10.10 Организация и анализ делопроизводства

Номер	Операция	Исполнители
		Автор-исполнитель	Машинистка	Юрист	Непосредственный начальник	Секретарь, председатель	Бухгалтерия	Командируемый
1	Составление проекта	Х
2	Печатание		Х
3	Согласование			Х	Х
4	Удостоверение (подпись)					Х
5	Удостоверение (печать, регистрация)						Х
6	Доведение до исполнителя						Х
7	Исполнение							Х

Телефонная связь. Офисные АТС.

Впервые термин "телефон" ввел в обиход немецкий изоб­ретатель Филипп Рейс в 1861 г., который создал аппарат, позволяющий переносить "тоны" на любые расстояния. Усо­вершенствование телефонного аппарата было продолжено американским преподавателем школы глухонемых Алек­сандром Грэйхемом Беллом. 7 марта 1876 г. Белл получил патент и мировую славу изобретателя телефона.

В России телефонные станции были построены в 1882— 1883 гг. в Москве, Петербурге, Одессе. В Москве первая теле­фонная станция была построена в 1882 г., к ней было подключено всего 26 телефонных аппаратов.

На первых телефонных станциях соединение производи­лось вручную операторами, телефонистками, которые дол­жны были помнить не только номер и фамилию каждого або­нента, но и адрес, и место работы абонентов. Такая работа требовала огромного напряжения, и не случайно в США теле­фонистов называли switchmen — "человек-переключатель".

В 1885 г. в России появились первые междугородные те­лефонные линии связи, соединившие квартиры и конторы влиятельных бизнесменов с фабриками и заводами, располо­женными в Коломне, Подольске, Серпухове и других горо­дах Московской и Владимирской губерний.

В 1910—1912 гг. были проведены телефонные линии между Москвой и Нижним Новгородом, Москвой и Ивано­вом и др. Эксплуатация линий связи с зарубежными страна­ми началась с 1927 г., когда была заключена конвенция о те­лефонных сношениях между СССР и Германией. В 1930 г. открылось международное сообщение Москва — Рига. Вско­ре по этой линии начали вестись телефонные разговоры с Берлином и другими европейскими городами. Открытие в 1939 г. прямой телефонной связи Москвы с Бухарестом дало возможность вызывать также города Турции, Болгарии, Гре­ции и других стран. По проволочной магистрали через Хаба­ровск была организованна связь столицы России с Харби­ном, а затем прямое сообщение с Монголией. Телефонные связи обслуживались по заказной системе эксплуатации.

В начале 50-х гг. прошлого века началось строительство кабельных магистралей. На рубеже 60-х гг. была введена в действие первая система передачи по коаксиальному кабелю. В 1959 г. началась автоматизация телефонной связи с города­ми СССР.

Сотрудничество с зарубежными государствами в области систем коммутации началось со строительства международ­ной телефонной станции МН-60. Это была станция коорди­натного типа, изготовленная в Чехословакии по проекту спе­циалистов из стран Восточной Европы. На протяжении всего периода эксплуатации (1965—1980 гг.) она оставалась един­ственной в СССР телефонной станцией общего пользования, соединявшей страну с государствами мира.

Одновременно с развитием телефонных станций изменя­лись и оконечные устройства телефонной связи: телефонные аппараты и средства, повышающие эффективность их ис­пользования.

Существенный прогресс в развитии телефонных аппара­тов произошел при переходе с дискового набора номера на кнопочный. Создание телефонов с кнопочным набором номе­ра основывается на использовании электронных микросхем, состоящих приблизительно из трех тысяч элементов (поч­ти столько же в цветном телевизоре). Использование микро-электроники способствовало появлению большого числа мо­делей телефонных аппаратов, обладающих различными функциональными возможностями. Некоторые наиболее распространенные функции современных телефонных аппа­ратов представлены ниже.

Автоматический набор заранее запрограммированных номеров позволяет соединяться с часто используемыми но­мерами без последовательного набора всех цифр вызываемо­го абонента. Количество запоминаемых номеров достигает сотни, время их хранения не ограничено. Во многих моделях телефонных аппаратов с помощью автодозвона можно не только ускорить набор нужного номера, но и дозвониться до занятого номера благодаря его автоматическому повтору че­рез определенные интервалы в течение некоторого времени. В современных моделях телефонов можно записать, стереть, изменить или даже засекретить номер в памяти (если такая функция предусмотрен»).

Повторный набор номера (redial) основан на том, что на­бираемый на кнопочном аппарате номер сохраняется в памя­ти до тех пор, пока не будет вытеснен при наборе другого но­мера. При необходимости звонить по этому же номеру доста­точно одного нажатия клавиши REDIAL. Независимо от то­го, произошел разговор или нет, этот номер сохраняется в па­мяти. В некоторых аппаратах функции auto dial и redial сов­мещены.

