4. Автоматизація обліку витрат

Кожен бухгалтер розуміє, що бухгалтерський облік необхідно автоматизувати, тому що  без автоматизації бухгалтерського обліку неможлива автоматизація управління діяльністю підприємства. Автоматизація процесу виробництва повинна забезпечувати повний облік фактичних виробничих витрат за статтями та елементами як у розрізі центрів відповідальності, так і по підприємству в цілому.

Умовою функціонування АРМ бухгалтера обліку витрат на виробництво є формування на машинних носіях необхідної вихідної інформації, що виникає при розв'язанні завдань з обліку необоротних активів, виробничих запасів, заробітної плати, фінансово – розрахункових операцій, обліку готової продукції та її реалізації. Уся ця інформація повинна бути представлена у вигляді єдиної бази даних бухгалтерських записів відповідно до вимог АРМ бухгалтера з обліку витрат на виробництво.

Для введення обліку на досліджуваному підприємстві частіше використовується  програма 1С: Підприємство, а саме її версія 8.1. Це універсальна програма масового призначення для автоматизації бухгалтерського і податкового обліку, що включає підготовку обов'язкової звітності. Використовуючи цю програму можна обліковувати виробничі процеси, починаючи з моменту придбання сировини до випуску вже готової продукції. При цьому виробничі операції автоматично відображатимуться як у бухгалтерському, так і в податковому обліку. Протягом місяця витрати, пов’язані з виробничою діяльністю підприємства, відображаються на рахунках обліку витрат. Основною перевагою системи “1С: Бухгалтерія” є те, що синтетичні рахунки витрат можна побудувати на трьох або п’яти рівнях. Це дає можливість деталізувати виробничі витрати за статтями й об’єктами, що сприятиме повнішому розподіленню непрямих витрат та уникненню арифметичних помилок під час здійснення такого розподілу. За рахунок впровадження цієї комп’ютерної програми можна досягти ефекту в частині: наскрізного і своєчасного оперативно – виробничого планування й обліку виробництва, що дає змогу на 20–30% знизити втрати безпосередньо в центрах відповідальності; уникнення необлікованих нестач матеріальних цінностей на 3–5%; зниження необґрунтованої видачі ті продукції за рахунок скорочення загальновиробничих та адміністративних запасів у виробничі підрозділи на 10–15%; зниження виробничої та повної собівартості витрат на 3–5%. Господарські операції, пов’язані зі списанням матеріалів на виробництво, оприбуткуванням зернових культур розрахунком їх собівартості та відпускної ціни, відображають в обліку за допомогою, що підпорядкований довіднику “Номенклатура”, міститься перелік матеріалів і затрат, потрібних для виробництва. Підсумковий розрахунок собівартості продукції, виготовленої підприємством, виконується автоматично за допомогою документа “Закриття місяця”. Цей документ проводить велику частину регламентних операцій у бухгалтерському та податковому обліку. Причому кожна регламентна операція виконується не більше одного разу на місяць для бухгалтерського обліку та раз на квартал для податкового обліку. Для виробництва такими регламентними операціями є:  коригування фактичної вартості номенклатури; розрахунок і коригування собівартості продукції; переоцінка вартості запасів; формування залишку незавершеного виробництва (для податкового обліку). Протягом місяця продукції ведеться за плановою собівартістю, а наприкінці місяця розраховується її фактична собівартість. При розрахунку фактичної собівартості випущеної продукції автоматично формуються записи на різницю між плановою та фактичною собівартістю готової продукції і напівфабрикатів, розподіляються прямі та непрямі витрати за підрозділами.

Залежно від специфіки виробництва на підприємстві при розмежуванні  загальновиробничих витрат застосовують різні бази розподілу. База розподілу витрат  відображається  у регістрі відомостей “Методи розподілу непрямих витрат організацій”. У даній  колонці вибирається один із 4-х методів розподілу: обсяг випуску – береться кількість випущеної в звітному періоді продукції; планова собівартість – використовується планова вартість випущеної продукції; оплата праці – взято суму витрат за статтями з видом “Оплата праці”;  матеріальні витрати – необхідною є сума витрат за статтями з видом “Матеріальні витрати”.

