2. Служба персоналу: роль та місце в системі управління підприємством

Служба персоналом ТОВ ТК «Полісся-Продукт» носить комплексний характер і збудована на концепції, відповідно до якої робоча сила розглядається як не поновлюваний ресурс чи людський капітал, а як найважливіший вид ресурсу на підприємстві. Так, одним з важливих видів діяльності служби персоналуТОВ ТК «Полісся-Продукт» є прийом на роботу високопрофесійних працівників. Задачею залучення персоналу є забезпечення покриття потреби в якісному і кількісному відношенні з врахуванням місця і часу, а також ефективне поєднання характеру розв'язуваних підприємством задач з людською природою працівників, що виконують цю задачу.

Так, працівники служби персоналу ТОВ ТК «Полісся-Продукт», при прийомі на роботу орієнтується насамперед на те, де раніше працювала людина, одержуючи цю інформацію найчастіше з особистої бесіди чи трудової книжки в ході набору. Тому саме від ефективної роботи служби персоналу вже на начальному етапі (етапі підбору і відбору) залежить робота всього підприємства та можливість досягати стратегічних цілей. Управління персоналом як діяльність - більш широке поняття, ніж просте управління працівниками, і, в сучасних умовах господарювання, кадрова служба ТОВ ТК «Полісся-Продукт», яка займалась тільки чисто веденням обліку та оформленням документів, перетворилась у багатопрофільний відділ (службу) персоналу.

Роль кадрової служби в апараті управління безупинно зростає. Так, у період ринкової економіки на ТОВ ТК «Полісся-Продукт» виникає необхідність в обґрунтованому підборі, організації навчання, підвищенні кваліфікації, правильній оцінці і вихованні кадрів підприємства. Особливо зростає роль кадрової служби щодо набору випускників технікумів, інститутів і університетів, які володіють сучасними знаннями з таких дисциплін, як маркетинг, менеджмент, ринкова стратегія, ціноутворення і т.п.

Крім цього, з'явилась потреба у необхідності систематичного навчання - підвищення кваліфікації як працівників апарату управління ТОВ ТК «Полісся-Продукт», так і працівників, зайнятих оперативною діяльністю.

Кадрова служба на ТОВ ТК «Полісся-Продукт» складається із трьох людей. А саме начальнику відділу кадрів, менеджеру з персоналу та менеджеру з оплати праці. Структура служби персоналом представлена на рис. 2.1

Рис. 2.1. Структура служби персоналом у ТОВ ТК «Полісся-Продукт»

Менеджер з персоналу у ТОВ ТК «Полісся-Продукт» повинен виконувати таку роботу: організовувати роботу із забезпечення персоналом відповідно до загальних цілей розвитку підприємства, установи, організації та конкретних напрямів кадрової політики з метою найефективнішого використання, оновлення та поповнення персоналу; забезпечувати роботу з укомплектування підприємства, працівниками потрібних професій, спеціальностей згідно з кваліфікаційними рівнями і профілем отриманої ними підготовки та діловими якостями з урахуванням можливостей максимальної реалізації трудового потенціалу кожного працівника;безпосередньо брати участь у розробленні бізнес-планів у частині забезпечення трудовими ресурсами з урахуванням перспектив розвитку підприємства, змін у складі працівників через впровадження нової техніки і технології.

Також повинен вивчати ринок праці з метою визначення можливих джерел забезпечення потрібними кадрами; організовувати роботу з проведення досліджень, прогнозування та визначення потреби в кадрах на підставі планів економічного і соціального розвитку підприємства; розроблювати та реалізовує комплекс програм щодо роботи з персоналом із питань найму, звільнення, переводу робітників, залучення та закріплення працівників з урахуванням перспектив їх професійного захисту та розширення самостійності у сучасних економічних умовах; інформувати та консультувати керівників різних рівнів з питань організації управління персоналом; очолювати роботу з організації навчання персоналу, підготовки та підвищення кваліфікації, а також мотивації ділової кар’єри працівників; контролювати додержання трудового законодавства у роботі з персоналом. Забезпечувати постійне вдосконалення процесів управління персоналом на основі впровадження соціально-економічних та соціально-психологічних методів управління, передових технологій кадрової роботи, створення та ведення банку даних персоналу, стандартизації та уніфікації кадрової документації, застосування засобів обчислювальної та оргтехніки, комунікацій та зв’язку.

Ще менеджер з персоналу повинен організовуєвати проведення табельного обліку, складання і виконання графіків відпусток; контролювати стан трудової дисципліни і дотримання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку; забезпечувати складання встановленої звітності з обліку особистого складу та роботи з персоналом.

