Особливості організації обліку праці та заробітної плати з використанням інформаційних систем
Ведення обліку нарахування та виплати заробітної плати є важливим елементом системи обліку та управління підприємством, оскільки, з одного боку, допомагає визначити суму витрат підприємства на оплату праці і відповідно визначити фактичну собівартість виготовленої продукції, виконаних робіт та наданих послуг, з іншого боку, дозволяє максимально ефективно використовувати наявні трудові ресурси підприємства. Незважаючи на значну важливість використання інформаційних систем обліку праці та її оплати для облікової системи підприємства, автоматизація обліку праці та її оплати є найскладнішою ділянкою автоматизації обліку підприємства, що обумовлено такими проблемами:
складність розрахунку та різноманітність структур заробітної плати працівників різних підприємств;
постійна зміна нормативних документів, що визначають порядок нарахування заробітної плати, здійснення нарахувань та утримань з неї;
неоднозначність трактування чинного законодавства;
різноманітність алгоритмів здійснення допоміжних розрахунків за різними видами та умовами виплат;
різний порядок утримання податку на доходи фізичних осіб та внесків до фондів соціального страхування і пенсійного фонду з різних видів виплат;
- наявні розбіжності періоду нарахування та виплати заробітної плати в залежності від особливостей роботи підприємств.
Ведення обліку праці та нарахованої і виплаченої заробітної плати є одним з найбільш важливих напрямків ведення обліку на підприємстві. Це обумовлено не тільки швидкою та постійною зміною нормативних документів, що регламентують порядок нарахування та виплати заробітної плати, а й значними санкціями за неправильне, неповне або несвоєчасне нарахування заробітної плати. Особливостями використання інформаційних систем в обліку заробітної плати є складність визначення загальної суми нарахованої заробітної плати, об’єктів нарахування внесків та утримань з пенсійним фондом, неоднозначність трактування змін у чинному законодавстві. В зв’язку з цим автоматизація обліку заробітної плати здійснюється за 2 напрямками:
автоматизація типових виплат, відповідних нарахувань та утримань;
автоматизація відрядної заробітної плати з урахуванням умов праці та додаткових виплат і утримань, з відповідними нарахуваннями та утриманнями.
Перший підхід використовується в інтегрованих системах обліку, в яких облік заробітної плати є складовою частиною інформаційної системи, що тісно поєднана з іншими складовими. Програми, побудовані з використанням даного підходу – “1С: Бухгалтерія для України”, “Форт:2000”. Перевагами даного підходу є ведення обліку в одній програмі, низька вартість програми та її супроводу, легкість перевірки окремих операцій. Недоліками є потреба в проведенні значної кількості додаткових розрахунків при здійсненні нарахування заробітної плати.
Другий підхід – побудова автоматизованого робочого місця з обліку заробітної плати, яке враховує особливості кадрового обліку та обліку праці і заробітної плати на окремо взятому підприємстві. Створене робоче місце повинно бути забезпечене засобами обміну інформацією з основною інформаційною базою підприємства, в якій містяться дані фінансового та управлінського обліку діяльності підприємства. Типовими програмами є “1С: Зарплата і кадри”, “1С:Управління персоналом”. Недоліками є складність здійснення обміну інформацією, складність контролю й перевірки відповідності розрахунків, значна вартість програм та її супроводу. Перевагами є можливість гнучкої адаптації програми до особливостей відрядної оплати праці на підприємстві, узгодження кадрового обліку та обліку заробітної плати, автоматизоване здійснення розрахунків з використанням алгоритмів комп’ютерної програми.
Оскільки операції з обліку оплати праці тісно пов’язані з здійсненням нарахувань та утримань до пенсійного фонду й утримання податку на доходи фізичних осіб, то дані операції будуть розглянуті в комплексі як єдина облікова задача – облік нарахування та виплати заробітної плати.
