Факторы управления знаниями

Известны законы исходных данных Спенсера:

1. Каждый может принять правильное решение, располагая достаточной информацией.

2. Хороший руководитель способен принять решение, располагая недостаточной информацией.

3. Идеальный руководитель может принять решение, не зная абсолютно ничего.

Идеальных руководителей в мире не так уж много. Гораздо меньше, чем хотелось бы. Различные решения принимать приходится не только руководителям, но и другим сотрудникам, каждому на своем рабочем месте. И чтобы каждый работник компании мог принимать как можно более правильные решения, необходимо стремиться к реализации условий первого закона Спенсера, то есть обеспечить каждого специалиста знаниями о компании, ее бизнесе, необходимыми для достижения максимально эффективных результатов.

Философский фактор

«Кто владеет информацией, тот владеет миром» – формула, известная всем менеджерам так же хорошо, как и другая: «Знание – сила».

В любой компании бизнес-информация распределяется по иерархическим уровням, соответствующим статусу групп персонала (например, топ-менеджеры, менеджеры среднего звена и т .д.), поскольку на каждом уровне решается свой круг задач. При этом существует тенденция «придерживать» информацию, не давать «лишнее» знание представителям другого иерархического уровня, особенно находящегося ниже. Все это затрудняет вертикальную ассимиляцию знаний в компании, последствием чего является недостаточное понимание «нижними» особенностей стратегических замыслов «верхних», а также недостаточное понимание «верхними» реальной обстановки «внизу». Данная тенденция хотя и помогает удерживать субъективное ощущение власти и контроля бизнес-процессов, но далеко не всегда способствует реальному пониманию всех нюансов ситуации в компании и владению этой ситуацией.

В конечном итоге управление корпоративными знаниями должно стать частью философии компании, ее корпоративной культуры.

Организационный фактор

От осознания необходимости управления знаниями компании ее руководству понадобится перейти к осознанию необходимости приложения существенных усилий и внимания для организации всех процессов, которые позволят воспользоваться знаниями компаниями.

Необходимы и определенные финансовые инвестиции в развитие структуры персонала, разработку и реализацию мотивационных программ, закупку и внедрение информационных технологий по управлению знаниями, оплату услуг привлекаемых со стороны консультантов и других специалистов по управлению знаниями.

Еще один немаловажный аспект: накопленное компанией знание, особенно его конфиденциальная часть, нередко пробуждает любопытство у конкурентов. Опасность утечки конфиденциальной информации (несанкционированный обмен знаниями) порождает необходимость проведения организационно-технологических мероприятий для решения проблем информационной безопасности. Поэтому корпоративное знание даже можно рассматривать в качестве важного военного ресурса, активно используемого в информационных битвах, которыми сопровождается каждая попытка компании захватить и удержать очередную долю рынка.

Технологический фактор

Все более актуальными становятся максимально эффективная обработка этой информации, ее распространение (обмен) и использование. Удержать все в собственной памяти, порой даже приоритетные сведения (а их тоже становится очень много), практически невозможно. Для того чтобы материализовать знание компании и затем управлять им, необходимо наличие соответствующих информационных технологий, которые позволят формализовать, систематизировать и тиражировать необходимую информацию. Более того, использование данных, постоянно накапливаемых в уже имеющихся в компании информационных системах, представляет порой значительные трудности, особенно в плане затрат рабочего времени. Поэтому возрастает роль развития имеющихся и внедрения новых технологий управления знаниями, особенно в бизнес-среде, где цена неправильного решения из-за не полученной или не обнаруженной в нужный момент информации может быть очень большой (привести пример - данные по малазийской бирже).

Существуют традиционные инструменты, механизмы и процедуры управления знаниями, применяемые на практике (корпоративные хранилища знаний, корпоративные и внутрикорпоративные веб-порталы, методики мотивации персонала к обмену информацией и др.).

