5. КОНТРОЛЬ И РЕГУЛИРОВАНИЕ ХОДА РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

После составления плана проекта обычно начинается его выполнение. При этом руководителю проекта и исполнителям надо следить за ходом работ, чтобы вовремя заметить расхождение между планом и фактическим выполнением. Отклонения опасны тем, что могут привести к задержке выполнения всего проекта, превышению бюджета или низкому качеству. Поэтому при выполнении запланированных работ необходимо производить сбор фактических данных о состоянии работ, сравнивать их с плановыми, и при необходимости, вырабатывать соответствующие управляющие воздействия.

Наиболее часто для отслеживания состояния работ по проекту используется метод освоенного объема (Earned Value Management — EVM). Метод освоенного объема является мощным средством измерения и оценки проекта, а также инструментом для реализации обратной связи в рамках управления проектом. Метод освоенного объема следует рассматривать не только как инструмент мониторинга и учета текущего состояния проекта, но и как инструмент прогнозирования и оперативного планирования. В связи с этим метод освоенного объема, по сути, является одним из основных средств контроля и оперативного управления на стадии реализации проекта.

Метод освоенного объема позволяет получить обоснованные и своевременные ответы на следующие важные для успеха всего проекта вопросы:

•Отстает проект от графика или опережает его?

•Насколько эффективно используется время?

•Какова вероятная продолжительность проекта?

•Находится проект в рамках или за рамками бюджета?

•Насколько эффективно используются ресурсы?

•Насколько эффективно должны использоваться ресурсы для успешного завершения проекта?

•Какова ожидаемая стоимость проекта?

•Будет проект завершен в рамках или за рамками бюджета.

Основы использования метода освоенного объема одни и те же, независимо от размера и типа проекта, поэтому рассмотрим методику использования метода освоенного объема на примере условного проекта П, распределение затрат которого во времени приведено в таблице 13.

60

Таблица 13

Распределение затрат во времени проекта П

Базовыми показателями метода освоенного объема являются:

•плановые объемы (Planned Value — PV);

•освоенные объемы (Earned Value — EV);

•фактические затраты (Actual Cost — AC).

Показатель плановых объемов PV показывает, какой объем работ должен быть выполнен на конкретный момент времени в соответствии с планом проекта, т. е. каков должен быть прогресс в выполнении проекта на определенную дату. Плановые объемы — это численное выражение объемов работ, запланированных к выполнению в соответствии с графиком на текущую дату.

Например из таблицы 10 следует, что показатель плановых объемов PV на конец первого месяца выполнения работ по проекту П равен 4 д. е.

Показатель освоенных объемов EV показывает фактически выполненные объемы работ на контрольную дату, выраженные в показателях плановой стоимости этих работ. В простейшем случае для определения освоенного объема работ на контрольную дату можно использовать следующую формулу:

EV = PV Процент выполнения работ на контрольную дату,

где PV ─ плановый объем работы на контрольную дату.

Например, для проекта П выяснилось, что на конец первого месяца Работа 1 выполнена на 25 %. Это означает, что показатель EV проекта П на конец первого месяца равен

61

EV = 4 0,25 = 1 д. е.

Показатель фактических затрат AC показывает фактическую (реально сложившуюся) стоимость выполненных объемов работ, то есть совокупность всех затрат, возникших в ходе выполнения работ на текущую дату. Например, для проекта П по окончании работ первого месяца выяснилось, что реально на выполнение Работы 1 было затрачено 2 д. е., то есть показатель фактических затрат AC проекта П на конец первого месяца имеет значение 2 д. е.

Базовые показатели метода освоенного объема являются основой для принятия решений о текущем состоянии проекта и прогнозирования его развития в будущем. Для этого с их использованием обычно рассчитываются следующие аналитические и прогнозные показатели:

•отклонения (Variances):

—по расписанию (по срокам) (Schedule Variance — SV);

—по затратам (по стоимости) (Cost Variance — CV);

—при завершении (Variance at Completion — VAC);

•индексы (Indexes):

—выполнения расписания (Schedule Performance Index — SPI);

—выполнения бюджета (Cost Performance Index — CPI);

—необходимой эффективности (To-Complete Performance Index — TCPI;

• прогнозы (Forecasts):

—прогнозная продолжительность проекта (Time Estimate at Completion — EACt);

—прогнозная стоимость проекта (Estimate at Completion — EAC);

—отклонение при завершении (Variance at Completion — VAC).

Отклонение по расписанию (по срокам) определяется как разность между освоенным объемом и плановым:

SV = EV ─ PV .

В общем случае значение SV < 0 означает, что работы по проекту выполняются медленнее, чем планировалось. Если значение SV > 0, то это означает, что работы по проекту выполняются быстрее, чем планировалось.

Для проекта П

SV = EV ─ PV = 1 ─ 4 = ─ 3 д. е.,

то есть показатель SV указывает, что проект отстает от графика.

Индекс выполнения расписания рассчитывается путем деления освоенного объема на плановый объем

SPI = EV/PV .

В общем случае значение SPI < 1 означает, что работы по проекту выполняются медленнее, чем планировалось. Если значение SPI > 1, то это означает, что работы по проекту выполняются с опережением графика.

Для проекта П

SPI = EV /PV = 1/4 = 0,25.

62

Индекс выполнения расписания SPI также показывает, что проект П выполняется с отклонением от графика в сторону запаздывания.

