Структурно-логическая схема настоящего занятия.

1-й вопрос

Обязательная проверка (по форме, по содержанию, с арифметической стороны)

Учетная обработка

(расценка, группировка, контировка).

2-й вопрос

1. Бухгалтерская обработка документов и порядок их хранения

Все бухгалтерские документы с момента их выписки и до пере­дачи в архив проходят следующие стадии (этапы) учетной обработки: составление документов, их приемку в бухгалтерии, запись данных в учетные регистры и передачу в архив. Движение документов в про­цессе учетной обработки с момента их составления или получения от других организаций до момента передачи в архив называют докумен­тооборотом. Документооборот в условиях механизации и автоматиза­ции бухгалтерского учета имеет свои особенности, которые регла­ментируются соответствующими нормативными актами.

В пункте 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бух­галтерской отчетности в Российской Федерации говорится, что при разработке учетной политики организацией утверждаются "правила документооборота и технология обработки учетной информации". Это находит свое отражение в плане организации бухгалтерского учета в разделе "План документации и документооборота".

Практика показывает, что если главным бухгалтером не уделя­ется должного внимания вопросам управления документооборотом, то периоды относительного затишья в работе бухгалтерии зачастую сме­няются авральными работами. Следствиями таких авралов являются несвоевременная обработка документов и сбои в работе бухгалтерс­кой службы, что обычно приводит к отрицательным экономическим последствиям. Работа бухгалтеров сверх установленной продолжи­тельности рабочего времени и принципиальные ошибки при этом также являются побочными нежелательными эффектами подобных авральных ситуаций. Поэтому одной из важнейших задач бухгалтерии организа­ции является рациональная организация первичной документации хо­зяйственных операций и установление строго продуманной системы документооборота.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бух­галтерском учете производится в соответствии с графиком докумен­тооборота, который составляется главным бухгалтером в виде схемы или перечня работ и утверждается руководителем организации. В нем указывается в какой последовательности и через какие инстан­ции должен пройти тот или иной документ, какие на каждой инстанции должны быть совершены учетные операции (выписка и подпись до­кументов, таксировка, проверка, запись в регистры), а также лица, ответственные за каждую операцию и сроки ее совершения.

График документооборота строится с учетом структуры органи­зации и применения средств механизации и автоматизации. При этом каждому должностному лицу, отвечающему за создание и представле­ние первичных документов, относящихся к их сфере деятельности, вручается выписка из графика. Контроль за соблюдением исполните­лями графика документооборота по организации осуществляет главный бухгалтер. "Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений, - отмечается в статье 7.3 Зако­на РФ "О бухгалтерском учете," - обязательны для всех работников организации".

Организация документооборота должна отвечать следующим тре­бованиям: на каждый вид документов должен быть определен кратчай­ший путь продвижения, исключающий лишние операции и инстанции; должны быть намечены конкретные исполнители, отвечающие за оформ­ление документов и их обработку на каждой инстанции; сроки обра­ботки документов должны быть минимальными.

Рассмотрим последовательно этапы документооборота в бухгал­терском учете. Все бухгалтерские первичные документы до записи их в учетные регистры подлежат обязательной проверке. Их проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления доку­ментов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность доку­ментальных операций, логическая увязка отдельных показателей) и с арифметической стороны (подсчет итогов, определение сумм скидок, накидок и т.д.).

Проверка документов по форме (так называемая "формальная проверка") имеет целью установить полноту заполнения реквизитов документов, наличие в нем соответствующих подписей и т.п. При этом одновременно проверяется ясность отражения существа опера­ции, четкость проставления ее измерителей (в натуральном, трудо­вом и денежном выражении), правильность указания даты составления документа и т.д.

В статье 9.2 Закона РФ "О бухгалтерском учете" отмечается, что первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, как отмечалось в первой лекции по этой теме, долж­ны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование доку­мента; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной опера­ции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за соверше­ние хозяйственной операции и правильности ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Проверка по содержанию операций, оформленных документами (называется проверкой "по существу"), заключается в установлении целесообразности и законности указанной в документе операции, со­ответствует ли ее содержание нормам, плановым заданиям, сметам и т.п.

Проверка правильности арифметических подсчетов и вычислений ("арифметическая" проверка) состоит в выяснении правильности арифметических действий при заполнении документа, умножения коли­чества на цену, сложения сумм при выведении итогов и т.п.

При обнаружении в документах каких-либо неправильностей ра­ботник бухгалтерии должен вернуть его для исправления или задер­жать. Возвращаются документы, которыми оформлены операции, выпол­ненные без надлежащего разрешения, с незаполненными реквизитами, содержащие арифметические ошибки и т.п. Такие документы могут быть приняты бухгалтерией только после устранения обнаруженных в них недостатков.

