Nata_nova___red 1

29

Вступ Порядок проведення інвентаризації необоротних активів бюджетних установ регламентується "Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу", затвердженою наказом ГУ ДКУ від 30 жовтня 1998 р. № 90 (у редакції наказу ДКУ від 05.10.2005 р. № 184).

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна. Інвентаризація є обов'язковим доповненням документування господарських операцій. Тільки спільне використання них двох елементів методу бухгалтерського обліку забезпечує повне і об'єктивне відображення наявності господарських засобів у балансі. У той же час інвентаризація є одним з метолів контролю і важливим засобом боротьби за збереження та раціональне використання майна.

Інвентаризації підлягає все майно установи незалежно віл його місцезнаходження. Під час інвентаризації в обов'язковому порядку проводиться констатація наявності об'єктів за їх місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами. Основні завдання інвентаризації необоротних активів:

— виявлення фактичної наявності основних засобів та інших необоротних активів у відповідальних за їх збереження осіб;

— виявлення не використовуваних матеріальних цінностей з причини їх непридатності для використання або непотрібності в діяльності установи;

— перевірка дотримання умов зберігання матеріальних цінностей, правил їх утримання, експлуатації та доцільності використання за призначенням;

— виявлення недоліків організації первинного та бухгалтерського обліку, стану внутрішньогосподарського контролю за збереженням і використанням цінностей;

— виявлення помилок, зловживань, які мали місце в оформленні первинних документів та облікових регістрів;

— перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі матеріальних цінностей і нематеріальних активів;

— виявлення недостач або лишків матеріальних

засобів в окремих відповідальних за їх збереження осіб та причин цих явищ, усунення розбіжностей даних обліку з фактичною наявністю засобів.

У практиці обліково-економічної та контрольно-ревізійної роботи інвентаризації поділяють на види за різними ознаками (часом і способом проведення, повнотою охоплення засобів, порядком проведення і оформлення результатів тощо): повна і часткова, суцільна і вибіркова, планова і раптова, необхідна (обов'язкова), повторна, контрольна, безперервна (перманентна), з оформленням і без оформлення інвентаризаційних описів, з ручною і механізованою (автоматизованою) обробкою результатів та ін. Але за будь-якого способу проведення інвентаризації та оформлення її результатів найважливішим правилом є вимога обов'язкової перевірки фактичної наявності засобів безпосередньо у місцях зберігання, порівняння цих даних з показниками бухгалтерського обліку, виявлення відхилень та їх причин, усунення розбіжностей фактичної наявності засобів з даними обліку.

Установи зобов'язані проводити інвентаризацію необоротних активів, як правило, перед складанням річного звіту, але не раніше першого жовтня.

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своєчасне її проведення несе керівник

установи. Головний бухгалтер разом з керівниками відповідних підрозділів і служб зобов'язаний контролювати дотримання установлених правил проведення інвентаризації та оформлення її результатів.

1. Значення та завдання інвентаризації товарно-матеріальних цінностей

У системі товарно-грошових відносин одним з етапів безперервного кругообігу і обігу основних і оборотних коштів підприємств є грошова форма вартості: за гроші всі вони купують засоби виробництва, здійснюють капітальні вкладення, тобто витрати на відтворення знарядь праці; підприємства виробничої сфери купують сировину та інші предмети праці, які, з'єднуючись із робочою силою, дають можливість виробляти нові товари. Тільки реалізувавши ці товари, тільки отримавши за них гроші, підприємства мають змогу знову авансувати їх і продовжити процес виробництва, в іншому випадку він перерветься. До того ж через розрахунки відбувається визнання у сфері обігу суспільної необхідності вироблених товарів. Ці обставини являють собою матеріальну основу грошового обігу в ринковій економіці — безготівкового і готівкового. А перевірка в натуральному виразі наявності товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів шляхом перерахування, зважування, обміру й оцінки всіх залишків господарських засобів і порівняння з даними бухгалтерського обліку є досить важливим.