Якщо для загальновиробничих витрат потрібно встановити загальний спосіб розподілу, в цьому випадку не зазначаються рахунок витрат, підрозділ та стаття витрат. Так само можна встановити загальний спосіб розподілу всіх витрат, що акумулюються на одному рахунку.

Регламентовані звіти призначені для зовнішніх користувачів. Регламентованим звітом, що вміщує інформацію по рахунку 23 “Виробництво”, є  форма  № 1  “Баланс”  та  № 50–с. –г.  “Основні економічні показники роботи сільськогосподарських підприємств”. Стандартні звіти є складовою типової конфігурації та дозволяють отримувати бухгалтерські підсумки в розрізі рахунків, видів валют та видів “Субконто”. 

Отже, автоматизація обліку господарської діяльності є вкрай потрібною при сучасному розвиткові комп’ютерних технологій. Ведення автоматизованого обліку виробництва продукції дасть можливість глибше вивчити залежність обсягів виробництва та витрат на виробництво від факторів зовнішнього і внутрішнього середовища.

Завдання обліку витрат на виробництво інформаційно пов'язані із суміжними ділянками обліку і підсистемами інформаційної системи підприємства. Лише незначна в обсязі вихідна інформація формується на підставі первинних документів.

Процес обліку витрат на виробництво організовується у вигляді певної схеми робочих місць, яка відбиває взаємодію різних працівників при реалізації облікових функцій. У цю схему повинні входити робочі місця всіх працівників, функціональні обов'язки яких певною мірою пов'язані з веденням бухгалтерського обліку. До них належать не тільки особи, які здійснюють документування, систематизацію й узагальнення інформації, не тільки особи, які використовують цю інформацію при виконанні функцій бухгалтерського обліку і керування, а й технічний персонал, який забезпечує оформлення документів, їх архівування, відображення тощо. На робочих місцях бухгалтерських працівників увесь комплекс робіт пов'язаний із розв'язанням завдань бухгалтерського обліку, у той час як для іншого персоналу функції, пов'язані з бухгалтерським обліком, не є основними і займають лише частину робочого часу. Тому організація АРМ для таких категорій персоналу доцільна лише за умов виконання на АРМ їхніх основних функцій. Найбільш раціональним є розподіл АРМБ з обліку витрат на виробництво на три категорії.

АРМБ обліку витрат на виробництво І категорії призначено для формування і підготовки первинної інформації, що формується безпосередньо на місцях виникнення інформації. АРМБ вирішує завдання обліку витрат на виробництво, яке стосується окремих підрозділів і дозволяє організувати систематичне і своєчасне виявлення відхилень від нормальних умов, проводити оперативний облік і здійснювати внутрішній аудит. На АРМБ II категорії контролюється інформація, одержувана з АРМБ І категорії, вирішуються регламентні і запитні завдання з обліку витрат на виробництво в цілому по підприємству. АРМБ III категорії призначено для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, узагальнення зведених даних витрат на виробництво, здійснення оперативного контролю за використанням трудових, матеріальних ресурсів і грошових коштів, організації внутрішнього аудиту.

На АРМБ з обліку витрат на виробництво І категорії здійснюються такі роботи:

• формування нормативно-довідкової інформації;

• введення та контроль первинних даних;

• розрахунок нормативної собівартості готової продукції (видів послуг, товарів), нормативної собівартості бракованої продукції;

• формування даних, отриманих з інших АРМБ і від інформаційної системи, про фактичну витрату виробничих запасів та за іншими прямими витратами;

• угрупування витрат за статтями;

• розподіл витрат за об'єктами обліку;

• визначення витрат за місце виникнення витрат.

На АРМБ І категорії формується і відображається така вихідна інформація:

• відомість відхилень від норм фактичних витрат на виробництво;

• відомість аналітичного обліку загальновиробничих витрат;

• модель аналізу загальновиробничих витрат.

Для контролю за слушністю і повнотою розподілу загально – виробничих і адміністративних витрат на АРМБ II категорії формується “Відомість загальновиробничих і адміністративних витрат” (якщо така відомість існує в інформаційній системі).

Бухгалтер аналізує і контролює витрату коштів, проводить порівняння з плановими показниками як у кількісному, так і у вартісному вираженні.

Бухгалтер, аналізуючи собівартість, виявляє відхилення, пропонує конкретні заходи щодо раціонального використання матеріальних, трудових ресурсів та грошових коштів. Дана відомість відображає не тільки кінцеві результати, а й проміжні дані.