Иногда недооцениваются такие «банальные» вопросы, как обеспечение надежности работы программно-аппаратного обеспечения систем управления знаниями, что выражается в стремлении сэкономить на обеспечении отказоустойчивости и бесперебойности работы систем, в том числе резервирования и восстановления данных. Потеря накопленной значимой информации создает трудности во взаимоотношениях с клиентами, дестабилизирует нормальное выполнение бизнес-процессов, иногда вплоть до возврата к устаревшим методам ведения бизнеса, и, как правило, существенно ухудшает положение компании на рынке в данный момент времени.

Несколько лет назад за рубежом проводился опрос на тему «О чем вы больше всего жалеете в своей жизни?» На первом месте был разный ответ. А на втором месте - «о том, что я вовремя не скопировал свои данные с жесткого диска».

Человеческий фактор

Эффективность усвоения корпоративных знаний, желание сотрудников делиться информацией с коллегами, умение находить нужную информацию, умение передавать имеющиеся знания другому человеку – рассмотрение всех этих аспектов и развитие соответствующих компетенций должны обязательно учитываться в процессе разработки стратегии управления знаниями.

Часть знаний компании можно формализовать, с помощью информационных технологий накапливать и тиражировать для заинтересованных сотрудников. Но при этом количество и качество накапливаемой информации зависит не только от квалификации персонала, но и от умения людей структурировать свои знания, а также от мотивации (как материальной, так и нематериальной) сотрудников к обмену ими.

В общих чертах можно определить несколько основных групп коммуникаций персонала, в процессе которых происходит обмен знаниями:

целевые мероприятия, направленные на передачу знаний и опыта коллегам, взаимное обучение сотрудников;

производственные коммуникации, когда обмен знаниями происходит естественным путем в процессе общения по ходу выполнения функциональных обязанностей;

непроизводственные коммуникации, когда общение проходит в неформальной обстановке (корпоративные мероприятия вне работы, совместный отдых или даже обычные перекуры);

коммуникации с внешней средой, которую составляет не только бизнес-среда (партнеры, клиенты и т.д.), но другие люди и организации, которые могут оказать влияние на отдельных работников.

Системный фактор

Получение на основе разнородной информации из различных источников, относящейся к различным аспектам бизнеса компании, некоторого интегрального результата является традиционной основой конечного бизнес-решения. Можно считать, что информация, используемая каждым подразделением компании в процессе деятельности, составляет определенную систему знаний. В процессе взаимодействия подразделений происходит и взаимодействие соответствующих систем знаний. Результатом такого взаимодействия является выработка оптимальных решений . Одним из самых простых примеров является принятие решения в результате проведения совещания, хотя сам обмен мнениями в процессе совещания подразумевает использование знаний самого различного характера, включая квалификацию участников совещания, умения вести деловое общение, их отношений между собой, личных интересов (мотиваций).

Глобальный фактор

В связи с расширением границ информационного пространства компании управление корпоративными знаниями в современных условиях приобрело глобальный характер. Достаточно обратить внимание хотя бы на следующие аспекты:

наличие клиентов и партнеров по бизнесу в любой части планеты;

необходимость отслеживания и получения информации, полезной для профильного бизнеса компании, из самых различных источников, разбросанных по всему миру;

обмен информацией с филиалами компании, размещенными в различных регионах на значительном удалении друг от друга;

изучение особенностей ведения бизнеса (состояние рынка, законодательство и др.) в различных регионах мира;

необходимость освоения информационных технологий, применяющихся в общемировой практике ведения бизнеса.

Биологический фактор

Компания и ее персонал существуют в рыночной среде как самостоятельный, хотя и взаимосвязанный с другими обитателями рынка, и единый биологический организм. Знание можно сравнить с кислородом, который разносится кровеносной системой (система управления знаниями) ко всем органам (подразделениям) и клеткам (сотрудникам) организма (компании).

Кто-то заметил, что «руководители во всем мире до сих пор не поняли: их работа заключается не в том, чтобы решать проблемы по мере их возникновения, а в том, чтобы предвидеть их и предпринимать действия, которые смягчали бы эти удары».

