2.3 Документальне оформлення утримань із заробітної плати

Утримання повинні оформлятися належним чином. Вони повинні відображатися в видаються наказах (розпорядженнях) роботодавця, розраховуватися в строго встановленій послідовності і враховуватися в регістрах бухгалтерського та податкового обліку.

Податковий кодекс зобов'язує податкових агентів з ПДФО вести персональний облік доходів, виплачених кожній фізичній особі-платнику податку. Для такого обліку призначена податкова картка з обліку доходів та податку на доходи фізичних осіб за формою 1-ПДФО. У ній протягом року накопичують дані про доходи та утриманий ПДФО. Картки ведуть на всіх працівників: штатних, нештатних, тимчасових, сезонних, а також осіб, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру, які отримують авторський гонорар. Вони заповнюються на основі даних особових рахунків працівників, розрахунково-платіжних відомостей, первинних документів і забезпечують інформацією для цілей оподаткування.

За підсумками року роботодавець повинен відзвітувати у податковій інспекції за утриманого та сплаченого податку з доходів фізичних осіб по кожному працівнику. Для цього потрібно здати довідки за формою 2-ПДФО.

Довідку складають на кожного працівника, а також на громадян, яким організація виплачувала дохід за цивільно-правовими договорами, на підставі даних форми 1-ПДФО. У ньому вказують всі доходи та вирахування, суми обчисленого й утриманого податку за рік[34].

Отримані організаціями виконавчі документи реєструються і не пізніше наступного дня після їх надходження передаються до бухгалтерії під розписку відповідальній особі, яка призначається наказом керівника організації. У бухгалтерії вони реєструються в спеціальному журналі (картотеці) і далі зберігаються як бланки суворої звітності. Форму такого журналу організація має право розробити самостійно, при цьому можливість її застосування повинна бути передбачена обліковою політикою.

Про будь-якому русі виконавчого листа необхідно сповістити стягувача та судового виконавця, відправивши письмове повідомлення .

Перед здійсненням утримання, виробленого з ініціативи роботодавця, складається документ, що підтверджує наявність підстави для даного утримання - рахункової помилки, наявності заподіяної роботодавцю шкоди, факту видачі невідпрацьованого авансу і т.д. Так, про виявлення лічильної помилки свідчить доповідна записка головного бухгалтера на ім'я генерального директора. Рішення роботодавця оформляється у вигляді резолюції на даній доповідній записці або виданим на її підставі розпорядженням.

При наявності матеріального збитку від працівника вимагається письмове пояснення. У разі відмови або ухилення працівника від його надання складається відповідний акт.

Якщо розмір заподіяної шкоди не перевищує середньомісячного заробітку працівника, його стягнення здійснюється на підставі письмового розпорядження керівника, з яким працівник повинен бути ознайомлений під особистий підпис. Оскільки Держкомстатом України не затверджена його уніфікована форма, воно може бути складена в довільній формі.

В інших випадках відшкодування шкоди провадиться шляхом подання адміністрацією позову до суду.

При видачі та оформленні підзвітних сум керуються Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджено постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року № 637.

Для кожного відрядженого працівника формується службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання, яке затверджується керівником організації. Після затвердження службове завдання передається в кадрову службу для видання наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження.

Після закінчення терміну, на який були видані кошти, підзвітна особа зобов'язана не пізніше трьох робочих днів подати до бухгалтерії організації авансовий звіт про проведені витрати відповідно до Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом ДПА України N 996 від 23.12.2010 р. До авансового звіту додаються посвідчення про відрядження, яке є документом, що засвідчує фактичний час перебування у відрядженні[17].

Сума підзвітних коштів, не повернена працівником у встановлений термін, може утримуватися з його заробітної плати.

Порядок утримання з заробітної плати з ініціативи самого працівника вимагає заяви від нього з проханням проводити відповідні утримання.

У разі прийняття роботодавцем рішення про видачу працівникові позики, працівник складає в письмовій формі зобов'язання про його повернення. На основі наказу керівника організації про видачу грошових коштів працівникові відкривається картка аналітичного обліку, узагальнююча інформацію про стан розрахунків з позичальником.

Продаж товарів у кредит провадиться за пред'явленням громадянами довідки, яка видається з місця роботи для купівлі товарів у кредит. У довідці в обов'язковому порядку повинні бути достовірно відбиті відомості про організацію-роботодавця (найменування, поштова адреса) і працівника (розмір середньомісячного заробітку і утримань, реквізити документа, що засвідчує особу). Крім цього, громадяни заповнюють доручення-зобов'язання за встановленою формою у двох примірниках, один з яких пересилається роботодавцю, а другий залишається в торговельній організації.

Особовий рахунок відкривається по кожному працівнику на рік на основі наказу про прийом на роботу. При внесенні в особові рахунки інформації про утримання використовуються такі первинні документи, як листки про просте, табелі обліку робочого часу, рішення судових органів на утримання по виконавчим листам, заяви працівників про перерахування із заробітної плати, податкові картки з обліку доходів та ПДФО[12].

Аналізуючи особовий рахунок по заробітній платі за 2013 р. по співробітнику Шумейко Н.К , можна зробити висновок, що за січень, лютий, березень вона відпрацювала 138 змін та 312 годин. Також ми бачимо, що Шумейко працює в шкідливих умовах праці і тому має доплату, яка за 3 місяця склала 222,73 грн.. У січні працівник була у відпустці і сума відпускних становила 771,96 грн, у лютому отримала допомогу з тимчасової непрацездатності у розмірі 305,91 грн, а у березні вона працювала у святковий день і тому отримала доплату, яка склала 78,87 грн. Підсумовуючи виплати, ми бачимо, що за 3 місяці Шумейко Н.К. нарахували заробітну плату у розмірі 4331,75 грн., а також були здійснені утримання із заробітної плати, сума яких дорівнює 2639,13 грн за останні 3 місяця.

Суму відпускних виплачують на підставі розрахункового листка, у якому відображається період відпустки, сума заробітної плати, кількість днів у місяці, у тому числі святкові дні, а також дні для відпрацювання. Підсумовуючи всі дані роблять розцінку за 1 день ми бачимо, що Шумейко Н.К. розцінка за день становить 55,14 грн.

Відповідно до даних особових рахунків складається головний документ по обліку заробітної плати у підприємців це так звана відомість нарахування та виплати заробітної плати, в якій відображаються суми зарплати, відпускних, лікарняних, індексації а також інформація щодо застосування податкової соціальної пільги.

На підставі показників відомості підприємець на загальній системі оподаткування має право відносити суми виплаченої заробітної плати, а також сплаченого єдиного соціального внеску до складу валових витрат, зменшуючи, таким чином, свій загальний оподатковуваний дохід. На основі показників з відомості нарахування та виплати заробітної плати заповнюється податковий розрахунок за формою 1дф, а також щомісячна персоніфікація до Пенсійного фонду.

Дані всіх розрахунково-платіжних (розрахункових) відомостей (Додаток О), складених за звітний місяць в організації, узагальнює зведена відомість розрахунків з персоналом із оплати праці.

У платіжній відомості за грудень місяць 2012 р. ми бачимо, що було виплачено 2400 грн. допоміжним службам. Також у ній вказується хто здійснив та перевірив виплату заробітної плати і яким працівникам була

здійснена виплата та відповідно вказані їхні табельні номери та проставлені відповідні підписи і додані примітки.

Отже, виплата заробітної плати, утримання та нарахування з неї проводиться безпосередньо бухгалтером або уповноваженою керівником особою. На них покладається контроль за правильним ведення документів, повнотою відображення інформації та своєчасності видачі заробітної плати працівникам[21].