Основними завданнями ведення обліку праці та її оплати є:
організація контролю за якістю та кількістю затраченої праці;
забезпечення своєчасного і правильного віднесення сум нарахованої заробітної плати і відрахувань до пенсійного фонду на собівартість продукції, виконаних робіт, послуг, а також на інші витрати;
забезпечення здійснення у встановлені строки всіх розрахунків з працівниками і службовцями по заробітній платі та інших виплатах;
Задачі з обліку праці та її оплати в умовах використання інформаційних систем оброблення даних групуються в такі комплекси:
облік відпрацьованого часу та неявок на роботу;
облік і контроль виробітку та заробітної плати робітників-відрядників;
облік і нарахування погодинної та інших видів оплати;
розрахунки різних видів утримань із заробітної плати;
аналітичний облік за працівниками (нарахувань і утримань);
складання зведень розподілу заробітної плати за відповідними групувальними ознаками;
формування зведених регістрів;
розрахунок оподатковуваної бази з фонду оплати праці;
облік депонованої заробітної плати.
Для ведення автоматизованого обліку використовуються як вітчизняні, так і зарубіжні програмні розробки.
Модульне рішення автоматизації задач з обліку праці та її оплати може виокремлювати облік виробітку та оплати праці робітників-відрядників; табельний облік відпрацьованого часу та неявок; облік депонованої заробітної плати тощо, які встановлюються в цехах, дільницях, бригадах.
Комплексне рішення реалізує автоматизацію оброблення даних і в місцях виникнення інформації з обліку праці та її оплати, і в бухгалтерії підприємства. Крім того, забезпечуються тісні інформаційні зв’язки з іншими ділянками обліку та управлінською інформаційною системою підприємства. Наприклад, у “Галактиці” програмний модуль “Зарплата” взаємодіє з модулями “Облік і управління кадрами” та “Документообіг”. У відділі кадрів формуються особові справи, штатний розклад та ведеться облік робочого часу.
Розглянемо особливості використання інформаційних систем в обліку виробітку та відрядної оплати праці робітників, які працюють індивідуально чи у складі бригад [36].
Модуль з обліку виробітку та оплати праці робітників-відрядників може передбачати функції (рис. 1.2), які забезпечують: введення інформації з клавіатури; перегляд даних; виконання розрахунків; ведення нормативно-довідкової інформації; друк машинограм; закриття розрахункового періоду та перенесення облікових даних на дискету.
Рис. 1.2 Схема діалогу модуля “Облік виробітку та оплати праці робітників-відрядників”[78]
Інформаційна база передбачає формування та використання такої нормативно-довідкової інформації, як: довідник особових рахунків; класифікатори професій; довідник цехів, відділів, бригад; довідник видів оплат, довідник норм часу та розцінок.
Первинними документами є: табель обліку робочого часу, наряди на відрядну роботу (типові та індивідуальні форми), список осіб, які працюють понад норму, відомість на виплату премій робітникам-відрядникам. На основі таких уведених документів по кожному робітнику-відряднику розраховуються суми та нормований час у цілому за місяць.
У результаті оброблення даних одержують таку вихідну інформацію:
бригадні наряди (кількість, норма часу, розцінки, сума, час нормований) використовуються для контролю та формування контрольних підсумків;
індивідуальні наряди (кількість, норма часу, розцінки, сума, час нормований) використовуються для формування даних про робітників-відрядників, які працюють індивідуально;
табель (час фактичний, коефіцієнт трудової участі, відсоток премії, час нормований, сума, сума премії) містить дані по кожному табельному номеру в розрізі основних видів оплат;
відомість нарахованої зарплати робітників-відрядникам (за табельними номерами та видами оплат) формує дані у файл нарахувань для програмного комплексу з обліку праці та її оплати;
відомість нарахованої заробітної плати робітником-відрядникам (за категоріями та професіями) нагромаджує дані для формування “Звіту про виконання норм виробітку робітників-відрядників”;
відомість нарахованої заробітної плати робітникам-відрядникам (за шифрами виробничих витрат) (шифри виробничих витрат, види оплат, час нормований, сума) формує дані для програмного комплексу з обліку праці та її оплати для складання зведених відомостей розподілу нарахованої заробітної плати за шифрами виробничих витрат.
У процесі комплексної автоматизації обліку праці та її оплати модуль “Облік виробітку та оплати праці робітників-відрядників”, установлений у цеху, відділку, бригаді, взаємодіє з модулем “Бухгалтерія”, де інформація з місць виникнення узагальнюється, контролюється та аналізується.
Завершенням обліку оплати праці є складання та подання до відповідних державних органів звітності про нарахування та утримання заробітної плати.