Индивидуальный фактор

Ценность отдельного работника для компании определяется, в частности, и тем знанием, которое он вносит или может внести в ее информационные активы. Одни люди обладают энциклопедическими знаниями из сферы бизнеса компании. Другие за счет широты своего кругозора и эрудиции могут быть полезны не столько при выполнении конкретной работы по обеспечению конкретного бизнес-процесса, сколько при свободном подборе и последующем анализе информации. Третьи хорошо умеют структурировать информацию и раскладывать ее «по полочкам». Четвертые умеют ярко и эффективно донести информацию до слушателей. Пятые, обладая развитым системным мышлением и навыками своеобразного «интеллектуального дизайна», умеют на базе имеющейся информации синтезировать новое знание так, что кажущиеся сложными темы становятся более простыми и понятными. Конечно, не обойтись и без специалистов по информационным технологиям. Также очень полезными в службе управления знаниями окажутся люди, обладающие интуитивной способностью «притягивать» значимую информацию (порой более полезную для коллег и для бизнеса компании в целом, чем для себя лично). Узнав о проблеме, они почти интуитивно выбирают необходимую для поиска данных информационную среду (часто в неожиданной для коллег области) и алгоритм поиска в ней. И в этой среде достаточно быстро (иногда кажется, что почти случайно, лишь благодаря везению) находят тот «кирпичик знания», который впоследствии ляжет краеугольным камнем в основу решения проблемы.

Фактор обучения

Управление знаниями предполагает в первую очередь необходимость постоянного применения разнообразных форм обучения персонала. К ним можно отнести:

• различные мероприятия в рамках программы обмена опытом;

• инвестирование компанией средств в обучение и повышение квалификации персонала на специализированных курсах и семинарах;

• предоставление возможностей для самообразования;

• поощрение участия в различных тренингах личностного роста, посвященных, например, эффективному деловому общению, овладению навыками тайм-менеджмента, которые позволят работникам высвобождать больше времени для получения новых знаний и участия программе обмена ими ;

• обеспечение освоения необходимых информационных технологий, использование все более популярного дистанционного обучения.

Существует определенная проблема потенциальной утечки знаний, когда работник, усвоивший опыт компании и получивший во время обучения новые знания за ее счет, становится привлекательной добычей для «охотников за головами», в т. ч. для конкурентов. Единого рецепта для решения такой проблемы, пожалуй, нет. В каждом конкретном случае мотивация работника и его ценность для компании весьма специфичны. Возможно, пригодится один из уроков: «Когда человек, имеющий деньги, встречается с человеком, обладающим опытом, то человек, обладающий опытом, приобретает деньги. А человек, имеющий деньги, приобретает опыт».

Фактор времени

Скорость поиска (получения) из хранилищ знаний требуемой информации является важным параметром технологических решений и влияет на скорость принятия сотрудниками бизнес-решений. Рост квалификации и опыта персонала за счет усвоения новых знаний также влияет на скорость принятия решений. К тому же в различных источниках можно найти немало впечатляющих цифр, характеризующих потери рабочего времени на поиск информации.

Среди японских методов управления производством упоминается ряд принципов, способствующих дальнейшему повышению качества. Один из них – запланированная недогрузка.

Это значит, что персоналу специально выделяется рабочее время для самостоятельного обеспечения повышения мастерства в своем деле до уровня, необходимого компании. Много ли руководителей готовы сознательно недогружать своих сотрудников в рабочее время, предоставляя им возможность повышения уровня своей квалификации и качества своего знания, которое, в конечном итоге, становится корпоративным?

Рациональность знания

Рациональным можно назвать такое знание, которое относительно легко поддается формализации и появление которого можно логически (научно) обосновать и повторить. Именно хорошо структурирующиеся рациональные знания являются основой для различных справочников и каталогов. Они легче усваиваются и являются хорошим подспорьем в качестве базового (начального) знания в процессе обучения.

