Лабораторная работа №3 (лпк1_3) Построение запросов – расчетов. Объединение данных. Цель: научить студентов

Основные понятия

Запрос -расчет

Запрос - это инструмент, позволяющий: объединять данные, содержащиеся в разных таблицах, осуществлять различного типа выборки и расчеты.

В MsAccessсуществуют вычисления, которые можно выполнить в запросе, например найти сумму по значениям одного поля, перемножить значения двух полей или вычислить дату и т.д. В запросах можно выполнять вычисления следующих типов

• пользовательские вычисления предназначены для выполнения расчетов с числовыми значениями и данными типа Дата для каждой записи с использованием данных из одного или нескольких полей. Для ввода таких выражений необходимо создать новое вычисляемое поле непосредственно в бланке запроса.

• встроенные вычисления - с их помощью можно рассчитать следующие значения по группам записей или по всем записям, отобранным в запросе: сумма, среднее, число значений, минимальное или максимальное значение, стандартное отклонение или дисперсия.

Результаты вычислений не запоминаются в базовой таблице. Они снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных. Обновить вычисленные результаты вручную невозможно.

Объединение данных

В режиме запросов существует механизм, позволяющий объединять данные из двух или нескольких таблиц для последующей работы с ними. Для этого при добавлении в запрос нескольких таблиц или запросов необходимо соединить их линиями объединения. А затем указать параметры объединения: «один к одному» или «один ко многим». В первом случае будут выбраны только те записи из обеих таблиц, значения полей, связи которых совпадают. Во втором случае будут выбраны все данные из исходной таблицы и только те записи из второй, у которых совпадут значения полей связи.

Задание

1. Создать структуру базы Учет движения ТМЦ.

2. Создать и заполнить таблицы: Товары, Остаток, Приход, Расход.

3. Создать запросы: Остаток На Начало, Оборотная Ведомость.

4. Создать отчеты: Остаток на начало периода, Оборотная ведомость, Остаток на конец периода.

Порядок выполнения работ

1. Создать структуру БД Учет движения ТМЦ.

2. Создание таблиц:

Таблица 2.3 Товары:

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
		Размер поля	Число десятичных знаков
Код	Счетчик
Наименование	Текстовый	30
Цена	числовой	С плавающей точкой	2

— Таблицы - Создать — Конструктор - ОК;

— установить курсор в следующую пустую запись;

— закрыть окно;

— Сохранить изменение макета структуры таблицы - ОК;

— Имя таблицы: Товары - ОК;

— Создать ключевое поле: Нет.

Таблица остаток

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
		Размер поля
Код	Числовой
КолОст	Числовой	Целое

Таблица приход

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
		Размер поля
Код	Числовой
КолПрих	Числовой	Целое

Таблица расход

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
		Размер поля
Код	Числовой
КолРасх	Числовой	Целое

Заполнить таблицы:

Таблица Товары

- выделить таблицу Товары - Открыть;

- заполнить таблицу:

код	Наименование	Цена
1	Ручка шариковая	6,0
2	Ручка шариковая	9,5
3	Ручка шариковая	6,0
4	Тетради 12 листов	1,0
5	Тетради 48 листов	9,0
6	Тетради 48 листов	13,0
7	Степлер	22,0
8	Скотч широки	3,5
9	Скотч узкий	1,5
10	Линейка деревенная 30 см	5
11	Линейка пластмассовая 25 см	6,0
12	Линейка пластмассовая 10 см	3,0
13	ластик	2,0
14	ластик	5,0
15	ластик	2,5

Таблицы остаток приход расход

Остаток		Приход		Расход
код	Кол ост.	код	Кол прих.	код		Кол расход.
1	5	1	10	1		8
2	10	2	5	2		3
3	10	3	5	3		5
4	50	4	100	4		50
5	30	5	50	5		60
6	10	6	100	6		25
7	40	7	50	7		2
8	32	8	51	8		1
9	24	9	90	9		10
10	12	10	23	10		21
11	12	11	20	12		3
12	3	12	14	13		10
13	7	13	20	14		19
14	5	14	20	15		8
15	3	15	34

3. Создание запросов с добавляемыми расчетными полями:

запрос Остаток На Начало:

- выделить Запросы - Создать - Конструктор - ОК;

- добавление таблицы: выделить таблицы Товары и Остаток (при нажатой клавише Ctrl) - Добавить - Закрыть;