Служба персоналу ТОВ ТК «Полісся-Продукт» є відносно автономною і специфічною підсистемою загальної системи управління організацією; сукупністю взаємопов’язаних процесів управління людською діяльністю; виконавською діяльністю різних суб’єктів, які впливають на процес праці і персонал організації; сукупність методів впливу на поведінку людини в процесі трудової діяльності, а також сам процес взаємодії суб’єкта та об’єкта управління.

Головне призначення кадрової служби на ТОВ ТК «Полісся-Продукт» у тому, щоб керуватися у виконанні кадрової політики інтересами підприємства, а також діяти з урахуванням трудового законодавства, реалізації соціальних програм, прийнятих як на федеральному, так і на територіальному рівні.

Напрямки діяльності кадрової служби на ТОВ ТК «Полісся-Продукт» обумовлені тими ж чинниками, що і всього підприємства. Вони і визначають функції служби управління персоналом. Так, до функцій кадрової служби підприємства належать :

• визначення потреби в кадрах, планування кадрового забезпечення і руху кадрів;

• організація підбору, відбору, розміщення і виховання персоналу;

• дослідження і аналіз ділових, професійних і особистих якостей працівників підприємства;

• організація діловодства щодо роботи з персоналом;

• оцінка і періодична атестація персоналу підприємства;

• організація навчання і підвищення кваліфікації персоналу;

• формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів і управління їх просуванням по службі;

• поліпшення умов роботи і вирішення соціальних питань;

• розвиток мотивації, кар'єри працівників.

Діяльність кадрової служби ТОВ ТК «Полісся-Продукт» регламентується Положенням про кадрову службу.

Це положення включає наступні розділи:

1. Загальні положення. Це положення визначає основні завдання, функції, права і відповідальність кадрової служби, а також взаємовідносини служби з іншими підрозділами підприємства.

Кадрова служба є самостійним структурним підрозділом, створюється і ліквідується за рішенням керівника підприємства. Кадрова служба безпосередньо підпорядкована керівникові підприємства . Структура, штати, це положення, посадові інструкції працівників служби затверджуються керівником підприємства в установленому порядку.Кадрова служба у своїй діяльності керується чинним законодавством України, статутом, правилами внутрішнього трудового розпорядку, правилами і стандартами документаційного забезпечення управління, іншими нормативними документами, розпорядженнями керівника підприємства та цим положенням. На період відсутності керівника кадрової служби (відпустка, відрядження, хвороба тощо) його обов’язки виконує заступник керівника кадрової служби.

Усі працівники кадрової служби призначаються на посаду і звільняються з посади керівником підприємства в порядку, передбаченому правилами внутрішнього трудового розпорядку та чинним трудовим законодавством. Кадрова служба організує свою роботу на основі одноособовості з установленням персональної відповідальності посадових осіб служби за стан справ на дорученій ділянці роботи, виконання ними певних завдань і функцій.

Одноособовість поєднується з колегіальним обговоренням питань, що входять до компетенції служби. Кадрова служба має свою круглу печатку із зазначенням своєї назви та назви підприємства і штампи, необхідні для роботи. Зміни й доповнення до цього положення розробляються керівником кадрової служби, узгоджуються з керівниками підрозділів, з якими взаємодіє кадрова служба, вносяться на підставі наказу керівника підприємства.

2. Завдання кадрової служби є: здійснення заходів щодо добору та розстановки персоналу, вивчення відповідності їхніх ділових і моральних якостей роботі за професією, посадою. Створення резерву для висування на керівні посади та посади фахівців ключових ділянок управління та виробництва.Організація роботи з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, проведення атестації керівного складу та спеціалістів підприємства, впровадження сучасних форм роботи з персоналом. Забезпечення прав, пільг і соціальних гарантій працівників підприємства.

3. Функції відділу:визначаються ,виходячи із встановлених перед ним задач.

4. Права відділу. Перевіряти і контролювати дотримання в структурних підрозділах правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог законодавства про працю, використання працівників відповідно до їх спеціальності, професії, кваліфікації.Одержувати в установленому порядку від посадових осіб підприємства та керівників структурних підрозділів необхідні дані та документи з питань, що належать до компетенції служби.Брати участь у нарадах та інших заходах з питань роботи з персоналом, що проводяться на підприємстві, скликати наради з питань, що належать до компетенції кадрової служби.Вносити керівництву підприємства пропозиції з питань удосконалення роботи з персоналом, форм стимулювання працівників. Давати роз’яснення, рекомендації, вказівки, що входять до компетенції кадрової служби. Брати участь у розробленні і вдосконаленні організаційної структури та штатного розпису підприємства. Самостійно вести листування з питань добору, навчання персоналу, а також з інших питань, що входять до компетенції кадрової служби і не потребують узгодження з керівником підприємства.

