2.3 Совершенствование учета лизинговых операций с использованием современных компьютерных технологий обработки данных

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, занимает много времени.

Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру предприятия. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей.

Рассмотрим основные отличия обработки бухгалтерских операций при помощи компьютерных технологий и при неавтоматизированном способе обработки:

1. Единообразное выполнение операций: компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок. Но в то же время, программные ошибки приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

2. Разделение функций: компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, что при неавтоматизированной системе достигается разделением функций между разными специалистами. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. Для поддержания контроля на необходимом уровне можно воспользоваться системой паролей, что минимизирует нежелательный доступ к информации.

3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей: по сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более уязвимы для несанкционированного доступа. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Также ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации: компьютерные системы позволяют администрации более детально анализировать, оценивать и контролировать деятельность предприятия. Становится возможным сопоставление фактических значений с плановыми. Некоторые программы накапливают информацию о ходе обработки операций бухгалтерского учета, что дает возможность усиления контроля не только с целью избегания ошибок, но и с целью усиления дисциплинарной ответственности.

5. Инициирование выполнения операций в компьютере: компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах учета.

На текущий момент рынок представлен довольно большим количеством систем ведения бухгалтерского учета при помощи компьютерных систем. Наиболее распространенной на территории Республики Беларусь является 1С: Бухгалтерия.

Практически во всех филиалах Государственного предприятия «Минсктранс» бухгалтерский учет осуществляется при помощи данного программного обеспечения. В частности, в филиале «Троллейбусный парк №2» применяется 1С: Бухгалтерия версии 8.0.

Рассмотрим некоторые преимущества и особенности данного программного обеспечения: программа 1С: Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического учета по различным разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного (при помощи «журнала ручных операций») и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько справочников (данные организации, контрагенты, материалы, основные средства, типовой план счетов и т.д.).

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. После расчета итогов программа формирует различные ведомости (анализ счета, сводные проводки, оборотно-сальдовые ведомости, сводную ведомость наличия основных средств, журнал-ордер и прочие).

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, что позволяет включать в них остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. Так реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые

органы, внутренние и статистические отчеты. Программа имеет функции сохранения резервной копии информации на сервере организации.

Программа может быть полностью настроена бухгалтером при помощи специалистов, обслуживающих программное обеспечение, на текущее законодательство и конкретные формы учета.