2.4 Совершенствование учета производственных запасов

Вопросы совершенствования учета производственных запасов всегда находились в центре внимания научных и практических работников. Объясняется это сложностью и трудоемкостью данного раздела бухгалтерского учета.

Анализ предприятия ОАО "Радиотехника" не составляет исключение и показывает, что на предприятии существуют некоторые недостатки учета производственных запасов. Это проявляется при инвентаризациях, а также при сверках данных складского учета, когда выявляются недостачи и расхождения за счет пересортицы отдельных видов материалов. Имеют место и ошибки в первичных документах, которые допускаются при поступление и отпуске материалов. В настоящее время существует необходимость и одновременно возможность новых организационных и методологических подходов в решении проблем учета запасов.Метод учета поступления материалов по учетным ценам с использованием счета 16 «Отклонение в стоимости материалов» на предприятии не используется. Однако для оперативного ведения учета этот способ представляется более выгодным и позволяет в любой момент иметь наиболее точную информацию о наличии и движении материалов. Решением данной проблемы может быть включение субсчета, где будут учитываться все затраты, связанные с приобретением товарно-материальных ценностей.

Улучшению учета способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм. Разнообразие форм учетных документов, в том числе лимитно-заборных карточек, существенно усложняет работу по учету материальных ресурсов на заводских складах производственных подразделений, в отделах материально снабжения. Учетная информация в системе материально-технического снабжения на предприятии характеризуется не столько значительными объемами, сколько потребностью ее создания за отдельные периоды. Например, лимитно-заборные карточки, как правило, оформляются на предприятиях нерегулярно и поступают в отделы материально снабжения и в бухгалтерию в большом количестве в основном в конец месяца.

Подобные поступления учетных документов на обработку и характерная тенденция увеличения их количества до конца месяца значительно усложняют работу бухгалтерии. Анализ существующего на предприятии порядка ведения учета товарно-материальных ценностей предполагает необходимость совершенствования системы учета, устранение дублирование информации в разных документах, унифицикация форм документов, регламентирование объемов и сроки их передачи на обработку в бухгалтерию. Прежде всего, необходимо унифицировать документы, на основании которых происходит передача материальные ценности с заводских складов (заборные карточки, требования и накладные) в производственные подразделения [31,c.254].

Представляется целесообразной разработка единой формы документа на отпуск материала. Таким документом может служить карточка складского учета при автоматизированной обработке данных. По данным карточек ведется ведомость расхода производственных запасов (приложение У). В этот документ следует включить все объекты основного и вспомогательного производства под соответствующими кодами, которые бы указывали направление использования материальных ресурсов  основные изделия, запасные части, товары народного потребления, разовые заказы, ремонтно-эксплуатационные потребности.

Очевидно, что решение как организационных и методологических вопросов, должно основываться на использовании возможностей современных компьютерных технологий. Наиболее эффективной является организация решения таких задач в комплексной системе управления предприятием. Ранее во многих службах использовались различные учетные программы. Однако они обладали ограниченным функционалом и работали разрозненно, что нередко приводило к дублированию данных [41,c.45].

В настоящее время на предприятии поступательно внедряется программа 1С: «Бухгалтерия» версия 8.0. Данная программа является комплексным решением и отвечает основным требованиям управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать единую информационную систему для управления деятельностью предприятия и учета финансово-хозяйственной деятельности по национальным, российским и международным стандартам.

В настоящее время важным является организация автоматизированных рабочих места в местах хранения производственных запасов. Это обеспечит: контролируемый ввод и вывод информации; организацию хранения учетной информации на внешних носителях; семантическую целостность и защиту от физического разрушения учетной информации; поиск, арифметическую и логическую обработку информации; обмен с другими информационными объектами. В этом случае материалы оперативно приходуются кладовщиком сразу же при поступлении материальных ценностей на склад. И только после оприходования отпускаются в расход по цене приобретения. Для реализации данной задачи необходима соответствующая подготовка и переподготовка персонала бухгалтерии: курсы по освоению 1С программой, необходимое техническое обслуживание программного продукта. Мероприятия требуют дополнительного увеличения расходов предприятия, но в конечном итоге это положительным образом скажется на итогах рабаты подразделения по увеличению производительности труда за счет сокращения затрат рабочего времени, повышения оперативности обработки данных, более качественного и быстрой работы с клиентами.

Необходимым условием эффективного учета производственных запасов является соблюдение условий их хранения. Для этого необходимо соблюдать порядок проведения инвентаризаций в установленные сроки. НА ОАО «Радиотехника» существует график проведения инвентаризационных проверок, однако на практике он фактически не соблюдается. Необходимо повысить контроль над соблюдением сроков проведения инвентаризаций, определить состав инвентаризационной комиссии, обобщать и анализировать результаты проверок, выявлять слабые звенья в учете и концентрировать внимание на неблагополучных участках.

Немаловажным моментом учета производственных запасов является приемка товарно-материальных ценностей. Это имеет особо важное значение на предприятии, так как организация ведет закупки с небольшим количеством постоянных поставщиков. В связи с этим возникает риск поставок товаров ненадлежащего качества и комплектации, с опозданием оговоренных сроков доставки. Контроль закупленных материалов осуществляется только визуально  по количеству и качеству. Этого может оказаться не всегда достаточным. При выявлении брака необходимо осуществить замену товара, при необходимости  оформить претензию, а в особых случаях  отказаться от покупки у данного поставщика с последующим исключением его из действующего реестра поставщиков. Необходимо описать и закрепить требования к закупаемой продукции и в дальнейшем осуществлять контроль закупаемых материально  производственных запасов согласно этим требованиям [15,c.42].

На исследуемом предприятии отсутствует график документооборота. Это является значительным упущением, так как точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.Главному бухгалтеру следует составить схему по созданию и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения.

Для решения основного вопроса учета – комплексного контроля за расходованием материальных ресурсов может использоваться методика формирования центров ответственности:

• планово-экономический отдел. Планирование потребности в материальных ресурсах, составление сметы затрат на материалы, разработка норм и нормативов материальных затрат;

• юридический отдел. Подготовка и заключение хозяйственных договоров. Сроки подготовки и согласования заключенных договоров;

• отдел материально-технического снабжения. Материально-техническое обеспечение процесса закупки, сроки поставок;

• бухгалтерия. Учет и контроль хозяйственных операций с материальными ресурсами;

• отдел маркетинга. Продажа излишних или неиспользуемых материальных ресурсов, доходы от продажи материальных ресурсов.

Учет затрат по центрам ответственности позволит оценить вклад каждого центра в формировании информации о состоянии материальных ресурсов и выявить отклонения в учете материальных ресурсов по каждому выделенному центру, что, в конечном итоге, позволит повысить эффективность деятельности предприятия [17,c.283].

Принцип непрерывного совершенствования  это важнейший инструмент для компаний, умеющих гибко приспосабливаться к постоянно меняющейся обстановке на рынке производства и реализации товаров, работ, оказания услуг, в целях получения максимальной прибыли и минимизации затрат.