Представляти інтереси підприємства з питань, що входять до компетенції кадрової служби, в органах державної влади, а також на інших підприємствах, в установах, організаціях.Вносити пропозиції щодо заохочення за успіхи в роботі та застосування заходів дисциплінарного впливу за порушення працівниками трудової дисципліни і правил внутрішнього трудового розпорядку.

5. Відповідальність.Кадрова служба несе колективну відповідальність за:

невчасне і неналежне виконання покладених на неї завдань і функцій. Невикористання в повній мірі наданих їй прав.Недотримання вимог чинного законодавства та внутрішніх організаційно-нормативних документів при здійсненні функцій, покладених на кадрову службу.Недостовірність відомостей, статистичної звітності та інформації з питань, що належать до компетенції кадрової служби.

6. Взаємовідносини з іншими підрозділами.Кадрова служба взаємодіє: з іншими структурними підрозділами підприємства з питань: отримання заявок на працівників;пропозицій щодо заохочення працівників;матеріалів щодо застосування до працівників заходів дисциплінарного впливу за порушення трудової дисципліни та правил внутрішнього трудового розпорядку;пропозицій щодо графіку відпусток та конкретних дат надання відпусток працівникам відповідно до затвердженого графіка. Надання: копій наказів про прийняття, переведення і звільнення працівників;затвердженого графіку відпусток та копій наказів про внесення змін до графіку (якщо такі зміни відбулися);виписок з плану підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників.

З бухгалтерією з питань: отримання: довідок про заробітну плату для оформлення пенсійних справ; відомостей для складання та видачі довідок працівниками на їхню вимогу про роботу на підприємстві, займану посаду і розмір заробітної плати.Надання: наказів про прийняття, переведення, звільнення, надання відпусток та заохочення працівників; проектів наказів про прийняття, переведення та звільнення матеріально відповідальних осіб; табеля обліку робочого часу ; графіку відпусток (наказів про внесення змін до нього); листків тимчасової непрацездатності до оплати.

З юридичним відділом (юрисконсультом) з питань: отримання: інформації про зміни в трудовому законодавстві, законодавстві про соціальне забезпечення, інших нормативно-правових актах; роз’яснень щодо чинного законодавства й порядку його застосування. Надання: проектів трудових договорів, контрактів (якщо є підстави їх застосування); заявок на пошук необхідних нормативно-правових актів.

В таблиці 2.2 наведено норми часу на виконання робіт з оформлення документів у відділі кадрів ТОВ ТК «Полісся-Продукт».

Таблиця 2.2

Норми часу на виконання робіт з оформлення документів у ТОВ ТК «Полісся-Продукт»

№ позиції	Найменування та зміст роботи	Одиниця вимірювання обсягу робіт	Час на одиницю вимірювання обсягу робіт, людино-годин	Разом
1.	Оформлення документації під час прийому на роботу:	х	х	х
1.1	–керівників, професіоналів,фахівців	2	0,74	1,48
1.2	–робітників	626	0,46	287,96
2.	Оформлення документації у разі звільнення з роботи	628	0,45	282,6
3.	Складання та коригування графіка відпусток	132	0,10	13,2
4.	Складання списку працівників, які йдуть на пенсію	2	0,08	0,16
5.	Звіт про кількість кількість працівників, їх якісний склад	1089	12,4	13503,6
					14089

Таким чином проаналізувавши скільки одиниць часу витрачається на вимірювання обсягу робіт і знаючи скільки становить річний фонд робочого часу одного працівника можна визначити нормативну чисельність працівників які будуть зайняті добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації та обліком кадрів. Вони визначаються за формулою:

Н=Тз/Ф*Кн

де: Н – нормативна чисельність працівників,зайнятих добором, розстановкою,підвищення кваліфікації таобліком кадрів, чол.;

Тз – загальна трудомісткість типового складу робіт за рік, людино-годин;

Ф – річний фонд робочого часу одного працівника,год.;

Кн – коефіцієнт, який враховує заплановані невиходи працівника (відпустки,хвороби тощо).

Річний фонд одного працівника розраховується за формулою:

Т=Дк*Чскп*tст

де: Дк – кількість календарних днів у даному періоді;

Чскп – середньооблікова кількість працюючих у даному періоді;

Tст – середньовстановлена тривалість зміни,год.

Т=211*1*8=1688 годин.

Н=14089/1688*1,15=9,59=10 чол.

Таким чином на ТОВ ТК «Полісся-Продукт» у відділі кадрів повинно працювати не дві людини а десять.

Кадрова політика у ТОВ ТК «Полісся-Продукт» у звязку з недостатньою кількістю працівників у відділі кадрів не може охопити увесь перелік завдань які повинен виконувати менеджер з персоналу.Таким чином він виконує тільки основні роботи. Асаме: оформлення документації на прийняття та звільнення працівників, складання та коригування графіків відпусток, складання списку працівників, які йдуть на пенсію,складає звіт з праці (1-ПВ).

