Информатика. Методички. Методичка Word. Методичка по Word часть 2

Рис. 7.34. Настройка пометки исправлений Для любого исправления можно выбрать один из вариантов пометки:

цветом, полужирным начертанием, курсивом, подчеркиванием, двойным подчеркиванием, зачеркиванием. Кроме того, удаленные или перемещенные фрагменты можно пометить скрытым шрифтом и двойным зачеркиванием. Также вместо удаленных фрагментов можно отображать в документе символ

^ или #.

Помимо способа пометки исправлений можно выбрать цвета пометки. Для того чтобы исправление каждого рецензента имело разный цвет, в раскрывающемся списке цвет для каждого типа исправлений должен быть выбран параметр Авторский. В противном случае все исправления будут иметь один выбранный цвет. Назначить определенные цвета для исправлений различных рецензентов невозможно.

311

В раскрывающемся списке Измененные строки (см. рис. 7.34) можно выбрать расположение пометок строк, в которых произведены какие-либо исправления или отказаться от пометки (параметр (нет)). Независимо от авторства исправлений, пометки строк всегда будут одинакового цвета, выбранного в раскрывающемся списке цвет.

Если снять флажок Учитывать перемещения то перемещение абзацев будет помечаться как удаление в одном месте документа и добавление в другом месте. Ранее произведенные перемещения будут по-прежнему помечены. Перемещение фрагментов размером менее одного абзаца в любом случае помечаются как удаление и добавление.

Если снять флажок Учитывать форматирование (см. рис. 7.34), то изменение форматирования не будет отслеживаться и помечаться. Ранее произведенные изменения форматирования будут по-прежнему помечены.

Настройка выносок исправлений Для отображения выносок исправлений нажмите кнопку Выноски в

группе Отслеживание вкладки Рецензирование. Выберите команду параметр Показывать исправления в выносках для того, чтобы в выносках отображались все исправления, или команду Показывать только примечания и форматирование в выносках, чтобы отображались только выноски с изменениями форматирования (рис. 7.35). Остальные исправления в этом случае будут отображены в тексте документа.

Рис. 7.35. Отображение выносок исправлений

312

Параметры выносок исправлений настраиваются так же, как и параметры выносок примечаний (см. рис. 7.16).

Настройка области просмотра исправлений Настройка области просмотра исправлений производится так же, как и

для просмотра примечаний (см., например, рис. 7.18 и рис. 7.19).

Принятие и отклонение исправлений Принятие и отклонение одиночных исправлений

Принимать и отклонять исправления можно как при включенном, так и при отключенном режиме записи исправлений.

Для принятия или отклонения исправления щелкните правой кнопкой мыши по его выноске, записи о нем в области просмотра исправлений или по измененному фрагменту документа, и в контекстном меню выберите команду Принять… или Отклонить…. При работе с выносками и областью просмотра исправлений конкретное наименование команды определяется типом исправления, например, Принять изменение формата, Принять вставку, Принять удаление (рис. 7.36).

Рис. 7.36. Принятие и отклонение исправления При работе с текстом документа для любых исправлений

отображаются команды Принять исправление и Отказаться от исправления.

313

Можно также поставить курсор в выноску исправления или на фрагмент измененного текста, для которого создано примечание, и в группе

Изменения вкладки Рецензирование нажать кнопку Принять и перейти к следующему или Отклонить и перейти к следующему (рис. 7.37).

Рис. 7.37. Принятие и отклонение исправления

Уровень 2. Принятие и отклонение всех исправлений

Можно принять сразу все исправления в документе или все отображаемые исправления (для этого надо выбрать рецензентов, чьи исправления будут отображаться). Щелкните по стрелке кнопки Принять группы Изменения вкладки Рецензирование и выберите нужную команду (

рис. 7.38).

Рис. 7.38. Принятие всех исправлений Аналогично, можно отклонить сразу все исправления в документе или

все отображаемые исправления (для этого надо выбрать рецензентов, чьи исправления будут отображаться). Щелкните по стрелке кнопки Отклонить группы Изменения вкладки Рецензирование и выберите нужную команду (

рис. 7.39).

314

Рис. 7.39. Отклонение всех исправлений

Удаление сведений о примечаниях и исправлениях

Все примечания и исправления содержат информацию об имени рецензента, а также дате и времени создания примечания или внесения изменения. Эту информацию можно удалить. Следует иметь в виду, что одновременно будут удалены и другие личные данные о документе (имя автора, название организации и т.п.)

Нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем команду Инспектор документов (рис. 7.40).

Рис. 7.40. Переход к Инспектору документов В окне Инспектор документов установите флажок Свойства

документа и личные сведения (рис. 7.41) и нажмите кнопку Проверить.

315

Рис. 7.41. Поиск свойств и личных сведений При обнаружении искомой информации появится

соответствующее сообщение (рис. 7.42). Нажмите кнопку Удалить все. Следует иметь ввиду, что отменить удаление этих данных будет невозможно.

Рис. 7.42. Удаление свойств и личных сведений

316

После появления отчета о результатах удаления (рис. 7.43) нажмите кнопку Закрыть.

Рис. 7.43. Отчет об удалении свойств и личных сведений Сохраните документ.

Во всех примечаниях и исправления вместо конкретного имени рецензента будет указано Автор. Информация о дате и времени создания примечания или исправления будет удалена (рис. 7.44).

317

Рис. 7.44. Документ с удаленными сведениями о примечаниях и исправлениях

При дальнейшей работе с документом все вновь создаваемые примечания исправления будут содержать имя пользователя, но при каждом сохранении эта информация будет удаляться.

Сравнение и объединение документов О сравнении и объединении документов

Сравнение документов используют для нахождения в них отличий, а также для объединения исправлений, внесенных несколькими рецензентами (авторами).

Сравнение документов для нахождения отличий

Данная процедура позволяет сравнить два документа и вывести на экран только несовпадающие фрагменты. Сравниваемые документы не изменяются. При таком способе сравнения различия между документами всегда отображаются в новом, третьем документе.

Во вкладке Рецензирование в группе Сравнить нажмите кнопку

Сравнить и выберите команду Сравнить (рис. 7.45)

318

Рис. 7.45. Сравнение двух документов В окне Сравнение версий в поле Исходный документ укажите

исходный документ. Если сравнение ведется с открытым документом, как это обычно делается, то его имя можно выбрать в раскрывающемся списке (

рис. 7.46).

Рис. 7.46. Выбор исходного документа В поле Измененный документ выберите документ, который

нужно сравнить с уже открытым документом. Если файл документа находится в списке последних файлов, его можно выбрать в раскрывающемся списке. В других случаях выберите в раскрывающемся списке параметр Обзор или нажмите рядом расположенную кнопку. В окне Открытие документа перейдите в папку с нужным файлом и дважды щелкните по его значку (рис. 7.47).

319

Рис. 7.47. Выбор измененного документа Если не отображается область параметров сравнения, нажмите

кнопку Больше (рис. 7.48).

Рис. 7.48. Отображение области параметров сравнения Укажите параметры сравнения документов (рис. 7.49). Рядом с

Показывать изменения выберите отображение изменений на уровне знаков или на уровне слов.

Если результаты сравнения не требуется выводить в третьем документе, укажите документ, в котором должны быть отображены изменения.

Следует иметь ввиду, что параметры, выбранные в области Больше,

будут использоваться по умолчанию в следующий раз.

320