3.2 Удосконалення організації та методики проведення аудиту в комп’ютерному середовищі

У сучасних умовах становлення аудиту та в цілому аудиторської діяльності має бути, перш за все, направлено на реалізацію та посилення контрольної функції аудиту, що може бути досягнуто тільки в результаті переходу до моделі системно-орієнтованого аудиту. Такий підхід вимагає активного застосування засобів і методів наукового пізнання, і особливо методу моделювання, що використовує потужні засоби сучасної математики та інформаційних технологій. Інформаційне моделювання дозволить вивчати особливості, властивості, взаємозв'язки аудиторської діяльності, тенденції її розвитку в Україні і за кордоном. Інформаційно-математичне моделювання аудиторської діяльності має стати основою процесу побудови моделі функціонування аудиту.

У практиці проектування комп'ютерної інформаційної системи аудиторської діяльності (КІС АД) простежуються два принципово підходи:

1. Використання набору тестів (робочих таблиць), орієнтованих на введення констатуючій інформації про дотримання тих чи інших правил бухгалтерського обліку. При цьому бухгалтерська інформація клієнта повністю або частково ігнорується. Цей шлях може привести до істотного ризику пропуску помилок, тому більш перспективний другий підхід.

2. Орієнтування на первинну інформацію клієнта, в якій відображені господарські операції на синтетичному та аналітичному рівні. У цьому випадку потрібні істотні витрати часу на введення даних клієнта.

У рамках другого підходу можливі два способи створення КІС АД:

• система комп'ютеризації аудиту по етапах;

• система комп'ютеризації аудиту за комплексам завдань.

Система комп'ютеризації аудиту по етапах передбачає використання мережевої архітектури та збереження всіх даних в єдиній базі, до якої користувачі системи повинні мати авторизований доступ відповідного рівня. Користувачам надають різні права по роботі з системою, які в простому варіанті діляться на два рівні: керівник перевірки і аудитори. Вся інформація, записана в базу даних, повинна бути доступна одночасно всім членам аудиторської групи.

Виділяються три етапи технології роботи аудитора в умовах КІС АД:

• підготовчий етап;

• безпосереднє проведення перевірки;

• завершальний етап.

На підготовчому етапі вивчається і заноситься в базу даних інформація про клієнта, дані головної книги, показники бухгалтерської звітності та інша інформація. Вивчення аудитором системи бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю об’єкта аудиту визначається системою комп'ютерної обробки даних, яка використовується (КОД).

При проведенні аудиту в системі КОД зберігаються мета і основні підходи до визначення методів проведення аудиту. Однак КОД впливає на вивчення аудитором системи бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю об’єкта аудиту. Працюючи в середовищі КОД, аудитор вивчає організаційну форму обробки даних, форму бухгалтерського обліку та його автоматизовані розділи, застосування локального або мережного варіанта обробки даних, забезпечення архівування та збереження даних. Аудитор повинен також описати технічне, програмне, технологічне забезпечення КОД. Він оцінює можливості комп'ютерної системи з точки зору її гнучкого реагування на зміни господарського законодавства, формування управлінської звітності, проведення аналітичних процедур, а також ступеня кваліфікації облікового персоналу в області інформаційних технологій.

У ході проведення аудиту системи КОД клієнта аудитору необхідно здійснити низку завдаь. Необхідно ознайомитися з організаційною формою обробки даних і рівнем автоматизації обліку, у тому числі зуправлінського обліку. На малих підприємствах, де обробка даних виконується одним бухгалтером, програмне забезпечення бухгалтерського обліку та інформаційна база зосереджені на одному комп'ютері. У першу чергу підлягають автоматизації роботи найбільш перевантажених підрозділів, які гальмують роботу підприємства. Перш за все слід автоматизувати облік і аналіз дебіторської заборгованості.

У ході перевірки аудитору слід вивчити та оцінити систему документообігу організації: порядок формування, реєстрації, зберігання, обробки документів і трансформації первинних документів в систему записів на бухгалтерських рахунках. Необхідно з'ясувати місця виникнення первинної інформації та ступінь її збору та реєстрації. Для цього аудитор повинен ознайомитися зі схемою розташування автоматизованих робочих місць управлінських працівників на підприємстві.

Аудитор повинен дати характеристику способам введення даних і формування записів про господарські операції. Автоматизована і автоматична генерація бухгалтерських записів і проводок на основі типових операцій і електронних форм документів дозволяє уникнути багатьох помилок, які неминучі при ручному введенні і формуванні проводок. Помилка також може міститися у типовій проводці або в електронних формах, які необхідно перевірити. Слід вивчити організацію зберігання інформації про господарські операції і можливість швидкого отримання інформації про господарські операції, документи та виведення її на друк.