Для удержания линии связи во время прерванного разго­вора используется клавиша HOLD. После нажатия на нее трубку можно положить, а для продолжения разговора про­сто поднять.

Для отключения от линии без возвращения трубки на место используется клавиша FLASH. Это удобно, когда пос­ле окончания одного разговора сразу необходимо набрать следующий номер. Эта же клавиша в многоканальном теле­фоне или при работе с мини-АТС позволяет переадресовать звонок или перейти в режим ожидания вызова, т.е. прервать разговор с одним абонентом, поговорить с другим, а потом опять продолжить разговор с первым.

Иногда во время телефонного разговора возникает необ­ходимость что-то сказать не для передачи по телефону. Для этого можно временно отключить микрофон, нажав на кла­вишу MUTE, и продолжать слушать собеседника. .

Современные телефонные аппараты отличаются от своих предшественников не только разнообразием выполняемых функций, но и наличием значительного количества различ­ных технических устройств, расширяющих сервисные воз­можности аппарата. К числу таких устройств относятся:

• автоответчик — диктофонная приставка, позволяю­щая во время отсутствия вызываемого абонента воспроизвес­ти его сообщение и записать сообщение звонящего, а также телефонные разговоры;

• спикерфон, обращение к которому аналогично подъему телефонной трубки. Разговоры и звуковые сигналы при рабо­те спикерфона звучат и передаются не с помощью трубки, а посредством включения микрофона и динамика, установлен­ных на аппарате, что позволяет вести разговор, не держа в ру­ках трубку и перемещаясь при необходимости по комнате;

• световое табло (дисплей), на которое выводятся сооб­щения о режиме работы аппарата, текущее время и дата, на­бираемый номер, длительность разговора и другая информа­ция;

• определитель номера сообщает номер звонящего або­нента, а также записывает этот номер в память аппарата, да­ту и время звонка;

• часы-будилъник, причем текущее время высвечивается на дисплее в перерыве между разговорами, а время воспроиз­ведения звукового сигнала длительностью в одну минуту ус­танавливается с помощью клавиши ALARM;

• генератор настольных посылок (бипер), работающий только в тональном режиме и позволяющий дистанционно, совместно с другим телефонным аппаратом, не обладающим тоновым набором, управлять работой своего автоответчика, в том числе прослушать записанные входящие сообщения и записать новые исходящие, передать эти сообщения на дру­гой указанный аппарат, прослушать звуки в комнате, где расположен аппарат владельца бипера, включить и выклю­чить автоответчик;

• скремблер, ограждающий аппарат от прослушивания; устройства для подключения второй городской линииили второго параллельного аппарата, что позволяет основ­ному аппарату работать в качестве концентратора или в ре­жиме "директор — секретарь".

Приведенный выше перечень функций и дополнитель­ных возможностей телефонных аппаратов не является ис­черпывающим. Каждая модель имеет свой набор функций и дополнительных устройств.

Все многообразие телефонных аппаратов, предназначен­ных для использования в офисах и домах и подключенных к проводной телефонной сети общего пользования, в соответ­ствии с ГОСТ 7153-85 подразделяется на четыре класса. • К низшему классу относятся аппараты с дисковым номе­ронабирателем, электромеханическим приемником вызова (звоночек с молоточком), с угольным и не угольным микро­фонами, причем производство отечественных аппаратов с угольным микрофоном прекращено с 1987 г.

Следующий класс составляют аппараты с кнопочным но­меронабирателем, имеющие тональный (через динамик) вы­зов и не угольный микрофон.

Телефоны, имеющие дополнительные функции, такие как автоматическая регулировка уровня передачи и приема, программирование номерных клавиш, последовательный набор нескольких запрограммированных номеров и другие, образуют класс аппаратов более высокой сложности.

К высшему классу относятся многофункциональные аппа­раты. Для них в стандарте предусмотрено 27 отличительных функции и дополнительных возможностей, из которых 20 яв­ляются обязательными, а 7 — рекомендуемыми. К числу обя­зательных функций аппаратов высшего класса относятся:

• дублирование светом акустического вызывного сигнала;

• громкоговорящий прием сигнала АТС и ответа абонента;

• индикация запрограммированного или набираемого номера;

• запрет набора отдельных номеров;

• индикация текущего времени.

