12.Организационная структура и функции служб по связям с общественностью на предприятии.

Возможный штат отдела по связям с общественностью:

-Начальник отдела PR; -Специалист по созданию и распространению оперативной информации;

-Менеджер по работе с СМИ;

-Журналист;

-Спичрайтер;

-Менеджер по спецпроектам;

-PR-продюсер;

- Специалист по социологическим и маркетинговым исследованиям;

-Специалист по работе в Интернете; -Секретарь-делопроизводитель отдела; - Художник-дизайнер.

В зависимости от размеров компании и от масштабов предполагаемой PR-деятельности, штат сотрудников отдела PR может быть значительно сокращен.

1. Менеджер по работе со СМИ может одновременно выполнять обязанности журналиста и специалиста по созданию и распространению оперативной информации, а в некоторых случаях, и специалиста по работе в Интернете. 

2. Менеджер по спецпроектам также может исполнять роль PR- продюсера. 

3.. Начальник отдела PR может поработать спичрайтером.

4. Функции специалиста по социологическим и маркетинговым исследованиям исполнит отдел маркетинга Вашей компании. Если такового не имеется, значит, острой необходимости в оперативном получении социологической и маркетинговой информации пока еще нет. Следовательно, придется довольствоваться либо информацией сторонних организаций, либо статистическими данными, добытыми из других источников

5. Художник-дизайнер может быть привлечен на договорной основе под выполнение ряда конкретных заказов. 

Итак, проявив чудеса изобретательности, можно сократить отдел до 4-х человек: начальника-спичрайтера, писателя-распространителя информации и новостей, менеджера по спецпроектам-продюсера и секретаря-делопроизводителя. А уж такой штат может позволить себе содержать даже самый экономный и расчетливый руководитель НЕБОЛЬШОЙ компании. Если же и это покажется Вам чрезмерным, значит, время Вашего PR еще не пришло. 

Орг.структура

Профессиональная деятельность в паблик рилейшнз проходит в определенных организационных формах, имею­щих свои особенности.

Опыт показывает, что эти формы имеют вполне сложив­шуюся структуру и отвечают функциям ПР, возможностям специалистов, специфике выполняемых ими задач и запросам рынка ПР-услуг.

Подразделение в структуре фирмы (организации, ведомства).

Такая форма имеет ряд преимуществ. Прежде всего, находясь внутри фирмы, ПР-служба живет общими проблема­ми и участвует в разработке философии (концепции) и полити­ки (программы) фирмы и реализует затем эту политику своими средствами. Сотрудники службы могут самостоятельно, без привлечения руководящих работни­ков, сотрудничать со средствами массовой информации.

Структура же этого подразделения может быть различ­на: В Службе по связям с общественностью комбината "Норильский никель" работают информационно-аналитичес­кая группа, группа маркетинга и рекламы, пресс-служба, группа ярмарок и выставок. Она активно взаимодействует с соц. службой комбината.

Департамент по связям с государственными органами, общественностью и средствами массовой информации акци­онерного общества "Нефтяная компания "ЛУКОЙЛ" состоит из трех основных подразделений: отдел по работе с прессой и рекламе, отдел выставок и отдел по работе с гос. органами и общ. орг-ями.

ПР-структура внутри фирмы наряду с преимуществами имеет и свои недостатки. Она может оказаться замкнутой в круге сложившихся представлений, которые превалируют на фирме. Еще нужно учесть, что у нас пока нет достаточной на­учно-методической базы ПР. В таких условиях трудно достичь высокого профессионализма и работа нередко строится на ос­нове собственного понимания проблемы и задач ПР.

ПР-функции может выполнять отдельный сотруд­ник. Так как ПР-структура требует немалых ресурсов и по силам не каждой фирме или орг-ии.

Ведающий ПР сотрудник должен участвовать в анализе ситуации, в которой действует фирма, в выработке ее страте­гии, в выборе средств реализации этой стратегии. Это позво­лит ему быть в курсе всего происходящего. При этом сотруд­ник ПР должен получать все повестки дня и протоколы засе­даний руководящего органа, чтобы иметь возможность зара­нее предложить на рассмотрение соотв. вопрос.

Самостоятельная фирма (агентство) как юридичес­кое лицо, как субъект предпринимательской деятельнос­ти. У этой формы со всеми присущими ей правами и обязанно­стями, есть свои и преимущества, и недостатки.

Руководители консультационных агентств, подчеркива­ет С.Блэк, независимы и могут дать непредвзятый и объективный совет, а к советам посторонних специалистов прислушива­ются, как правило, более внимательно, чем к советам своего штатного консультанта. Если же заказчика не устраивает рабо­та агентства, всегда можно отказаться от него.

Однако, посторонняя фирма может не иметь достаточ­ной информации о политике и повседневной деятельности организации, и ее придется посвящать в суть каждого намеча­емого мероприятия. Возможно и непостоянство обслужива­ния, поскольку штат консультативных фирм более предраспо­ложен к текучести, чем собственные сотрудники.

Привлечение ПР-структуры со стороны избавляет со­трудников организации и от выполнения несвойственных им функций, да они к тому же и не обладают для этого опытом и знаниями. А в кризисных ситуациях необходимо управляемое распространение информации, чего трудно добиться от внутренней структуры

Работу в сфере ПР может выполнять самостоятель­ный консультант как субъект предпринимательской дея­тельности.

Проанализировав деятельность службы ПР, мы теперь можем выделить основные функции, которые выполняет эта служба:

ПР является неотъемлемой частью всякой современной управленческой деятельности и тщательно планируется, обеспечивая гармонизацию государственной, экономической и общественной деятельности.

Служба ПР обеспечивает коммуникацию между учреждением, фирмой и различными контингентами общественности.

Она предвидит и интерпретирует общественное мнение, поведение и реакцию, которые могут положительно или отрицательно сказаться на планах или деятельности организации.

Служба ПР обеспечивает благоприятную деловую атмосферу в отношениях между руководством и сотрудниками учреждения, информирует и консультирует руководство всех уровней относительно принятия решений, контактов и развития ситуаций.

Она изучает общественное мнение, потребности, интересы, вкусы людей, выявляет их изменения и предлагает соответствующие коррективы в деятельности учреждения, фирмы.

Также она планирует и реализовывает усилия по оказанию влияния на общественное мнение.

ПР осуществляет и оценивает реальные программы для достижения понимания обществом деятельности отдельной организации.

Служба ПР анализирует воздействие учреждения, фирмы на общественность.

Предотвращает случаи непонимания, опровергает ложные слухи, также устраняет попытки дискредитации предприятия.