83. Особенности регистрации и размещения гостей. Виды и правила расчетов за проживание.

Особенностями регистрации и размещения являются следующие аспекты деятельности данной службы:

- регистрация и размещение являются важнейшими функциями данной службы, т. к. именно с них начинается пребывание клиентов в гостинице => важнейшую роль здесь играют формальности: начиная от правил общения с клиентами и заканчивая формальностями, необходимыми при регистрации;

- условия размещения играют одну из ведущих ролей при формировании у клиента впечатления о гостинице: при размещении необходимо еще раз согласовать условия предварительного бронирования (в том случае, если оно имело место: категорию номера, наличие удобств, вид из окон, цену, срок пребывания и т. д.), чтобы избежать ошибок и недоразумений.

Виды и правила расчетов за проживание. В своей деятельности гостиничные предприятия очень часто используют гарантированное бронирование услуг размещения, которое предполагает ответственность гостиницы за сохранение свободного номера для гостя до определенного времени после предполагаемой даты его прибытия. В свою очередь гость берет на себя обязательство оплаты зарезервированного номера даже в случае его неиспользования, если не была осуществлена процедура отмены брони.

Обычно гарантированное бронирование обеспечивается после предоплаты услуг размещения, которая осуществляется следующими способами:

- полная предварительная оплата услуг;

- оплата услуг кредитной картой (гостиница блокирует на банковском счете гостя определенный депозит, обычно в размере платы за одну ночь пребывания);

- авансовый депозит, предполагающий внесение клиентом определенного размера денежных средств (стоимость одних суток проживания) перед своим пребыванием;

- гарантия туристских агентов. В данном случае гарантом бронирования выступает туристское агентство, которое в случае срыва брони несет ответственность за покрытие расходов;

- туристский ваучер, который свидетельствует о предоплате клиентом услуге размещения турагентству.

Пытаясь снизить ущерб от неявки гостей, осуществивших бронирование, гостиницы прибегают к «двойному» или «чрезмерному» бронированию, т. е. Принимают заявки больше реального количества свободных номеров (на 5%, 8%, 10%). Однако такой подход должен быть тщательно продуман и четко отрегулирован. Если гостиница не в состоянии выполнить обязательства по принятым заказам, она рискует потерять клиентов, чья броня не была выполнена, а также расторгнуть деловые отношения с туристскими компаниями.

Рассматривая вопрос правил и видов расчетов за проживание необходимо упомянуть также и об основах договорной работы в туризме, а именно о видах соглашений между туристическими организациями и гостиницами.

Отношения эти регулируются Гостиничной Конвенцией (1970г.), которая с 1993 года используется как Кодекс отношений между гостиницами с одной стороны и турагентствами и туроператорами с другой (название: Кодекс отношений между гостиницами и турагентствами Всемирной федерации ассоциаций турагентств (УФТАА) и Международной гостиничной ассоциации (МГА) –НЕ УВЕРЕНА, ЧТО ЭТО ИМЕННО ТОТ КОДЕКС, НО ДР. ПОДОБНЫХ ДОКУМЕНТОВ НЕ ОБНАРУЖИЛА). В ней оговаривается, что турфирма не может устанавливать для своих клиентов цены выше, чем они установлены по договору комиссии.

Взаимоотношения с гостиничными предприятиями определяются, в основном, следующими соглашениями:

- договор о квоте мест с гарантией заполнения 30-80%.

При этом турфирма гарантирует оплату от 30% до 80% выделенной квоты, даже если места не будут использованы.Остальную часть квоты фирма имеет право аннулировать в установленные сроки. По этому договору турфирма получает более низкие, чем обычные тарифы, цены;

- договор о квоте мест без гарантии заполнения.

Места, не использованные в установленные сроки, заполняются гостиницей, а фирма рассчитывается с гостиницей по обычным тарифам;

- договор о твердой закупке мест с полной оплатой.

Турфирма гарантирует гостинице полную оплату выделенных мест, независимо от их заполнения. Цены на размещение ниже, чем обычно (в среднем на 15-20%-???);

- договор о текущем бронировании.

Фирма не получает от гостиницы никакой квоты мест. При обращении клиента она направляет гостинице заявку на бронирование и только по получении от нее подтверждения, производит продажу гостиничных услуг. При таком договоре действуют обычные тарифы на гостиничные места.

Согласно статье 11 данного Кодекса «Расценки»: «Владелец будет придерживаться оговоренных в контракте расценок, указанных в валюте страны владельца либо иной, если это указано в контракте. Тем не менее, долгосрочные контракты могут содержать положения о корректировке расценок»

Согласно статье 13 «Суммы, причитающиеся владельцу»:

- пункт б. «Турагентство, заключившее гостиничный контракт, несет ответственность за оплату всех оговоренных услуг, за исключением случаев, когда по договоренности счет будет оплачиваться непосредственно клиентом»;

- пункт в. «В случае длительного проживания турагентство в соответствии с условиями контракта будет в течение всего этого времени оплачивать гостинице стоимость оказанных услуг»;

- пункт г. «В случаях, когда услуги гостиницы оплачивает непосредственно клиент, владелец гарантирует турагентству оплату его комиссионных за оговоренные услуги»;

- пункт д. «При таких непосредственных расчетах владелец может по своему усмотрению принимать к оплате только кредитные карты».