Для аппаратов такого класса обязательны возможности дополнительного подключения телефонного аппарата по схе­ме "директор — секретарь", таймера, вызывного устройства. Стандартом допускается изготовление телефонных аппа­ратов с другим набором функций и дополнительных ус­тройств. Однако, если не выполняется хотя бы одна из обяза­тельных функций или дополнительных возможностей и хо­тя бы один из узлов является узлом более низкого класса, то весь аппарат должен быть отнесен к более низкому классу сложности. Приведенный перечень не является исчерпыва­ющим.

Традиционный аппарат имеет так называемую базу и трубку, соединенные между собой проводом. Есть аппараты в виде трубки, на которой размещены все функциональные клавиши. И те и другие аппараты могут размещаться как на горизонтальной поверхности (например, на столе), так и на вертикальной (на стене). Отдельную группу составляют ап­параты, у которых между базой и трубкой нет соединитель­ного шнура, он заменен радиосвязью. Такие телефоны назы­вают радиотелефонами. Их пользователи могут свободно пе­ремещаться в определенном пространстве. Расстояние, на которое абонент с трубкой может удалиться от базы, нахо­дится в пределах от нескольких метров до десятков километ­ров в зависимости от технических характеристик аппарата и телефонной сети. Телефоны с большим радиусом действия и общей для многих пользователей базой являются мобильны­ми и составляют сотовую сеть. Их уже нельзя причислить к офисным.

Известно, что чем больше функций может выполнять и соответственно, чем больше узлов имеет техническое сред­ство, тем ниже надежность его работы. О надежности теле­фонных аппаратов дают представление следующие показате­ли. Срок службы аппаратов высокого и высшего класса сложности составляет не менее 10 лет, а аппараты более низ­ких классов сложности должны работать не менее 20 лет. В течение этих сроков возможны отказы, т.е. могут возникать неисправности, приводящие к невыполнению или плохому выполнению каких-либо функций. Кнопки всех аппаратов, кроме аппаратов низшего класса, должны выдерживать 300 тысяч переключений.

В настоящее время на отечественном рынке офисной тех­ники покупателю предлагаются десятки моделей телефонных аппаратов как зарубежных, так и отечественных производи­телей. Практически все аппараты имеют кнопочный номеро­набиратель, автоматический повтор последнего набранного номера, регулировку громкости звонка, переключение на им­пульсный или тоновый набор номера, несколько других функ­ций в разных комбинациях (например, пауза, прерывание связи без отключения от линии), у них обычно нет дисплея, спикерфона и других дополнительных устройств. Они могут выглядеть традиционно: трубка, соединенная шнуром с ба­зой, а могут представлять собой телефон-трубку.

Все телефонные аппараты имеют широкую область при­менения, однако некоторые производители предлагают ап­параты, предназначенные для конкретных потребителей или условий эксплуатации. Так, разработан секретарский телефон. Его особенностью является возможность работать в наушниках, что освобождает сотрудников от прослушива­ния частных и ненужных им разговоров, а секретаря — от долгого сидения с трубкой в руке. Кроме того, имеется фун­кция переадресовки звонка на другой аппарат, большая па­мять прямого (ускоренного) набора.

Современные производители выпускают и предлагают потребителям большое количество телефонных аппаратов. Выбор аппарата для использования в определенных услови­ях основывается на максимальном соответствии функций аппарата потребностям пользователя. Однако рядовой поку­патель часто не учитывает то обстоятельство, что большая часть зарубежной техники не соответствует всем требовани­ям отечественных стандартов и другой нормативно-техни­ческой документации, а это ухудшает их работу в наших те­лефонных сетях и приводит к быстрому выходу из строя. Компаниям, поставляющим свою продукцию в Республику Беларусь и Россию (Siemens, Nokia, AT@T), известны наши нормы и они их учитывают. Другие компания, как напри­мер, Panasonic, подвергают свою продукцию сертификации, но некоторые фирмы, недавно появившиеся на нашем рын- ке, этого избегают, поэтому необходимо удостовериться, име­ется ли сертификат на аппарат, прежде чем его приобрести.

Внутриучрежденческие АТС (офисные АТС) используют­ся в фирмах для организации некоторого количества допол­нительных внутренних телефонов: все внешние вызовы при­нимаются АТС и переводятся на внутренние телефоны либо непосредственно, либо с добавочными номерами. Выход або­нента на внешнюю линию обеспечивается, как правило, пу­тем прямого набора: к офисной АТС подключаются абонент­ские линии (линия) городской АТС и телефоны внутренних абонентов, причем соотношение их количества может коле­баться от 1 : 2 до 1 : 10 в зависимости от интенсивности город­ских разговоров сотрудников, финансовых возможностей ор­ганизации и количества городских.абонентских линий.