За змістом кадрова політика у ТОВ ТК «Полісся-Продукт» охоплює на жаль лише такі розхділи як : прийняття, нарахування заробітної плати, звільнення.Але якщо б вона вирішувала хоча б такі проблеми, як: цілеспрямоване, планомірне і збалансоване формування та підготовка кваліфікованих працівників, безперервне підвищення їх професійної майстерності, загальна освіта та постійне виховання кадрів; раціональне використання кадрів, моральне та матеріальне стимулювання їх діяльності, розвиток спеціальних здібностей, формування задоволеності працею; організація кадрової та соціальної роботи, контроль за діяльністю кадрів; формування і розвиток комплексної системи управління людськими ресурсами то мотиваційна сила впливу кадрової політики на працівників підприємства і тих, хто міг б в ній працевлаштуватися була б кращою.

Тобто, співробітники підприємства знали , що проробивши на ТОВ ТК «Полісся-Продукт» деякий період могли отримати премії, що тягне за собою задоволення від праці і таке інше.

У ТОВ ТК «Полісся-Продукт» використовують нормативно-правове забезпечення. Це комплекс внутрішніх нормативних документів, які широко використовуються в менеджменті персоналу для регулювання трудової діяльності.

Такими документами є: колективний договір підприємства; правила внутрішнього трудового розпорядку; положення про структурні підрозділи; посадові інструкції; правила експлуатації технологічного та іншого устаткування; норми й правила з охорони праці та безпеки праці.Таким чином, кадрова політика ТОВ ТК «Полісся-Продукт» відповідає чинному законодавству України.

Стан процесу плинності характеризується загальним коефіцієнтом плинності (KJ, ідентифікованим коефіцієнтом плинності (К ) і коефіцієнтом інтенсивності плинності кадрів. Загальний коефіцієнт плинності використовується для оцінювання розмірів плинності в цілому по організації і в її підрозділах.

Він розраховується за звітний період (місяць, квартал, рік) як відношення чисельності працівників, звільнених за прогули й інші порушення трудової дисципліни та звільнених за власним бажанням, до середньоспискової чисельності працівників.Процес плинності та руху персоналу у ТОВ ТК «Полісся-Продукт» представлено в таблиці 2.3.

Таблиця 2.3

Показники плинності та руху персоналу ТОВ ТК «Полісся-Продукт»

№ з/п	Показники	2012 р.	2013 р.	2014 р.	Відхилення 2014 р. до 2012 р.
					+/-	%
1.	Середньооблікова кількість штатних працівників, осіб	841	865	1089	248	29,48
2.	Прийнято працівників, осіб	123	133	162	39	31,71
3.	Вибуло працівників, осіб, у тому числі:	72	159	107	35	у 4 р.б.
3.1	- за власним бажанням	72	159	107	35	у 4 р.б.
4.	Коефіцієнт прийняття кадрів	0,15	0,15	0,15	0,00	х
5.	Коефіцієнт вибуття кадрів	0,45	0,18	0,09	-0,36	х
6.	Коефіцієнт плинності кадрів	0,45	0,18	0,09	-0,36	х

Проаналізувавши дані таблиці 2.3, можна зробити висновки проте, що коефіцієнт обороту з прийняття у 2014 році в порівнянні з 2012 роком залишився незмінним і становить 0,15. Ці дані означають, що на даному підприємстві стали приймати на роботу більшу кількість працівників у 2013 та 2014 роках. Коефіцієнт вибуття кадрів та коефіцієнт плинності кадрів на протязі всього аналізованого періоду були на одному рівні, це пов’язано з тим, що всі звільнені працівники вибували з підприємства за власним бажанням. Таким чином, коефіцієнт вибуття кадрів та коефіцієнт плинності кадрів у 2014 році в порівняні з 2012 роком зменшився на 0,36 пункта.

Завдяки чіткій організації виробництва і праці, а отже, кращому використанню всіх виробничих ресурсів, поліпшуються економічні показники діяльності підприємства. Цим створюються кращі фінансові можливості для підвищення якості трудового життя персоналу (зростання трудових доходів, поліпшення умов праці тощо). Якщо керівництвоТОВ ТК «Полісся-Продукт» буде розробляти координувану систему планування кар’єри з системою оплати праці та системою навчання та розвитку персоналу, надання працівникам можливостей отримати новий досвід з тим, щоб підтримувати їх зацікавленість і робочу мотивацію, а також задовольняти потреби працівників у заповненні існуючих вакансій, тоді працівники будуть прагнути працювати на даній фірмі.