6.5. Технология создания документов в word

Этапы: подготовительный, основной, заключительный.

Настройка Word для работы

1. Загрузка текстового процессора и подготовка к созданию документа.

2. Установка параметров страницы.

3. Выбор режима отображения документа.

4. Задание масштаба отображения документа.

5. Задание параметров абзаца.

6. Выбор шрифта.

7. Расстановка переносов.

Набор, редактирование, форматирование и сохранение документа

8. Набор текста.

9. Сохранение документа.

10. Редактирование текста.

11. Форматирование текста.

Печать документа

12. Установка колонтитулов.

13. Предварительный просмотр.

13. Печать.

14. Анализ подготовленного документа.

15. Завершение работы.

Шаблон – это совокупность постоянного текста, графики, стилей для форматирования документов, макрокоманд, элементов автотекста, панели инструментов, нестандартного меню (расширение .dot).

Интерфейс

После загрузки Microsoft Word на экране появляется окно со стандартной для приложений Microsoft Windows структурой: строка заголовка, строка меню, панели инструментов, линейки, рабочая область документа, полосы горизонтальной и вертикальной прокрутки, строка состояния.

Строка заголовка выделена контрастным цветом. На ней расположены; кнопка системного меню, название рабочего документа, название приложения и кнопки управления окном. После запуска текстового процессора Microsoft Word в строке заголовка отображается имя документа.

Ниже строки заголовка размещается строка меню. Каждый пункт меню объединяет команды, реализующие определенную группу операций.

Файл. Создает новые, сохраняет, находит и открывает ранее созданные файлы, обеспечивает расположение текста на странице, а также просмотр и печать документов.

Правка. Перемещает, копирует, удаляет объекты, выполняет поиск и замену фрагментов текста.

Вид. Позволяет просматривать документ и его структуру различными способами; изменять масштаб отображения документа; оформлять колонтитулы; настраивать необходимые панели инструментов.

Вставка. Позволяет вставлять объекты, автоматизирует добавление специальной И.: номеров страниц, даты, сносок и ссылок. Обеспечивает автоматическое составление оглавления документа.

Формат. Позволяет выполнить операции, улучшающие визуальное восприятие документа.

Сервис. Позволяет выбрать язык, проверить правописание документа, выполнить автозамену, просмотреть статистику документа, изменить опции программы, настроить параметры.

Табл.. Автоматизирует процедуры создания, правки и преобразования таблиц.

Окно. Переключает окна различных документов, организует удобное размещение открытых окон.

Справка. Содержит И., оказывающую помощь пользователю в работе.

Состав меню настраивается с помощью вкладки Команды, появляющейся после выполнения команды Сервис►Настройка.

Панели инструментов (пиктографические меню) состоят из кнопок-пиктограмм, которые разделены на группы и соответствуют наиболее часто употребляемым командам обработки документов:

        работа с файлами: создать новый документ, открыть существующий документ, сохранить, отправить сообщение;

        подготовка к печати: печать, предварительный просмотр, проверка правописания;

        работа с выделенным фрагментом: вырезать, копировать, вставить; и др.

При установке курсора мыши на кнопку панели инструментов появляется подсказка о назначении выбранной кнопки.

Основную часть окна процессора Word занимает область работы с текстом, называемая рабочей областью. Она обрамлена сверху и слева линейками, а снизу и справа полосами прокрутки, которые предназначены для быстрого перемещения по документу. Линейки служат для ориентации на странице, установки границ и позиций табуляции, абзацных отступов и полей страницы. К левому краю горизонтальной полосы прокрутки примыкают кнопки, управляющие режимами просмотра и правки документа.

Самая нижняя часть рабочего экрана Word – строка состояния, содержащая И. о текущем состоянии текстового процессора и режимов работы с документом.

Настройка рабочей среды

Существенными компонентами пользовательского интерфейса Word являются режимы, или виды отображения документа в рабочем окне. В текстовом процессоре Word существуют следующие режимы для работы с документом:

        обычный;

        Web-документа;

        разметки страницы;

        структуры документа; и др.

Установка режима производится командой меню Вид, а для режима предварительного просмотра – меню Файл.

При настройке рабочей среды можно изменять масштабпросмотра документа выполнением командыВид►Масштаб.

В окне MicrosoftWord при первоначальной загрузке присутствуют панели инструментов – Стандартная и Форматирование, содержащие кнопки наиболее часто употребляемых операций. Для выбора необходимых панелей инструментов используется команда Вид►Панель инструментов.

С помощью команды Вид►Панели инструментов►Настройка можно создать новую панель, восстановить исходное состояние панелей после их настроек, изменить вид кнопок, обеспечить вывод подсказки при установке указателя мыши на кнопку.

Команда Сервис►Параметры►вкладкаВидпозволит установить или убрать полосы прокрутки, строку состояния, всплывающие подсказки и др.

Подготовка к печати.

Установка параметров страницы. Установка колонтитулов. Нумерация страниц

7.1. Табличные процессоры: функциональные возможности.

Табличные процессоры– это специальный комплекс программ для управления электронной таблицей. Табличные процессоры обеспечивают:  ввод, хранение и корректировку большого количества данных; автоматическое обновление результатов вычислений при изменении исходных данных;

дружественный интерфейс; наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране.

Осн функции ЭТ: Обработка различных типов данных, Оформление и печать ЭТ, Создание многотабличных док-ов объединен формулами, Построение и модификация графич представления данных, Работа с табл как с база данных, Создание итоговых и сводных таблиц, Исп информ из внешних источников, Решение задач «что, если» путем подбора параметров, Статистическая обработка данных, Разработка макрокоманд для автоматизации некот действий и др.

Функциональные возможности: многооконный интерфейс(означает, что можно работать одновременно с несколькими открытыми окнами), многостраничные файлы(файл представляется в виде книги, кот разбивается на страницы), гибкое управление текстом, встроенные функции(большое количество встроенных функций, разбитых на классы), проверка рабочей таблицы(встроены различные способы проверки, подсказывающие пользователю о сделанных ошибках), разнообразие диаграмм и возможность рисовать, управление списками,т.е. возможность работать с табличным процессором как с базой данных, сводные таблицы, защита рабочей книги, обмен данными - поддерживает все способы обмена(через буфер, динамическая связь, OLE-технология), файловая совместимость, имеет собственный формат файла, управление базами данных, кроме списковEXCELможет читать файлы специализированных систем управления базами данных, мощная справочная система.