Офисные АТС весьма разнообразны; на рынке средств связи сейчас предлагается широкий их спектр — от простей­ших, которые устанавливаются в квартире (микроАТС), до крупных станций, предназначенных для гостиниц и биз­нес-центров (мини- и мидиАТС).

Основными достоинствами современных офисных АТС являются их автоматическая работа и практически бесплат­ное пользование внутренней телефонной связью.

Кроме своих основных функций — соединение абонентов и обеспечение выполнения ранее названных сервисных воз­можностей телефонных аппаратов — они обладают и соб­ственными сервисными возможностями:

• возможность организации телефонных конференций (одновременное подключение многих абонентов друг к другу);

• постановка абонента на ожидание при занятом канале;

• выдача информации об абоненте, занимающем линию;

• автоматическое периодическое напоминание об ожида­ющем абоненте;

• автоматическое переадресование на другой номер и в"ночном режиме";

• переадресование всех вызовов на дежурный телефон;

• составление списка вызовов абонентов с номерами их телефонов и текущим временем;

• режим "не беспокоить";

• организация голосового почтового ящика для сбора их ранения всех сообщений, поступающих абонентам;

• наличие выхода на радиотелефоны и на пейджинговую связь;

• возможность запрета выхода на внешнюю линию для ряда телефонов;

• возможность дистанционного прослушивания помеще­ний;

• возможность программирования АТС с телефонного ап­парата внутреннего абонента;

• заказ времени для звонка-будильника;

• включение громкоговорящей связи с целью оператив­ного оповещения;

• подключение автоответчика, факса или телетайпа;

- управление телефонными вызовами через компьютер. Очень важным обстоятельством является возможностьподключения к офисной АТС дополнительных устройств и, в частности, компьютера, домофона, охранной сигнализации. Все офисные АТС можно клдссифицировать:

• по их емкости и конфигурации — количеству портов подключения внешних и внутренних абонентских линий;

• по виду передаваемого сигнала;

• по типу используемых абонентских линий (чаще всего АТС используют аналоговые линии, но появились АТС, ра­ботающие с цифровыми абонентскими линиями);

• по охватываемой территории (радиус действия АТС мо­жет составлять от нескольких сотен метров до пяти километров и более);

• по возможности расширения (станции с модульной конструкцией обеспечивают возможность перспективного их расширения — наращивания емкости).

Конфигурация АТС определяется отношением количест­ва ее внешних абонентских линий к количеству внутренних абонентских линий, например АТС, имеющая шесть портов для подключения внешних линий и 32 порта для подключе­ния внутренних, имеет конфигурацию 6 х 32. Конфигурация АТС во многом определяет сферу ее использования.

По виду передаваемого сигнала АТС делятся на аналого­вые, цифровые, гибридные. В аналоговых АТС звуковые со- общения представляются в виде непрерывных или импульс­ных сигналов с изменяющейся амплитудой. Аналоговые офисные АТС сравнительно дешевые и в настоящее время са­мые распространенные для малых и средних офисов и фирм с чшлом внутренних абонентов до 150.

Б цифровых АТС звуковые сообщения методом импульс-но-кодовой модуляции преобразуются в последовательность двошных кодов. В гибридных АТС звуковой сигнал обраба­тывается так же, как и в аналоговых, но предусмотрены до-полвдтельные возможности для обработки и передачи циф­ровой информации.

Многие современные офисные АТС благодаря блочно-мо-дулыой конструкции позволяют расширять свою конфигу­рацию в зависимости от требований заказчика.

К офисной АТС подключаются два типа телефонных ап­паратов: обычные двухпроводные ТА и системные четы-рехпюводные ТА.

При выборе офисной АТС следует, в первую очередь, оп­ределиться с необходимой емкостью телефонной сети, т.е. с числш внешних городских линий, которые будут к ней под-соедгаены, и числом внутренних линий, а также с террито­рией вашей фирмы, охватываемой телефонной сетью. Следу­ет оцшить перспективы развития фирмы как с точки зрения роста абонентов, так и с учетом увеличения в будущем фун-кциотльных возможностей.

Впоследние годы крупные организации и деловые цен­тры гстанавливают у себя беспроводные АТС или DECT -конц*нтраторы, подключаемые к обычной проводной АТС (этик концентраторам дал название стандарт для систем беспроводной связи Digital European Cordic Telecommuni­cate — DECT).

Список использованной литературы

1. Паневчик В.В., Некраха С.В. Делопроизводство. – Мн.: БГЭУ, 2004.

2. Паневчик В.В., Акулич С.В., Некраха С.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / под ред. В.В.Паневчика. – Мн.: БГЭУ, 2008.

3. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция: Учебное пособие. – Мн.: БГЭУ, 2002.