4. Указатели

Указатель – это словарь основных терминов, содержащихся в документе, содержащий наименование терминов с указанием страниц документа, на которых раскрывается их смысл.

Существует несколько правил, позволяющие создать хороший указатель:

1. Используемость. Убедитесь, что вы включили в указатель документа все основные темы, учли все возможные формулировки и термины.

2. Удобочитаемость. Важно использовать термины, понятные всем читателям, независимо от их степени знакомства с предметной областью.

Создание указателя в Word – интерактивный процесс, выполняемый частично вручную, частично автоматически. Процесс создания указателя состоит из трех стадий:

1. Обозначение элементов указателя в документе.

2. Задание параметров указателя.

3. Создание индекса.

Word сортирует все элементы указателя в алфавитном порядке, вставляет номер страницы и удаляет повторы. В процессе обработки указателя Word вставляет коды, обозначающие начало и конец темы, и вносит в список соответствующие номера страниц. Каждый элемент указателя маркируется кодом XE, но все коды являются скрытыми знаками. Чтобы отобразить их на экране, нажмите кнопку Непечатаемые символы стандартной панели инструментов.

4.1. Создание элементов указателя

В диалоговом окне Определение элемента указателя можно добавить основные и второстепенные элементы, а также вставить перекрестные ссылки диапазоны страниц.

Создать элемент указателя можно двумя способами:

1. если вы работаете с текстом (словом или фразой), который уже содержится в документе, выделите и используйте его;

2. если требуется добавить элемент указателя, который не соответствует слову или фразе документа, расположите текстовый указатель в нужном абзаце.

Чтобы добавить элемент указателя, выполните следующие действия:

1. Выделите фрагмент текста или разметите текстовый курсор в нужном месте и нажмите клавиши Alt+Shift+X. На экране появится диалоговое окно Определение элемента указателя.

2. Если текст был предварительно выделен, он окажется в поле Основной элемент указателя. При необходимости его можно отредактировать. Если текст не был выделен, введите элемент указателя вручную.

3. Нажмите кнопку Пометить, чтобы закрыть окно и ввести код элемента указателя в документ.

Выделите слово «Указатель» в начале четвертого раздела и создайте из него элемент указателя. Создайте элементы указателя для терминов Удобочитаемость» и «Используемость»

Чтобы собрать вместе все ссылки на конкретный термин, воспользуйтесь диалоговым окном Определение элемента указателя. Выделите термин, нажмите клавиши Alt+ Shift+X, и нажмите кнопку Пометить все. Теперь Word просмотрит весь документ и вставит коды во всех местах, где упоминается выделенный термин.

Пометьте все термины «Процесс».

4.2. Создание указателя

Если в документе отмечены все элементы указателя, то Word готов обработать их и создать указатель. В процессе обработки программа собирает все элементы, сопоставляет им номера страниц и сортирует в алфавитном порядке. В конце процедуры указатель будет вставлен в документ в месте расположения текстового курсора.

Расположите текстовый курсор в конец документа. Выберите команду Вставка, Ссылка, Оглавление и указатели. На вкладке Указатель задайте формат элементов указателя и номеров страниц.

Выводы:

1. Средства структуризации документа устойчиво работают только в том случае, если пользователь при создании документа применял стандартные средства форматирования, например, библиотеку стилей. Средства структуризации позволяют быстро найти в документе любой объект, а также внести необходимые изменения в структуру.

2. В структурированном документе оглавления формируются автоматически по команде пользователя. Элементы оглавления обладают свойствами перекрестных ссылок.

3. Большие документы могут быть снабжены сносками (обычными и концевыми, перекрестными ссылками и переметными указателями, что способствует повышению информативности документа и облегчает работу с ним.