввод данных выполняется обычным образом, как ввели бы их в любой рабочий лист. Однако при вводе данных нужно придерживаться следующих правил:

1.Первая запись должна вводиться сразу под строкой имен полей.

2.Для создания записи необходимо набирать элементы полей в каждой яч ейке одной строки.

3.Не оставляйте пустую строку между именами полей и записями или между записями.

4.Храните записи на одном листе. БД не должна занимать несколько листов.

5.Данные можно вводить по столбцам или по строкам - как вам больше нравится. Любые изменения можно делать в рабочем листе. Для добавления в БД записей существует два варианта - добавьте под последней строкой БД новые строки или выберите команду Данные, Форма, и введите дополнительные записи с помощью формы данных.

Добавление, правка и удаление записей с помощью формы данных.

Изменения в БД с помощью формы данных выполняется следующим обр азом:

1.Откройте меню Данные и выберите команду Форма. Вы увидите форму данных с первой записью в БД изображенную ниже.

2.В верхнем правом углу формы будет отображ ен номер текущей записи. Перейдите к форме, которую вы хотите отредактировать, с помощью полосы прокрутки, щелкая для этого кнопку со стрелкой направленной вверх или кнопку со стрелкой направленной вниз или щелкая кнопки Назад и Далее.

3.Чтобы отредактировать любое поле записи, следует щелкнуть его мышкой и внести в него изменения. Переход от поля к полю также можно осуществлять клавишей Tab.

4.Для удаления текущей записи щелкните кнопку Удалить.

5.Для изменения других записей следует повторить пункты 2 - 4.

6.Когда вы закончите работу с формой данных, щелкните кнопку З акрыть.

Упражнение №1

1.Откройте программу MS Excel.

2.Создайте новую рабочую книгу ПР_ЛР15_Excel_БД_Фам.студ.

3.Подготовьте и расположите окна ПР_ЛР№15 и Excel - документа слева на право.

4.Откройте в Excel – документе Лист 1.

5.В ячейке А1 наберите текст:

9.Сформируем первую запись создаваемой базы данных. Введем с клавиатуры необходимые форматы ячеек, текстовые и числовые, а также необходимые формулы в ячейки рабочего листа БД.

Для набора имени функции ЕСЛИ() используем Мастер функций. Находим и выбираем в списке Логические имя функции ЕСЛИ(), а также функцию И(). При необходимости воспользуйтесь Справка по этой функции.

10.Для добавления новых записей в БД используйте форму. Для этого необходимо:

1)Откройте меню Данные и выберите команду Форма, чтобы отобразить форму данных.

2)Щелкните кнопку Добавить.

3)В каждое поле ввода введите данные.

4)Для добавления других записей повторите пункты 2 и 3.

5)После добавления записей щелкните кнопку Закрыть.

11.Сохраните рабочую книгу в своей папке.

Краткие теоретические сведения Поиск записей с помощью формы данных.

При поиске записей с помощью формы данных используются критерии поиска.

Последовательность поиска записей по критерию:

1.Откройте меню Данные.

2.Выберите команду Форма.

3.Щелкните мышкой кнопку Критерии. На экране появится форма данных

без записей.

4.Введите в поле Пол критерий "ж" и нажмите кнопку Далее.

После этого в диалоговом окне отобразится первая запись, соответствующая заданному критерию. Просмотреть все записи, удовлетворяющие введенн ому критерию, можно с помощью кнопок Далее и Назад. В критериях можно применять символы подстановки: звездочку для замены произвольного к оличества символов и знак вопроса для замены одного неизвестно го символа. Так, чтобы найти данные о сотрудниках, фамилия которых начинается на букву П., в качестве критерия поиска в поле Фамилия и инициалы, следует ввести следующее: П*. Допускается неоднократное употребление вопросительного знака в критерии. При поиске числовых значений в критериях поиска используют и операторы сравне ния.

Например, в качестве критерия можно задать диапазон, указав максимал ьное и минимальное значения. В приведенной БД - это могут быть поля: Дата рождения,

Среднее значение оценок.

Операторы, применяемые при формировании критерия, приведем в

Для сужения области поиска необходимо указать несколько критериев в различных полях.

Упражнение №2

1.Подготовим условия обработки БД, то есть критерий для вычисления суммарной выдачи стипендии в соответствии с разработанным проектом и алгоритмом решения. Для этого скопируем заголовок БД по адресу А16:L16 с именами полей и в соответствующие ячейки введем необходимые условия.

2.В ячейку по адресу L 14 введем функцию БДСУММ().

Для набора имени функции БДСУММ() используем Мастер функций. Находим и выбираем в списке Работа с базой данных имя функции. При необходимости воспользуйтесь Справка по этой функции.

3. Сохраните рабочую книгу в своей папке.

Краткие теоретические сведения

Сортировка Базы Данных.

По умолчанию выделенные строки БД сортируются по содержимому одного из столбцов. Существует возможность отсортировать БД по содержимому двух и даже трёх столбцов одновременно.

Последовательность сортировки:

1.Выделите диапазон ячеек или ячейки с записями.

2.Из главного меню выберите пункт Данные.

3.Далее выберите пункт Сортировка.

На экране появится диалоговое окно

Сортировка диапазона, изображенного на рис.1.

4. Активизируйте опцию подписям (первая строка диапазона ) в области Идентифицировать поля по, чтобы исключить из сортировки наименования столбцов.

5. В области Сортировать по в списке

выберите поле (столбец), содержимое ячеек которого подлежит сортировке. Здесь же выберите порядок сортировки – по возрастанию или по убыванию.

Если вы хотите выполнить сортировку по двум или трем полям, то следует пункт 5 выполнить для областей Затем по и В

последнюю очередь, по.

Если при сортировке в алфавитном порядке вы хотите различать прописные и строчные буквы, то необходимо нажать

кнопку Параметры. В открывшемся диалоговом окне Параметры сортировки активизируйте опцию Учитывать регистр.

Упражнение №3

1.Выполните сортировку всей БД в алфавитном порядке для выбранного поля по возрастанию и по убыванию.

2.Подготовим базу данных к выводу на печать в соответствии с образцом выполнения практической работы.

3.Переименуйте Лист 1 в ПР№15.

4.Сохраните рабочую книгу в своей папке.

Образец выполнения практической работы