Обов'язкової аудиторської процедурою є тестування даних, що вводяться в систему КОД бухгалтерського обліку. Ця проце дура передбачає тестування повноти документів в "паперовому" варіанті і тестування відповідності паперових документів їх електронних копій, введених в систему. Відсутність цієї відповідності є сигналом того, що звітність є недостовірною. Аудитор повинен упевнитися в забезпеченні збереження даних інформаційної системи, в простоті доступу до даних і обмеження несанкціонованого доступу до них.

Особлива увага при удосконаленні процесу аудиту приділяється перевірці надійності засобів внутрішнього контролю в середовищі КОД. Аудитор зобов'язаний виявити слабкі місця контролю систем комп'ютерного обліку: розглянути апаратні і програмні засоби контролю, організаційні заходи (архівування даних, перевірка на вірус). Також необхідно проаналізувати способи організації контролю повноти та правильності введення первинної інформації в базу, контролю, обробки та вибору даних, дати оцінку їх достатності та ефективності. У багато користувачів мережевих системах об'єктом уваги має бути процес передачі даних.

Аудитор повинен ретельно перевірити правильність алгоритмів розрахунків. Помилка, закладена в алгоритм розрахунку, який багато разів застосовується до повторюваних господарськими операціями, може спотворити результат господарської діяльності.

Після здійснення зазначених завдань на основі отриманої інформації проводяться попередній фінансовий аналіз, оцінка рівня суттєвості та аудиторського ризику, розробляється загальний план аудиту і розподіляються обов'язки між членами аудиторської групи.

При визначенні ризиків аудитора, що виникають при проведенні аудиту бухгалтерської звітності, зумовлених впливом КОД, слід керуватися правилом (стандартом) "Оцінка ризику і внутрішній контроль. Характеристика обліку середовища комп'ютерної та інформаційної системи".

Другим етапом є проведення перевірки, в ході якої аудитор досліджує певну сукупність господарських операцій. Досліджуючи окрему господарську операцію, аудитор повинен: у ході роботи звертатися до сформованої на підготовчому етапі локальній базі правил за своїм розділу; реєструвати в базі даних всі перевірені операції і свої коментарі щодо них; реєструвати допущені помилки і порушення з розглянутої господарської операції, використовуючи довідник типових бухгалтерських помилок; реєструвати в локальній базі правил свого розділу власні професійні судження про дотриманні або недотриманні окремих правил бухгалтерського обліку.

При зборі аудиторських доказів у системі КОД слід керуватися правилом (стандартом) "Аудиторські докази". Джерелами отримання аудиторських доказів є дані, які зберігаються в системі КОД бухгалтерського обліку у файлах, первинних документах, в масивах інформації про господарські операції. Або клієнт, або сам аудитор формує необхідні хронологічні та системні облікові регістри в необхідних розрізах і включає їх до складу робочих документів аудитора. Аналогічно аудитор може вчинити з бухгалтерською звітністю. Аудитору слід переконатися, що регістри обліку, підготовлені системою КОД бухгалтерського обліку, відповідають даним первинного обліку.

На завершальному етапі аудитор проводить оцінку та аналіз отриманої в ході аудиту інформації. Автоматизація дозволяє йому оцінити суттєвість виявлених порушень. Модулем обробки та оцінки повинен швидко проводитися розрахунок виявлених порушень на основі даних по прийнятим рівнями суттєвості і перевіреним операціями, числа виявлених порушень по рахунках і величиною перевіреній сукупності. Одночасно з цим повинна формуватися довідка про кількість і характер так званих якісних порушень, тобто порушень, які не впливають на сальдо перевіряється рахунку або по яких неможливо визначити величину спотворення звітності.

Підсумком перевіркиє висловлення незалежної думки аудитора про достовірність перевіреної інформації, документування результатів проведеної перевірки та підготовка звіту керівника. При документуванні аудиту в системі КОД слід керуватися правилом (стандартом) "Документування аудиту".

Система удосконалення аудиту передбачає поділ на:

• комп'ютерну систему внутрішнього аудиту;

• комп'ютерну систему зовнішнього аудиту.

