3.5 Организационная структура управления предприятием. Характеристика применяемой автоматизированной системы управления

Структура управления проектируемой СТО имеет достаточно простой вид, что позволит обеспечить слаженную работу всех подразделений и существенно снизит издержки. Общая схема управления представлена на рисунке 3.6.

Рисунок 3.6 – Структура управления проектируемого предприятия

Для того чтобы организация была устойчивой, должны выполняться следующие требования:

1) наличие цели в иерархии;

2) полномочия и ответственность распределяются на основе компетентности;

3) ответственность понимается как обязательство выполнять поставленные задачи и отвечать за их удовлетворительное решение или последствия решения;

4) иерархия власти закреплена формально, при этом власть руководства должна поддерживаться другими формами власти кроме традиционной;

5) существование в организации системы нематериального стимулирования труда и удовлетворение потребностей высшего порядка;

6) предоставление полномочий должности, а не лицу, ее занимающему, и наличие ограничений: корпоративная культура, традиции, финансы, производственная необходимость и др.

Важнейшей проблемой СЦ является проблема обеспечения тесной взаимосвязи между структурными подразделениями. Такая взаимосвязь обеспечивается посредством осуществления следующих мер:

• улучшение связей между специалистами по работе с клиентами или по заказу запчастей и производственным персоналом (техниками участков);

• назначение специальных работников координаторов;

• децентрализация процесса ремонта и обслуживания.

На предприятии для информатизации управления будет применятся автоматизированная система управления СЦ «Менеджер автосервиса».

АИСУ позволяет выполнять предварительную запись клиентов на техническое обслуживание (ТО) автомобилей, планировать загрузку постов ремзоны СЦ, оформлять заказ-наряды, резервировать ресурсы под конкретный заказ-наряд, формировать заказы на поставку запчастей «под клиента» и на пополнение склада, контролировать процессы ремонта автомобилей и состояние складов, регистрировать и оформлять оплату товаров и услуг, контролировать взаиморасчеты с клиентами и поставщиками, учитывать выработку механиков для начисления заработной платы, осуществлять мониторинг работы СЦ в режиме реального времени, получать информацию об эффективности работы СЦ и прибыльности бизнеса. Реализована поддержка различных марок и моделей автомобилей.

Схема документооборота, представленная на рисунке 3.7, включает:

1 - Предварительная запись на техническое обслуживание;

2 - Идентификация Клиента и его автомобиля в базе;

3 - Прием клиента, обсуждение проблем с автомобилем;

4 - Оформление заказ-наряда;

5 - Формирование списка работ;

6 - Формирование списка запчастей;

7 - Назначение механиков на работы;

8 - Выдача\получение запчастей по ЗН;

9 - Отметка ремзоны о выполнении работ по ЗН;

10 - Информирование клиента о выполнении ЗН и вручение счет-фактуры для оплаты;

11 - Оплата счет фактуры и получение акта работ;

12 - Заказ запчастей.

Рисунок 3.7 – Схема документооборота АСУ «Менеджер автосервиса»

Преимущества внедрения данной АИСУ:

• Максимизация прибыльности бизнеса за счет оптимального планирования и использования ресурсов СЦ, минимизации уровня складских запасов с помощью ABC-анализа спроса на запчасти и затрат;

• Улучшение качества обслуживания клиентов путем:

- ускорения бизнес-процессов записи на обслуживание, оформления ЗН, оплаты товаров и услуг по принципу «готов автомобиль - готов счет»;

- быстрого поиска информации с помощью фильтрации и штрих-кодовой технологии;

- автоматизации формирования заказов «под клиента» и на пополнение склада;

- сокращения ручного ввода за счет применения справочников и исключения двойного ввода информации;

- компьютерной подготовки документов с помощью шаблонов;

- знания истории обслуживания автомобилей клиента;

- упрощения связи с клиентами посредством SMS-сообщений и электронной почты;

• Повышение качества управленческих решений на основе результатов мониторинга и анализа операционной эффективности работы СТО в режиме реального времени.

• Повышение эффективности работы и взаимодействия персонала СЦ

• Позволяет создать современную полнофункциональную информационную систему управления автосервисным предприятием с единым информационным пространством, стандартизированными бмзнес-процессами и централизованной базой данных.

• Масштабирование информационной системы от одного до нескольких десятков пользователей.

Данный программный продукт имеет достаточно высокий рейтинг надежности и качества, а потому рекомендован к применению.