Керівники підприємства, маючи таку, інформацію, оперативно здійснюють необхідні корективи виробничої діяльності з метою отримання найбільшого ефекту шляхом зниження витрат на виробництво.

На АРМБ з обліку витрат на виробництво II категорії виконуються такі роботи:

• розподіл витрат за об'єктами обліку в цілому по підприємству;

• закриття рахунків;

• формування реєстрів аналітичного обліку за рахунками;

• калькулювання собівартості продукції;

• розрахунок фактичної собівартості готової продукції, робіт і послуг;

• аудит витрат на виробництво в цілому по підприємству.

На АРМБ по обліку витрат на виробництво III категорії зважуються такі завдання:

• аналіз відхилень фактичних витрат від поточних норм, правильність віднесення витрат на відповідні вироби, замовлення, види послуг тощо, виявлення причин і винуватців відхилень;

• складання звітності на рівні підприємства;

• моделювання витрат на виробництво;

• аудит господарської діяльності підприємства;

• вироблення і прийняття управлінських рішень з мобілізації

внутрішніх резервів.

В інформаційній системі автоматизація обліку побудована таким чином. У системі реалізовано два основних способи списання прямих витрат на виробництво (матеріалів, комплектуючих тощо):

• списання за нормами;

• списання без норм.

Для списання без норм використовують документи “Акт списання” та “Акт виконаних робіт”. При цьому контрагентом виступає спеціальний елемент довідника “Контрагенти” – виробництво, в картці якого рахунки відображають рахунок витрат на виробництво. Проводка в документі списання має списувати ТМЦ з кредиту рахунка ТМЦ (рахунок з карток ТМЦ) в дебет рахунка “Виробництво” (константа “Основне виробництво” або рахунок з картки контрагента “Виробництво” ). Прибуткування готової продукції здійснюється за допомогою документа “Прибуткова накладна” з використанням того самого контрагента “Виробництво”. Проводка в документі прибуткування має виконувати прибуткування готової продукції (рахунок ТМЦ в картках номенклатури готової продукції) з кредиту рахунка “Виробництво”. Для правильного подальшого формування документів з реалізації готової продукції слід вказувати в картках ТМЦ готової продукції значення ПДВ як “Основна ставка ПДВ”. При формуванні прибуткових документів обчислюватиметься сума ПДВ за рядками. Але в господарській операції документа не повинна бути присутня проводка з ПДВ. У такому разі ПДВ не використовуватиметься і матиме інформативний зміст.

Документ “Акт виконаних робіт” (меню –“Журнали документів” – “Акти виконаних робіт” – “Введення нового”) використовується при реалізації послуг іншим організаціям або населенню та при списуванні оборотних активів, необхідних для надання послуг (списання прямих витрат на виробництво).

Висновки

Становлення ринкових відносин в нашій державі обумовлює необхідність удосконалювати господарський механізм і зокрема управління економічними процесами на підприємствах і об’єднаннях незалежно від форм власності. Важливе місце в системі управління ланками економіки – підприємством і їх підрозділами займає бухгалтерський облік господарської діяльності.

Для досягнення своєї основної мети – максимізації прибутку кожне підприємство повинне здійснити витрати грошових, матеріальних та трудових ресурсів. Під витратами розуміють обсяг спожитих необхідних для здійснення підприємницької господарської діяльності виробничих ресурсів. Методологічні засади формування інформації про витрати в бухгалтерському обліку наведені в П(С)БО 16 “Витрати”.

Новий підхід до поділу витрат, що формують собівартість виник після введення національних П(С)БО. В сучасних умовах підприємства відходять від визначення цехової, виробничої і повної собівартості, а розраховують два види собівартості: виробнича собівартість продукції, собівартість реалізованої продукції.

На підприємствах з цілю економії витрат необхідно було б замість журналу фіксувати фактичні витрати сировини і основних матеріалів в спеціальних нагромаджувальних документах, які можна було б прикласти в якості первинних документів до звітів про рух сировини і матеріалів, що знаходяться під записом у майстра (бригадира, технолога). Було б доцільним фіксувати фактичні вихід готових виробів за кожну зміну, і не стільки як засіб контролю за збереженням цінностей, скільки для того, щоб мати інформацію про результати використання сировини і основних матеріалів.