Информационная система управления корпоративными знаниями, содержащая фиксированные «кирпичики информации» (статические данные), является наиболее характерным инструментом управления рациональными знаниями, работающим в основном по запросу. Эту статическую информацию можно тиражировать практически для любого сотрудника, имеющего соответствующие права доступа. Поэтому именно накопленное рациональное знание является базовым интеллектуальным капиталом компании, позволяющим персоналу даже в условиях определенной текучести кадров стабильно поддерживать основные бизнес-процессы в рамках заданной схемы.

Перспективные тенденции

В условиях взаимодействия перечисленных факторов управление знаниями компании является новым этапом в развитии технологий менеджмента, идущим на смену этапу использования корпоративных баз данных и прежних методов работы с персоналом.

Усиление интеграционных процессов в экономике, рост динамичности изменений в мире и их информационной интенсивности, а также жизненная необходимость соответствия этим изменениям ведут современную компанию к необходимости приспосабливаться к таким условиям за счет формирования адекватных процессов в своей внутренней среде. Одним из способов приспособления является внедрение системы управления знаниями, способствующей реализации следующих задач:

• внедрение и развитие информационных технологий управления корпоративными знаниями в масштабах, учитывающих потребности и возможности конкретной компании;

• развитие персонала, обмен знаниями и ускорение их усвоения;

• обеспечение проведения своевременных организационных изменений;

• интеграция знаний о компании и ее бизнес-окружении;

• обеспечение максимальной прозрачности информационных потоков компании для персонала с учетом требований информационной безопасности и конфиденциальности.

Корпоративные знания

Основные этапы и направления процесса организации управления корпоративными знаниями:

• Аудит имеющегося уровня управления знаниями.

• Разработка схем и форм обмена знаниями между сотрудниками в процессе межличностных коммуникаций

• Постоянное применение разнообразных форм обучения персонала для приобретения новых знаний.

• Внедрение специальных ИТ для управления знаниями.

• Разработка системы мотиваций приобретения знаний и обмена ими

• Организационные изменения.

В конечном итоге результатом внедрения системы управления корпоративными знаниями должно стать повышение скорости и качества бизнес-решений, увеличение объема ценных знаний, которые сохраняются в компании, несмотря на различные миграции персонала. И все это самым благоприятным образом скажется на эффективности бизнеса компании в целом.

В заключение следует отметить, что все операционные задачи системы знаний организации можно сгруппировать в четыре крупных функциональных блока:

Обучающий. Направлен на создание качественного человеческого капитала организации путем обучения персонала, повышения его квалификации и профессиональной компетенции, формирования мотивированной личности, создания творческой корпоративной культуры.

Информационный. Базируется на использовании информационных технологий, компьютерных сетей. Главный упор делается на работу с информацией, создание единого информационного пространства, на обеспечение технологий работы с информацией и знаниями.

Познавательный (когнитивный). Этот блок включает научные исследования по различным предметным областям – выпускаемым продуктам, технике и технологиям, системе управления. Он также направлен на выявление личностных (неявных, скрытых) знаний, их формализацию и трансферт внутри организации. Познавательный блок формирует организационный интеллектуальный капитал.

Экономико-правовой. Этот блок рассматривает вопросы правового обеспечения интеллектуальной деятельности на предприятии, экспертной оценки объектов интеллектуальной собственности и включения их в состав нематериальных активов организации.

Техническое обеспечение в системе управления знаниями выполняется информационными технологиями: вычислительными системами, сетями и соответствующим программным обеспечением. Необходимо отметить, что информационные технологии решают триединую задачу:

• являются техническим обеспечением всех видов деятельности в процессе управления знаниями организации;

• создают единое информационное пространство, что является важнейшим условием интеграции разрозненных и специализированных видов деятельности, выполняемых к тому же в различных подразделениях, в единое целое – систему;

• автоматизируют технологии выполнения деятельности, создавая единую (в рамках определенного вида деятельности, например, маркетинговых исследований) методологическую основу.

19