(рис.1.1)

Записи в бухгалтерському обліку здійснюються на підставі документів. Проте на підприємстві відбуваються також процеси, які документально не оформлені. Це природні втрати матеріальних цінностей (усушка, утруска, випаровування, розливання, розпилювання), їх порча, крадіжки. Можуть мати місце невиявлені помилки в бухгалтерських записах. Все це обумовлює можливість невідповідності між даними бухгалтерського обліку і фактичної наявності цінностей. Для виявлення і ліквідації такої невідповідності проводиться інвентаризація. Вона здійснюється у такому порядку: (рис.1.2)

Інвентаризація - це перевірка в натурі наявності та стану матеріальних цінностей та вкладень підприємства, розрахунків та зобов'язань і звірка фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку.

Проведення інвентаризації регулюють такі нормативні акти:

1. Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 р. № 996-ХІУ.

2. Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних

цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. № 69.

3. Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30 жовтня 1998 р. № 90 (призначена для підприємств, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів);

4. Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. №116.

5. Положення про інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються, а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 2 березня 1993 р. №158.

Інвентаризації класифікують за певними ознаками. За обсягом є повні й часткові інвентаризації. Повна інвентаризація охоплює всі засоби, кошти і розрахунки підприємства, проводиться одночасно у всіх матеріально відповідальних осіб. Часткова інвентаризація охоплює один вид засобів або проводиться в окремої відповідальної особи.

За способом проведення перевірки можуть бути суцільні (перевіряється фактична наявність усіх без винятку цінностей) та вибіркові, або не суцільні (перевіряється фактична наявність окремих видів цінностей, здебільшого дефіцитних або надто коштовних).

Залежно від організації контролю інвентаризації є плановими та позаплановими. Планові інвентаризації передбачені планом (графіком) контрольно-ревізійної роботи і здійснюються у запланований строк. Позапланові інвентаризації проводяться у неплановому порядку, що пов'язано, як правило, із непередбаченими обставинами - стихійне лихо, крадіжка, вимоги судово-слідчих органів тощо. З метою перевірки об'єктивності дій членів комісії попередньої інвентаризації можуть проводитися контрольні інвентаризації.

За часом виконання розрізняють періодичні (місячні, квартальні, піврічні) та річні інвентаризації. Відповідальність за проведення інвентаризації несе керівник підприємства. їх кількість, дати проведення, перелік майна і зобов'язань, що підлягають інвентаризації, визначаються підприємством самостійно, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Згідно з "Порядком подання фінансової звітності" (затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. № 419) проведення інвентаризації є обов'язковим:

а) при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством;

б) перед складанням річної фінансової звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов'язань, інвентаризація яких проводиться не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних засобів може проводитися один раз у три роки, а бібліотечних фондів - один раз у п'ять років;

в) при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передавання справ);

г) при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

д) за приписом судово-слідчих органів;

е) у разі техногенних аварій, пожеж чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ);

є) при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не проводитися у разі передачі підприємств та їх структурних підрозділів у межах одного органу, до сфери управління якого входять ці підприємства;

ж) у разі ліквідації підприємства;

з) при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності проведення інвентаризації обов'язкове у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів, а також за вимогою хоча б одного члена колективу (бригади).

У випадках, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, інвентаризації підлягають також майно і матеріальні цінності, які не належать підприємству та облік яких ведеться на позабалансових рахунках.

Об'єктами інвентаризації є майно та зобов'язання. Майно включає необоротні (основні засоби, нематеріальні активи, довгострокові фінансові інвестиції, довгострокову дебіторську заборгованість) та оборотні (виробничі запаси, незавершене виробництво, готову продукцію, товари, векселі одержані, короткострокову дебіторську заборгованість, поточні фінансові інвестиції, грошові кошти) активи. Зобов'язання поділяються на поточні і довгострокові (кредити банків, заборгованість перед постачальниками, підрядниками, перед працівниками, бюджетом, позабюджетними фондами тощо).

Наявність цінностей при інвентаризації встановлюється шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обміру у порядку їх розміщення у певному приміщенні. Цінності, що зберігаються у непошкодженій упаковці, інвентаризують шляхом підрахунку кількості упаковок, з частковою вибірковою перевіркою їх вмісту.