Используя индекс выполнения расписания SPI и средние плановые объемы в расчете на единицу времени, можно определить оценку продолжительности проекта при завершении EACt (при условии, что текущие тенденции сохранятся и в будущем).

Прогнозная продолжительность проекта EACt определяется следующим образом:

EACt = (BAC/SPI)/(BAC/Nt) = Nt /SPI ,

где BAC — плановый бюджет проекта (сумма затрат на все работы); Nt — количество периодов реализации пpoeкта.

Для проекта П плановый бюджет проекта BAC = 100, а Nt = 12, поэтому прогнозная продолжительность будет равна

EACt = (100 /0,25) /(100/12) = 48 месяцев.

Изначально плановая продолжительность проекта П составляла 12 месяцев. Теперь оценка продолжительности изменилась, а именно — увеличилась. Таким образом, руководитель проекта П понимает, что если тенденции в выполнении проекта не изменятся, то проект завершится на тридцать шесть месяцев позже планового срока. Конечно, такая оценка является приблизительной, но, тем не менее, она отражает объективную ситуацию. Для уточнения оценки необходимо использовать расчет сетевой модели, построенной с учетом полученных фактических результатов. Такая процедура может оказаться необходимой, когда прогнозная продолжительность проекта не показывает нарушения графика, но при этом такое нарушение имеет место, например, в случае, когда некритические работы выполняются с опережением графика, а некоторые критические работы запаздывают.

Отклонение по затратам (по стоимости) определяется как разность между освоенным объемом и фактическими затратами

CV = EV − АС.

В общем случае значение СV < 0 означает, что работы по проекту идут с перерасходом бюджета. Если значение СV > 0, то это означает, что работы по проекту выполняются более экономно, чем планировалось.

Для проекта П

СV = EV − АС = 1 − 2 = − 1 д. е.,

то есть показатель СV указывает, что на текущий момент затраты по проекту больше, чем планировались.

63

Показатели освоенного объема и фактических затрат используются для определения индекса выполнения бюджета как одного из важнейших показателей эффективности проекта. Индекс выполнения бюджета CPI определяется как частное от деления освоенного объема и на фактические затраты

CPI = EV/AC.

Для проекта П

СPI = EV/AC = 1 / 2 = 0,5.

Индекс выполнения бюджета СPI указывает, что на текущий момент имеется перерасход бюджета.

Прогнозная стоимость проекта ЕАС показывает полный бюджет проекта при его завершении при условии, если текущие тенденции в выполнении проекта сохранятся. Для определения прогнозной стоимости проекта необходимо полный бюджет проекта разделить на индекс выполнения бюджета

ЕАС = ВАС/СРI .

Для проекта П

ЕАС = ВАС/СРI = 100/0,5 = 200 д. е.

Таким образом, руководитель проекта П понимает, что если тенденции, которые сложились на текущий момент не изменятся, то для выполнения проекта потребуется не 100 д. е., как планировалось, а 200 д. е. Отклонение при завершении проекта будет равно

VAC = ВАС − ЕАС = 100 − 200 = −100 д. е.,

то есть проект П завершится с 100 % перерасходом средств.

Индекс необходимой эффективности показывает, какой эффективностью должны обладать дальнейшие работы по проекту для выполнения бюджета проекта. Индекс необходимой эффективности определяется путем деления оставшихся объемов на оставшийся бюджет

ТСРI = (ВАС − EV)/(BAC − АС) = (100 − 1)/(100 − 2) = 1,07.

Полученный результат говорит о том, что для выполнения бюджета дальнейшие работы по проекту П должны производиться с CPI, равным 1,07.

Достаточно часто в практике оперативного управления проектом на стадии реализации используется так называемый критический коэффициент (Critical Ratio — CR), который представляет собой произведение индекса выполнения расписания и индекса выполнения бюджета:

CR = SPI CPI.

64

Этот коэффициент является обобщающим показателем текущего состояния проекта.

Для проекта П

CR = SPI CPI = 0, 25 0, 5 = 0, 125,

что говорит о неудовлетворительном состоянии дел после первого месяца реализации проекта.

В целом расчеты показателей метода освоенного объема производятся периодически до окончания проекта. При этом, если в ходе использования метода освоенного объема будет обнаружен перерасход бюджета или отставание от календарных планов, то руководитель проекта, использующий этот метод, будет знать:

•где (в каком месте проекта) возникли проблемы;

•являются ли проблемы критическими или нет;

•что необходимо предпринять для разрешения выявленных проблем.

При управлении реальными проектами динамику изменения базовых показателей метода освоенного объема удобно представлять графически в виде кумулятивных графиков, показывающих объемы выполнения работ по проекту нарастающим итогом. Такие кумулятивные графики носят название S-кривых. На рис. 24 в качестве примера показан график плановых объемов проекта П, а также изменений его фактических и освоенных объемов за 5 месяцев реализации проекта.

Рис. 24. График изменений базовых показателей проекта П

Из рис. 24 следует, что проект П вначале осуществлялся с запаздыванием и превышением бюджета, но к концу пятого месяца практически удалось устранить отклонения от расписания и перерасход бюджета.

Таким образом, показатели метода освоенного объема используются для поиска ответа на основные вопросы, возникающие в ходе контроля и оперативно-

65

го управления проектом на стадии реализации. Взаимосвязи между этими вопросами и показателями метода освоенного объема показаны в таблице 14.

Таблица 14

Метод освоенного объема и вопросы оперативного управления проектом

При управлении реальными проектами для принятия решений о состоянии работ по проекту удобно пользоваться таблицей 15.

66