Більше уваги на підприємствах слід було б приділити обліку і розподілу непрямих витрат. Варто було б вести облік витрат на утримання і експлуатацію машин і устаткування в підрозділах підприємства. Доцільно було б фіксувати в спеціальних журналах фактичну завантаженість окремих апаратів і обладнання з ним щоб можна було оцінити рівень ефективності їх використання. Крім цього це дало б змогу більш чітко і точно визначити фактичну участь конкретних видів обладнання в виробництві конкретних видів виробів, таким чином більш точно розподілити витрати на утримання і експлуатацію машин і механізмів в розрізі видів виробів.

Вирішення цих та інших питань удосконалення первинного обліку є вкрай важливим для забезпечення ефективнішого функціонування підприємства.

Список використаної літератури

1. Блонська В. І., Васильців Т. Г., Гринкевич С. С., Заярна Н. М., Качмарик Я. Д., Масленніков О. Ю., Міценко Н. Г., Маринич І. А., Ященко О. І. Економіка підприємства: теорія і практикум: [навчальний посібник] / В.І. Блонська – Львів: “Магнолія 2006”, 2008.

2. України Закон ”Про підприємництво” від 07.02.91 № 698 – ХІІ[ електронний ресурс] / Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/2356.

3. України Закон ”Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.99 № 996 – XIV [електронний ресурс] / Режим доступу:http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/996.

4. Іванов Ю., Котлярів Є. Реформована собівартість (калькування у промисловості)// Бухгалтерія – 2004 – 4 травня.

5. Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. №291/ [електронний ресурс] / Режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/z0893.

6. Куцик П.О. Облік і контроль витрат за центрами відповідальності /П.О. Куцик // Вісник ЛКА – Сер. Економічна – Вип.6 – Львів, 1999 – С.254 – 258.

7. Національні стандарти бухгалтерського обліку в Україні Львів “Інтелект – Захід”, за редакцією Хом'яка Р. Л.

8. Положенні (стандарт) бухгалтерського обліку № 30 “Біологічні активи”/ [електронний ресурс] / Режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/z1456.

9. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 “Витрати”, затверджене наказом Мінфіну України від 31.12.99 р. № 318/ [електронний ресурс] / Режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/z0027.

10. Регістри бухгалтерського обліку Затверджено наказом Міністерства фінансів України за № 88 від 24. 05. 1995 року/ [електронний ресурс] / Режим доступу: http://zakon0.rada.gov.ua/laws/show/z0168.

11. Сук П. Групування витрат виробництва в умовах ринку/ П.П. Сук / Економіка АПК – 2000 – №1 – С.55 – 57.

12. Цал – Цалко Ю. Витрати підприємства: [підручник] / Ю. Цал – Цалко: – К.: ЦУЛ, 2002 – 647с.

13. Чабанова Н. В., Василенко Ю.А. “Бухгалтерський фінансовий облік” / Н.В. Чабанова: – Київ – 2002р – 672с.

14. Галузі народного господарства України (ЗКГНГ): Затверджено наказом Мінстату України від 24.01.94 № 21 / [електронний ресурс] / Режим доступу: http://zakon.nau.ua/doc/?code=v0021202.

15. Облік у селянському (фермерському) господарстві: Посібник / За ред. М. Я. Дем'яненка. – К.: ІАЕ, 2001. – 403 с.

16. Івахненков С.В. Класифікація програмного забезпечення обліку і контролю / С. В. Івахненков // Бухгалтерський облік і аудит. – 2006. – № 7. – С. 55–64.

17. “Дебет – Кредит”український фінансово – бухгалтерський портал / Виробництво в“1С:Бухгалтерії 8.1”/ [електронний ресурс] / Режим доступу:http://dtkt.com.ua/?lang.

18. Житна І. П. Нескреба А. М. Економічний аналіз господарської діяльності підприємства / І.П. Житна: – Київ. Вища школа. 2006. 190 с.

19. Безруких П. С. Бухгалтерський облік в промисловості. М. Фінанси і статистика / П.С. Безруких: 2004 – 263 с.

20. України Закон “Про власність” від 01.07.1993 р. №3356 – XII з послідуючими змінами та доповненнями / [електронний ресурс] / Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/697.