- связать таблицу Товары с таблицей Остаток по полю Код: для этого щелкнуть мышкой по полю Код из таблицы Товары и, не отпуская ее, дотянуть до поля Код из таблицы Остаток;

- изменить тип связи: выделить соединительную линию (щелкнуть один раз мышкой по линии, при этом линия станет толще), щелкнуть правой кнопкой мыши, выбрать Параметры объединения, установить флажок у «Объединение всех записей из «Товары», и только тех записей.....»;

- выбрать поля из таблицы Товары, для этого последо­вательно установить курсор в Поле, с помощью списка выбрать из таблицы Товары: Код, Наименование, Цена;

- из таблицы Остаток добавить поле КолОст;

- вставить новое поле (в первую свободную колонку) Сумма - для вычисления стоимости товара: Сумма: Цена*КолОст

- закрыть окно;

- Сохранить изменения макета или структуры запроса: Да;

- Имя запроса: Остаток На Начало Запрос Оборотная Ведомость:

- добавить таблицы: Товары, Остаток, Приход, Расход;

- связать таблицу Товары с остальными таблицами по полю Код;

- изменить тип связи: (последовательно для всех таблиц) , выделить соединительную линию, щелкнуть правой кнопкой мыши, выбрать Параметры объединения, установить флажок у «Объединение всех записей из «Товары», и только тех записей...»;

- из таблицы Товары добавить поля: Код, Наименование, Цена;

- из таблицы Остаток добавить поле Кол Ост;

- из таблицы Приход добавить поле Кол Прих;

- из таблицы Расход добавить поле Кол Расх;

- вставить новое поле для вычисления стоимости товара для остатка на начало периода: Сумма Ост: Цена* Кол Ост

- вставить новое поле для вычисления стоимости товара для прихода:

Сумма Прих: Цена* Кол Прих

- вставить новое поле для вычисления стоимости товара для расхода:

Сумма Расх: Цена * Кол Расх:

- вставить новое поле для вычисления количества остатка товара на конец периода:

КолКон; КолОст+КолПрих-КолРасх

- вставить новое поле для вычисления стоимости товара для остатка на конец периода: Сумма Кон: Цена* Кол Кон

4. Создание отчетов:

Отчет Остаток на начало месяца (см. рис. 2.3.3):

- выделить Отчеты - Создать - Мастер отчетов;

- выбрать из списка источника данных запрос: Остаток На Начало - ОК;

- выбрать доступные поля: все, Далее - Далее - Далее;

- Макет: Табличный, Ориентация: Книжная;

- Настроить ширину полей для размещения на одной странице

- Далее;

- Стиль: Строгий - Далее;

- имя отчета: Остаток на начало месяца - Готово. Отчет Остаток на конец месяца (см. рис. 2.3.3)

- выбрать из списка источника данных запрос: Оборотная Ведомость;

- выбрать доступные поля: Код, Наименование, Цена, Кол Кон, Сумма Кон;

- имя отчета: Остаток на конец месяца;

Отчет Оборотная ведомость (см. рис. 2.3.2):

- выбрать из списка источника данных запрос: Оборотная Ведомость;

- выбрать доступные поля: выбрать поля в следующем порядке: Код, Наименование, Цена, Кол Ост, Сумма Ост, Кол Прих, Сумма Прих, Кол Расх, Сумма Расх, Кол Кон, Сумма Кон.

- Макет: Табличный, Ориентация: Альбомная;

- имя отчета: Оборотная ведомость;

- перейти в режим Конструктор и откорректировать названия в заголовке в соответствии с приведенным образцом.

5. Конструирование отчетов

5.1. Установить поля и ориентацию страницу: Файл -Параметры страницы - Поля: все поля 10 мм; - Страница: книжная для остатков и альбомная для Оборотной ведомости;

5.2. Конструирование области Заголовок отчета:

- выполнить форматирование заголовка: полужирный, курсив, размер 20 пт, выровнять по центру.

5.3. Конструирование области Верхний колонтитул:

- увеличить область верхнего колонтитула: установить курсор в нижнюю границу области верхнего колонтитула, курсор изменит вид на крест, щелкнуть левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, перетащить вниз;

- опустить вниз все имеющиеся наименования: подвести курсор к нужному объекту, чтобы он принял вид руки, щелкнуть кнопкой мыши и, не отпуская ее, переместить объект вниз;

Рис. 2.3.2