2. Ввод данных в таблицы бд
Ввод данных можно осуществить напрямую, открыв таблицу. При этом данные в таблице отображаются в форме, сходной с представлением данных в электронных таблицах (см. рис.). В каждой строке размещается информация об одном объекте, описываемом информацией, содержащейся в таблице.
Задание 4. Откройте таблицу «Услуги» (для этого можно дважды щелкнуть по значку таблицы в окне БД или выделить нужную таблицу и щелкнуть кнопку Открыть) и введите данные (перечень оказываемых услуг и их стоимость – см. рис.) в записи таблицы (значение поля «КодУслуги» Access определяет автоматически, присваивая при создании новой записи очередной номер). Закройте таблицу, сохранив изменения.
Задание 5. Введите в таблицу «Исполнители» список исполнителей заказов. Вводить нужно только данные (инициалы и фамилию) в поле ФИО. Например: «ооосипов» (в соответствии с маской будет введено «О.О.Осипов»), «кккукушкин» – «К.К.Кукушкин», «иогришина» – «И.О.Гришина. Значение счетчика определяется автоматически.
Фирма готова к работе: определен перечень оказываемых услуг и их исполнители – сотрудники фирмы!
Такой способ ввода данных оказывается неудобным для ввода данных в подчиненные таблицы (например, в таблицу «Заказы»), так как для ввода данных в нее нужно знать значения ключевых полей соответствующих записей из главных таблиц. Например: заказ относится к конкретному клиенту, следовательно, чтобы связать его с клиентом необходимо знать номер клиента, заказ делается на конкретную услугу, следовательно, нужно знать ее код, заказ поручается конкретному исполнителю, следовательно, нужно знать его номер. Реальные таблицы базы данных обычно достаточно большие и содержат десятки столбцов и сотни строк. Естественно, что такая таблица целиком не помещается на экране. Кроме того, в таких таблицах, как правило, заполняются или редактируются не все столбцы. Выполнять такие операции в большой таблице неудобно. Для удобства работы с данными в БД создаются формы.
3. Создание форм
Для создания формы следует переключиться в окне БД на вкладку «Формы» и щелкнуть кнопку Создать. При этом раскрывается диалоговое окно Новая форма. В этом окне следует указать способ создания формы и таблицу, для которой создается форма.
Наиболее простой способ создания формы (диалогового окна для просмотра и редактирования информации, содержащейся в отдельной записи БД) – использование автоформ (Автоформа: в столбец, Автоформа ленточная, автоформа: табличная). В этом случае форма для выбранной из списка таблицы создается автоматически по описанию таблицы.
В форму по желанию пользователя могут быть включены элементы управления для ввода данных в таблицу и кнопки, позволяющие перемещаться между записями таблицы. Созданная форма отображается на экране, при ее закрытии Access запрашивает подтверждение ее сохранения и имя (обычно имя совпадает с именем соответствующей таблицы).
3.1. Создание формы с помощью инструмента «Форма»
При помощи инструмента «Форма» можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.
В области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.
На вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма.
Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.
Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице «Сотрудники», и между таблицами «Сотрудники» и «Заказы» определено отношение «один-ко-многим», то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы «Заказы», относящиеся к текущей записи сотрудника. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных в форму.