2. Виды деловых совещаний

Типы совещаний

Содержание

Действия руководителя

1. Инструктивное совещание

Передать распоряжение и необходимые сведения сверху вниз по схеме управления для более быстрого и эффективного исполнения. В определенный мере на инструктивном совещании действует коллективный разум: уточняются задания, высказываются предложения по наилучшему их выполнению. Продолжительность такого совещания не более 30 минут. Периодичность 2-3 раза в неделю.

Доводит до сведения собравшихся принятые администрацией решения, которые обычно конкретизируются для каждого исполнения и выдаются в письменном виде.

2. оперативное (диспетчерское) совещание

Получение руководителем информации о текущем состоянии дел на производстве, обеспечивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Здесь не делают докладов, главными задачами являются получение первичной информации от всех руководителей подразделений, служб, отделов и принятие решения по координации их деятельности в соответствии с планом на квартал. Целесообразно выделить определенный день недели, точное время проведения и установить постоянную группу участников, остальные участники приглашаются по мере необходимоcnи. Иногда диспетчерское совещание проводится для рассредоточенных организаций по радио, телефонной или мобильной связи. Важно вести это совещание в жестком темпе, намеренно исключая препирательства различных служб. Продолжительность 1,0 /1,5 часа.

Выявляет наличие так называемых «узких мест», причин отставаний и сбоев, здесь же принимает необходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения. Таким образом, решаются вопросы контроля выполнения плана и обеспечения ресурсами подразделений, попадающих на «критический путь» выполнения плана.

3. Проблемное (стратегическое) совещание

Поиск лучшего управленческого решения по обсуждаемой проблеме. Решения на такого рода совещания обычно формируются в результате дискуссии и принимаются после голосования. Обычно проводится по следующей схеме: основной доклад руководителя, содоклады; далее вопросы к докладчикам, дискуссия по каждому вопросу, выработка и принятие решений. Регламент такого совещания: основной доклад 20-30 минут, содоклады – 5-10 минут, вопросы по одной минуте, дискуссия от 3 до 5 минут. Общая продолжительность составляет от 4 до 8 часов с перерывом на обед

Основной доклад обычно готовит первый руководитель. В нем определяются проблемные вопросы, альтернативы их решения, экономические затраты, методы решения. Руководитель обеспечивает коллегиальное обсуждение стратегического вопроса и принятие решения

4. Научно – техническое совещание

Лучшим является вариант, когда участники совещания заранее получили обсуждаемые материалы и имели время изучить их. В этом случае можно совещание проводить с одним кратким докладом руководителя, сразу начиная с вопросов по существу и комментариев ведущего совещания. Участники проблемного совещания могут высказывать и отстаивать свою точку зрения. Такое совещание повышает чувство ответственности работников за принимаемые решения. Регламент совещания состоит из докладов, вопросов, дискуссий и принятия решения. Доклад 15 -20 минут, вопросы по 1 минуте, дискуссия – 2-3 минуты на каждого. Общая продолжительность совещания – 1 -2 часа.

Основной доклад готовит руководитель организации в письменной форме: научный доклад, технико – экономическое обоснование, реферат и др. Задача совещания заключается во всесторонней оценке доклада, выдаче экспертных заключений, анкетировании участников и формулировании коллективного мнения. Роль руководителя заключается в обеспечении коммуникаций между участниками, проведении своей генеральной линии и достижении результат.