7. Процедура складання та ведення кадрової документації підприємства

Кадрова служба ТОВ ТК «Полісся-Продукт» – це самостійний структурний підрозділ, підпорядкований керівникові з кадрів і одним із основних її завдань є ведення кадрової документації.

Під кадровою документацією ТОВ ТК «Полісся-Продукт» маються на увазі документи, що регламентують порядок використання найманої праці, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо.

Основні функції кадрової служби ТОВ ТК «Полісся-Продукт»:

• оформлення розпорядчих документів щодо особового складу;

• ведення облікових документів щодо кадрів, трудових книжок.

Розпорядчі документи по особовому складу – це накази (розпорядження) керівника підприємства:

• про приймання на роботу, переведення і звільнення працівників;

• надання відпусток;

• про заохочення і стягнення;

• внесення змін до трудової книжки;

• про зміни, що стосуються особистості працівника (зміна прізвища, найменування посади, заміщення посади за штатним розкладом та ін.)

Як правило, на ТОВ ТК «Полісся-Продукт» накази оформляються в спрощеній формі.

До облікових документів щодо кадрів ТОВ ТК «Полісся-Продукт» належать:

• Штатно-посадова  книга;

• Алфавітна   книга особового складу підприємства.

Як і всі облікові книги, алфавітна  та штатно-посадова книги нумерується, прошнуровується, скріплюється підписом керівника і печаткою.

До облікових документів по кадрах належить і табель обліку робочого часу. Табель являє собою іменний список працівників структурного підрозділу або у цілому по підприємству і ведеться відповідно до табельних номерів або в алфавітному порядку.

Ведення трудових книжок також є невід’ємною частиною кадрового діловодства у ТОВ ТК «Полісся-Продукт». Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві понад п'ять днів.

До трудової книжки заносяться відомості про роботу, про заохочення та нагороди за успіхи в роботі, відомості про стягнення до неї не заносяться.Трудові книжки зберігаються на підприємстві як документ сувороїзвітності. Відповідальність заведенняобліку, зберігання та видачу трудових книжок несе керівник відділу кадрів. Якщо в трудовій книжці заповнено всісторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем. Відокремлений вкладиш не єдійсним, тому він підшивається до трудової книжки, у якій ставиться штапм з написом «виданий вкладиш», а також позначаються його номер і серія.Таким чином, уповноважена особа веде книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, а також книгу обліку бланків трудових книжок.

Особова справа – це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників ТОВ ТК «Полісся-Продукт». На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Спочатку до особової справи заносяться документи, що відображають процес прийому на роботу, потім — усі основні документи які виникають протягом трудової діяльності працівника на ТОВ ТК «Полісся-Продукт». Доступ до особових справ обмеженим. Вони перебувають на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.

Також до кадрової документації ТОВ ТК «Полісся-Продукт» входить такий перелік документів:

1. Штатний розпис, який  складається на бланку підприємства і містить перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки і місячний фонд заробітної плати.

При зазначенні найменування посади у штатному розписі керуються «Класифікатором професій». 

2. Правила внутрішнього трудового розпорядку –  визначають організацію роботи на підприємстві, обов'язки працівників та адміністрації, режим роботи та інші питання. Загалом правила складаються в довіль­ній формі й містять таку інформацію:

• порядок прийняття на роботу праців­ників та звільнення їх з роботи;

• права й обов'язки роботодавця;

• права й обов'язки працівників;

• режим роботи;

• порядок заохочення за роботу;

• порядок накладення стягнення за по­рушення трудової дисципліни тощо.

3. Посадові інструкції регламентують організаційно-правове становище працівників, ними закріплені функції, права, обов'язки, відповідальність і взаємини працівника з іншими співробітниками підприємства. Розробляються керівниками структурних підрозділів на підставі наказу керівника підприємства.  Посадова інструкція складається з розділів : 

1. Загальні положення;

2. Обов'язки;

3. Права;

4. Відповідальність.

Підписується посадова інструкція керівником структурного підрозділу, затверджуються керівником підприємства, узгоджуються з юристом і доводиться до відома працівника під розписку.

Також до групи кадрових документів належать накази з особового складу, які регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання різного виду відпусток, стягнення, заохочення і відрядження.

Наказ з особового складу – це розпорядчий документ, що створюється керівником установи і регламентує прийняття громадян на роботу, звільнення, переміщення працівників на інші посади, відрядження, відпустки, заохочення. Складають накази на підставі заяв працівників, протоколів колегіальних органів тощо. Порівняно з наказами з основної діяльності, складання і оформлення наказів з особового складу має певні особливості. Констатуюча частина може бути відсутня. Розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази з особового складу. В індивідуальних – міститься інформація тільки про одного співробітника, у зведених – про кількох, незалежно під які управлінські дії вони підпадають (приймання на роботу, звільнення, зміна прізвища тощо). Складаючи зведені накази необхідно враховувати, що в одному документі не повинна міститися інформація з різними термінами зберігання, тому рекомендується виділяти накази про надання відпустки, відрядження і т. ін., які мають короткий (3 роки) термін зберігання, на відміну від наказів щодо кадрових переміщень, які зберігаються 75 років. Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформляють, як правило, окремими наказами