Комп'ютерна система внутрішнього аудиту спеціалізована і відображає особливості конкретних організацій. Система включає два комплекси завдань: комплекс "Документація", призначений для перевірки правильності відображення фінансово-господарських операцій в бухгалтерських документах та звітності; комплекс "Консультування", який дозволяє на підставі звітності підприємства визначити напрямок його розвитку і надає допомогу у прийнятті управлінських рішень.

Комп'ютерна система зовнішнього аудиту відрізняється універсальністю. Вона привноситься на будь-який об'єкт аудиту ззовні, а тому повинна враховувати загальні стандарти і володіти здатністю налаштування на операційні середовища комп'ютерів клієнтів. Як всяка інформаційна система, вона включає функціональну і що забезпечує частини.

Функціональна частина системи представлена ​​чотирма комплексами завдань. Комплекс "Адміністрація" призначений для реалізації функції оцінки ефективності умов керівництва у виборі стратегії фінансово-господарської діяльності та поточних рішень у звітному періоді. Тут вирішуються завдання аудиту позикових коштів, фінансової міцності, гнучкості, стратегії розвитку, фінансової стійкості, платіжної спроможності, комплексного аудиторського аналізу. Комплекс "Персонал" служить оцінкою існуючих на підприємстві систем обліку фінансово-господарських операцій, а також виявлення навмисних або випадкових помилок облікового персоналу. Виділяються дві групи завдань: завдання перевірки бухгалтерської документації, що має відношення до окремих статей балансу, і завдання аналізу фінансових операцій по ділянках аудиту. Комплекс "Звітність" забезпечує перевірку фінансової та іншої звітності, контроль узгодженості показників звітної документації, контроль правильності розрахунків. Комплекс "Консультування" призначений для вироблення і обгрунтування дій адміністрації в наступний період. Склад завдань цього комплексу визначається складом завдань комплексу "Адміністрація", але одночасно виробляються консультаційні.

Уосконалення системи аудиту передбачає використання автоматизованих інформаційних технологій в аудиторській діяльності.

Технологія "файл-сервер". При використанні цієї технології обробка інформації зосереджується на комп'ютерах окремих робочих місць.

Якщо програмі потрібні дані, розміщені на іншому комп'ютері (як правило, мережевий сервер), то вони передаються їй по каналу мережі. Мережеве програмне забезпечення зайнято лише передачею даних від одного комп'ютера іншому, незалежно від того, чи потрібна вся інформація або тільки її частину. Відбір необхідних для вирішення завдань даних здійснюється прикладної програмою, що запросила дані з іншого комп'ютера.

Технологія "клієнт-сервер". Дозволяє подолати непродуктивну пересилання великих інформаційних потоків у мережі. Це досягається за рахунок розділення програми на дві частини:

• клієнтську;

• серверну.

Клієнтська частина (клієнт) встановлюється на комп'ютері робочого місця, а серверна - на мережному сервері. Коли клієнтові потрібні будь-які дані, він посилає запит серверу. У запиті формулюється, яка саме інформація потрібна. Сервер вибирає з загальної бази даних лише ті, які необхідні, і пересилає їх клієнту. Функціонування системи здійснюється на одній великій ЕОМ. До неї підключаються термінали, які мають клавіатуру і дисплей. Їх кількість може доходити до декількох десятків і сотень при одночасній роботі. Кожна з цих технологій передбачає свої форми використання комп'ютерів, форми організації та ведення інформаційної бази обліку та інтеграцію облікових даних для складання звітності.

У системі КОД може бути виконана арифметична перевірка, тобто незалежний вибірковий перерахунок точності джерел документів і бухгалтерських записів. Наприклад, можна провести перерахунок амортизації, визначити правильність застосування середньозважених цін, окремих податків і відрахувань до фондів та інші тематичні розрахунки, можливість яких передбачена в конкретній системі КОД. При наявності розбіжностей доцільно перерахувати результати і встановити їх вплив на собівартість, прибуток.

Аудитори також застосовують методи контролю, засновані на аналізі програм. Існує безліч пакетів програм, за допомогою яких персонал здійснює документування, налагодження та аналіз КОД. Аудитор може використовувати ці програми і відтворити на їх базі блок-схеми або таблиці рішень, які допомагають зрозуміти логіку прикладних програм.

Застосування сучасних комп’ютерних програм дозволяє аудитору ефективно провести наступні процедури:

- тестування операцій та залишків по рахунках у комп'ютерній базі даних;

- аналітичні процедури з метою виявлення відхилень від звичайно прийнятих параметрів в комп'ютерній базі даних;

- тестування бази даних економічного суб'єкта;

- тестування інформаційного, математичного, програмного і технічного забезпечення економічного суб'єкта.