Інвентаризація має проводитися у присутності матеріально відповідальних осіб. Результати інвентаризації комісія відображає в описах, які разом з актом або протоколом передають керівнику підприємства для затвердження і наступного відображення в бухгалтерському обліку.

В описи заносяться найменування і кількість цінностей, а за необхідності дається характеристика їх стану. На кожній сторінці в кінці опису підраховують підсумки шляхом додавання у натуральних вимірниках (штуки, кілограми, метри тощо), записують їх словами і підписуються члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа.

2. Інвентаризаційні комісії та порядок їх формування Сьогодні вже не має потреби доводити важливість проведення інвентаризації на будь-якому підприємстві. Велика кількість публікацій та досліджень в цій області свідчать про актуальність даної теми. Проте досить важливим і найменш розробленим є питання організації інвентаризації на підприємстві, а точніше – хто наділений правом проводити інвентаризацію, тобто хто є суб’єктом інвентаризації на підприємстві.

В інвентаризації на великому підприємстві зайнята велика кількість людей:

члени інвентаризаційної комісії, посадові та матеріально відповідальні особи,обліковці та інші особи. Направити діяльність цих людей в потрібному напрямку так, щоб вся робота була проведена у встановлені строки і з високою якістю, – велика і вдячна задача”. Для того, щоб розібратися, хто виступає в ролі суб’єкта інвентаризації, необхідно визначити, що значить саме поняття “суб’єкт”.

З цього приводу є різні погляди. На думку проф. М.Я. Дем’яненка та В.В.Чудовця, суб’єктами інвентаризації виступають органи, підрозділи та

посадові особи, які відповідно до чинних нормативних документів ініціюють,організовують та проводять інвентаризацію на підприємстві, а також наділені правом створювати інвентаризаційні комісії та затверджувати результати інвентаризації. Суб’єктами інвентаризації науковці визнають власників (керівників) підприємства, державний орган приватизації, орендодавців, ліквідаційну комісію, ліквідаторів, збори співвласників. Орган, що призначив комісію, має право контролю за її діяльністю. (Додаток1). Він розглядає.її.результати,.ухвалює.відповідне.рішення. Функції, що покладаються на інвентаризаційну комісію відображені на рис.2.3 . (рис.2.3)

Виділимо певні вимоги, які повинні висуватися до інвентаризаційної комісії як цілісного суб’єкта (а не окремо до кожного з членів комісії).

Проведення інвентаризації слід доручати досвідченим працівникам, обізнаним з характеристикою господарських засобів, що перевіряються, технікою визначення їх фактичної наявності, номенклатурних, технологічних, якісних сортових показників, порядок організації документування та звітності матеріально відповідальних осіб, порядок оформлення.результатів.інвентаризації Вимоги до інвентаризаційних комісій та їх діяльності:

- Компетентність;

- Склад комісій формується до початку інвентаризації;

- Список осіб, що входять до складу комісій слід оприлюднити в колективі;

- Гласність;

Для проведення інвентаризації достатньо три-п’ять членів комісії, оскільки за більшої кількості вони можуть заважати один одному, особливо при проведенні інвентаризації у невеликому приміщенні, а за меншої кількості (два члени комісії) існує високий рівень ризику їх змови з метою приховування певних активів (майна) підприємства. Кількість членів комісії (див. Додаток 4) для забезпечення більшої ефективності інвентаризацій склад комісій кожного разу або через певний час слід оновлювати. Призначаючи новий склад комісії, не обов’язково змінювати його повністю. Для виконання покладених на неї функцій потрібні певні навики і знання, тому бажано досвідчених працівників зберігати в складах комісій. Не виключено і повне оновлення складу комісії, якщо виявлені серйозні упущення, або необ’єктивність в її роботі. 3. Порядок проведення інвентаризації та її документальне оформлення Кожній робочій інвентаризаційній комісії надаються терміни проведення інвентаризації, виходячи із обсягу товарних запасів, стану складського господарства та умов зберігання товарів.

Перед початком інвентаризації комісія повинна:

1) опломбувати підсобні приміщення для зберігання товарів і тари;

2) визначити придатність ваговимірювальних приладів;

3) упорядкувати товари і тару для поліпшення їх підрахунку і встановити товари, які втратній свої якісні характеристики;

4) отримати від матеріально-відповідальної особи звіт про рух товарів і тари на складі на дату проведення інвентаризації.

