3.2. Перекрестные ссылки

При работе над длинными документами, в одной части которого регулярно приходится ссылаться на другую, можно воспользоваться перекрестными ссылками, которые существенно облегчают участь читателя. Word позволяет ссылаться на различные элементы документа: заголовки, разделы, сноски и закладки.

Для создания перекрестной ссылки достаточно:

1. Установите курсор в нужное место текста.

2. Выберите команду Вставка, Ссылка, Перекрестная ссылка. На экране появится диалоговое окно Перекрестные ссылки.

3. В раскрывающемся списке выберите тип объекта, на который организуется ссылка: Абзац, Заголовок, Закладка, Сноска, Концевая сноска, Формула, Рисунок, Таблица.

4. Выберите в списке Вставить ссылку на элемент, который нужно вставить в документ в месте расположения текстового курсора.

5. В поле Для кого выделите элемент, на который нужно сослаться.

6. Нажмите кнопку Вставить.

7. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы вернуться к документу.

Для проверки работоспособности перекрестной ссылки нужно щелкнуть по ней, удерживая клавишу Ctrl.

Задание 2.

Создайте перекрестную ссылку, позволяющую осуществить переход от заголовка «3. Сноски и перекрестные ссылки» к подзаголовку «3.2. Перекрестные ссылки».

Задание 3.

Убедитесь, что созданные вами оглавления обладают свойствами перекрестных ссылок.

4. Указатели

Указатель – это словарь основных терминов, содержащихся в документе, содержащий наименование терминов с указанием страниц документа, на которых раскрывается их смысл.

Существует несколько правил, позволяющие создать хороший указатель:

1. Используемость. Убедитесь, что вы включили в указатель документа все основные темы, учли все возможные формулировки и термины.

2. Удобочитаемость. Важно использовать термины, понятные всем читателям, независимо от их степени знакомства с предметной областью.

Создание указателя в Word – интерактивный процесс, выполняемый частично вручную, частично автоматически. Процесс создания указателя состоит из трех стадий:

1. Обозначение элементов указателя в документе.

2. Задание параметров указателя.

3. Создание индекса.

Word сортирует все элементы указателя в алфавитном порядке, вставляет номер страницы и удаляет повторы. В процессе обработки указателя Word вставляет коды, обозначающие начало и конец темы, и вносит в список соответствующие номера страниц. Каждый элемент указателя маркируется кодом XE, но все коды являются скрытыми знаками. Чтобы отобразить их на экране, нажмите кнопку Непечатаемые символы стандартной панели инструментов.

4.1. Создание элементов указателя

В диалоговом окне Определение элемента указателя можно добавить основные и второстепенные элементы, а также вставить перекрестные ссылки диапазоны страниц.

Создать элемент указателя можно двумя способами:

1. если вы работаете с текстом (словом или фразой), который уже содержится в документе, выделите и используйте его;

2. если требуется добавить элемент указателя, который не соответствует слову или фразе документа, расположите текстовый указатель в нужном абзаце.

Чтобы добавить элемент указателя, выполните следующие действия:

1. Выделите фрагмент текста или разметите текстовый курсор в нужном месте и нажмите клавиши Alt+Shift+X. На экране появится диалоговое окно Определение элемента указателя.

2. Если текст был предварительно выделен, он окажется в поле Основной элемент указателя. При необходимости его можно отредактировать. Если текст не был выделен, введите элемент указателя вручную.

3. Нажмите кнопку Пометить, чтобы закрыть окно и ввести код элемента указателя в документ.

Выделите слово «Указатель» в начале четвертого раздела и создайте из него элемент указателя. Создайте элементы указателя для терминов Удобочитаемость» и «Используемость»

Чтобы собрать вместе все ссылки на конкретный термин, воспользуйтесь диалоговым окном Определение элемента указателя. Выделите термин, нажмите клавиши Alt+ Shift+X, и нажмите кнопку Пометить все. Теперь Word просмотрит весь документ и вставит коды во всех местах, где упоминается выделенный термин.

Пометьте все термины «Процесс».