Содержание курса

Тема 1. Основные понятия и роль делопроизводства в организациях.

Основные понятия в области документационного обеспечения управления. Делопроизводство как информационно- коммуникационное обеспечение управления. Роль деловой документации в формировании и демонстрации культуры и имиджа организации. История делопроизводства на Руси.

Тема 2. Информационные потоки и способы управления ими.

Рост информационных потоков как объективная реальность информационного общества. Основные пути решения проблем информационной перегрузки. Компьютеризация и телекоммуникации как способ решения проблем информационного обеспечения управления в эпоху глобализации. Унификация и стандартизация документов в России. Унифицированные системы документов и их роль в управлении организациями и выполнении управленческих функций. Техническая документация. Классификация документов.

Тема 3. Требования к оформлению организационно- распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30-2003. Элементы унификации ОРД: формат бумаги, служебные поля, расположение, содержание и правила исполнения реквизитов. Формуляры-образцы документов. Сроки исполнения документов. Правила корректировки ОРД.

Тема 4. Особенности составления и оформления отдельных видов ОРД.

Правила составления служебного письма, согласно ГОСТу. Правила составления деловых писем, согласно стандарту ISO. Написание адреса адресата. Особенности составления докладной записки, телефакса, приказа, справки, протокола. Правила наложения резолюции. Легитимность документа, защита от мошенничества. Составление бизнес-отчета, информационного обзора, реферата, курсового проекта.

Тема 5. Документы по личному составу.

Правила составления личного заявления. Составление автобиографии, характеристики. Правила оформления трудовой книжки. Особенности разработки профессионального резюме и сопроводительного письма к нему. Источники информации для составления резюме. Правила составления и применения визитной карточки.

Тема 6. Документы организации, определяющие трудовые отношения.

Роль и структура штатного расписания организации. Основные разделы коллективного договора, трудового распорядка, положения о персонале. Значение Положения о подразделении и Должностной инструкции как нормативных документов по разделению труда. Квалификационные характеристики должностей служащих. Трудовое соглашение (контракт).

Тема 7. Организация документопотоков и систематизация документов на предприятии.

Необходимость упорядочения документопотоков, систематизации и классификации документов. Пути организации документопотоков. Номенклатура дел организации. Индексация дел. Варианты нумерации документов. Преимущества нумерации документов с использованием номенклатуры дел. Регистрация документов с использованием журналов регистрации и регистрационно-контрольных карточек. Контроль исполнительской дисциплины: ручной и автоматизированный варианты. Сроки и порядок хранения документов в организации, взаимодействие с органами Росархива.

Тема 8. Документооборот в организации.

Нормативные материалы, определяющие деятельность по документационному обеспечению управления в организации. Роль и содержание «Инструкции по делопроизводству». Движение исходящих, входящих и внутренних документов в организации. Оптимизация документооборота. Обеспечение и поддержание эффективного документооборота. Состав обязательных документов по делопроизводству в организации.

Тема 9. Коммерческий договор.

Получение информации о деловом партнере, источники, организация и анализ информации. Оферта и акцепт как служебные письма. Структура коммерческого договора. Особенности разработки отдельных разделов коммерческого договора: международная практика. Базисные условия поставки. Возможность проверки намерений делового партнера при составлении коммерческого договора.

Тема 10. Документы, содержащие коммерческую тайну.

Понятие "коммерческой тайны". Принципы организации работы с документами, содержащими коммерческую тайну. Методы обеспечения сохранности коммерческой тайны. Особенности организации оборота документов, содержащих коммерческую тайну.

Тема 11. Порядок учреждения общества с ограниченной ответственностью.

Законодательство об Обществах с ограниченной ответственностью. Содержание учредительного договора и устава общества. Порядок учреждения общества. Порядок государственной регистрации ООО.

Практические занятия.

1.Деловая игра: Организация деловой переписки и оформление документов по сделке в двух вариантах: путем составления и обмена деловыми письмами (оферта и акцепт) и путем разработки специального коммерческого соглашения.

Этапы проведения деловой игры:

1. Разработать фрагмент номенклатуры дел. Пользуясь «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», заполнить графу «Сроки хранения документов», приведя в этой же графе номер статьи Перечня, на основании которой установлен срок хранения.

2. Разработать нумерационный лист-шахматку для Дела "Переписка".

3. Обговорить с соседом по аудитории (как с потенциальным деловым партнером) содержание деловой сделки.

4. Поделить с деловым партнером обязанности поставщика и покупателя товара.

5. Каждой стороне сделки разработать фирменный бланк и соответствующее деловое письмо в двух экземплярах (оригинал и отпуск): предложение совершить сделку и согласие на составление коммерческого договора.

6. Осуществить регистрацию исходящего делового письма, с использованием журнала регистрации, оставить у себя отпуск, сделав отметку о направлении в соответствующее Дело.

7. Передать оригинал исходящего письма деловому партнеру.

8. Осуществить регистрацию письма делового партнера как входящего, записать в Журнал регистрации входящих писем, наложить резолюцию, заполнить регистрационно-контрольную карточку (РКК), отметить постановку документа на контроль, отметить за исполнителя факт исполнения документа, направить его в соответствующее Дело.

9. Разработать специальное коммерческое соглашение по сделке.