Звіт з первинними документами перевіряє інвентаризаційна комісія, а голова комісії візує за допомогою надпису «До інвентаризації на (число, місяць)», і ставить свій підпис.

Перелік форм первинних документів, що оформляються під час проведення повної інвентаризації

Таблиця 1.

№ пп	Повна назва документа	Строк зберігання	К-сть примірн.	Примітка
1	Наказ на проведення інвентаризації	Зр.	1
1. 2	Розписка	3р.	За потребою
2. 3	Інвентарний ярлик	Зр.	За кільк. груп. ТМЦ
3. 4	Картка № складського обліку матеріалів	3 р.	1	Типова формаМ-12
4. 5	Інвентаризаційний опис основних фондів	3р.	1
5. 6	Акт на списання основних засобів	Зр.	3	Тип. Ф. 03-3
6. 7	Порівняльна відомість результату інвентаризації основних засобів	3р.	1
7. 8	Акт інвентаризації товарів відвантажених	Зр.	1
8. 9	Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних ціннос­тей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання	Зр.	2
9. 10	Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі	3р.	1
10. 11	Акт інвентаризації незакінчених ремонтів основних засобів	3р.	1
11. 12	Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів та резервів майбутніх витрат і платежів	3р.	1
12. 13	Акт інвентаризації наявності грошових коштів, цінних паперів та інших цінностей, сцо зберігаються в касі підприємства	Зр.	2
13. 14	Інвентаризаційний опис бланків суворої звітності	'Зр.	2
14. 15	Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами	3р.	1
15. 16	Довідка про дебіторську і кредиторську заборгова­ність, щодо якої термін позовної давності минув	3р.	1
16. 17	Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей	3р.	1	Тип. Ф. М-21
17. 21	Акт на списання малоцінних і швидкозношуваних предметів	3р.	3	Тип. ф. МШ-5, МШ-8
18. 22	Акт на списання тари і тарних матеріалів	Зр.	3
19. 23	Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей ...	Зр.	1
20. 24	Відомість контрольної перевірки руху окремих видів матеріальних цінностей відповідно до первинних бухгалтерських документів	3р.	1
21. 25	Відомість результатів інвентаризації (додаток №3)	3р.	1	Інструкція №69
22. 26	Акт контрольної перевірки інвентаризації цінностей (додаток №1)	3р.	1	Інструкція №69
23. 27	Книга реєстрації контрольних перевірок інвентаризацій (додаток №2)	Зр.	1	Інструкція №69
24. 28 ,	Журнал реєстрації інвентарних ярликів	3р.	1
25. 29	Протокол засідання інвентаризаційної комісії з підбиття підсумків інвентаризації	3р.	1

Інвентаризація проводиться у порядку розміщення цінностей у приміщенні. Члени комісії перевіряють правильність підрахунків, переважування і перемірювання цінностей.

На фактичну наявність товарів і тари складають інвентаризаційні описи окремо:

а) на товари, що є в наявності за кожним місцем зберігання;

б) на товари, які надійшли під час інвентаризації;

в) на цінності, що знаходяться на відповідальному зберіганні;

г) на немарковані товари;

д) на товари, які втратили свої початкові якісні характеристики.

Псування товарів, бій, лом фіксують в однойменному акті, до якого додають пояснення матеріально-відповідальної особи.

Один примірник опису складає матеріально-відповідальна особа, другий і третій — член робочої комісії. За ваговими і сипучими товарами записи в описи здійснюють на підставі відомостей зважування. Всі інші товари фіксують за їх фактичною наявністю. Виправлення помилок в описах засвідчується підписами всіх членів комісії. Товари однакового найменування, ґатунку, ціни записують в опис один раз. В кінці кожної сторінки опису підраховують і записують прописом кількість натуральних одиниць товару, загальну суму; сторінка підписується головою і членами комісії, матеріально-відповідальною особою. На останній сторінці опису визначають кількість натуральних одиниць і суму товару за сторінкою і в цілому за описом.