Документы, содержащие следы подделки подписей, подчистки и т.п., вовсе не могут служить основанием для учета. Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по опера­циям, которые противоречат законодательству и установленному по­рядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товар­но-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру организации для принятия дальнейшего решения. В соответствии с требованиями ст.7.4 Закона РФ "О бух­галтерском учете" и пункта 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации главный бухгалтер в случае разногласий между руководителем организации и им по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним может принять к исполнению только с письменного распоряжения

руководителя организации, который несет всю полноту ответствен­ности за последствия осуществления таких операций.

Только проверив документы и убедившись в правильности пос­ледних можно принять их от оперативного работника. Прием обычно оформляется распиской.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются учетной обработке, состоящей из расценки, группировки и контиров­ки.

Расценка документов или таксировка - это денежная расценка в документах материальных ценностей. Многие документы, поступающие из оперативных подразделений, не содержат денежного измерителя. К ним относятся документы по приходу и расходу материалов, оформле­нию сдачи продукции на склад, отгрузке ее со склада покупателям и т.д. Денежная расценка производится в бухгалтерии на основании имеющихся ценников на материал, данных о фактических затратах или плановых цен на продукцию и т.п.

Расцененные (протаксированные) документы подвергаются груп­пировке.

Группировка документов заключается в подборе их в пачки, од­нородные по своему содержанию. Так, подбираются пачки кассовых до­кументов, документов по приходу и расходу материалов, реализации продукции и т.п. Внутри каждой из этих пачек документы сортируют­ся на более мелкие группы. Например, кассовые приходные документы группируются по источникам поступления денег: с расчетного счета, от подотчетных лиц и т.п.; документы по движению материалов - прежде всего по складам, затем по видам материалов.

Группировкой документы подготавливаются для бухгалтерских записей. Сгруппированные по однородным группам, они дают возмож­ность делать записи общим итогом.

Нередко первичные документы поступают уже подобранными вмес­те с отчетами. Если же группировку ведут в бухгалтерии, то ее оформляют специальными ведомостями. Различают два вида ведомос­тей: накопительные, служащие для накапливания содержащихся в при­нятых документах данных, и группировочные, предназначенные для систематизации сведений об операциях, отражаемых в бухгалтерском учете. Накопительные ведомости заполняются постепенно по мере поступления документов в бухгалтерию (например, ведомость N 1 по счету 50 "Касса" и ведомость N 2 по счету 51 "Расчетные счета"), группировочные - единовременно путем подобранных из документов

данных по тем или иным признакам (например, ведомость N 5-с "Ве­домость учета расчетов с заказчиками (генподрядчиками), подрядчи­ками (субподрядчиками) за выполненные работы", ведомость N 10-с "Ведомость учета движения материалов в денежном выражении").

В дальнейшем документы направляются на контировку (размет­ку). В настоящее время она проставляется, в основном, на бланке того документа, которым оформлена операция. Контировка пишется либо от руки на свободном месте документа, либо в оттиске специ­ального штампа. В накопительных и группировочных ведомостях запи­си группируются по корреспондирующим счетам, в связи с чем конти­ровка оказывается составленной автоматически; остается лишь под­вести итоги корреспондирующих счетов. На основании контировок производятся записи в учетные регистры (журналы-ордера).

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь от­метку, исключающую возможность их повторного использования. Так, при ручной обработке на документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указываются номера соответствующих регистров, порядковые номера записи (т.е. номер строки) и даты записи. По документам, данные по которым отражены в регистрах об­щим итогом, номер регистра и порядковый номер записи приводятся на отдельном листе, прикрепляемом к сброшюрованным документам. При обработке документов на вычислительной установке на них ста­вится оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

В соответствии с пунктом 20 Порядка ведения кассовых опера­ций в Российской Федерации, утвержденным письмом Центрального банка Российской Федерации от 4 октября 1993 года N 18, приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедлен­но после получения или выдачи по ним денег подписываются касси­ром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или над­писью "Оплачено", с указанием даты (числа, месяца, года).

Первичные документы подлежат обязательному хранению в соот­ветствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер. При этом статьей 17.1 Закона РФ "О бухгалтером учете" срок хранения первичных до­кументов установлен не менее пяти лет.

Порядок текущего хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета призван обеспечить быстроту и удобство поис­ка необходимого документа, а значит, должен быть основан на чет­кой классификации документов и систематическом формировании их в деле.

Согласно ГОСТу 16.487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" под делом понимается совокупность докумен­тов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку дея­тельности и помещенные в одну обложку.

Простейшим классификатором и планом распределения документов после их исполнения в дела служит разрабатываемая в организации номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформ­ленный в установленном порядке.

Разработка номенклатуры дел производится в организации, как правило в IV квартале, завершается не позднее декабря и с ян­варя следующего года вводится в действие.

Общие принципы формирования дел бухгалтерского архива следу­ющие:

первичные документы, как правило, хранятся отдельно от ре­гистров бухгалтерского учета;

каждая партия первичных документов за текущий месяц, относя­щаяся к какому- либо регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов ( с N по N включительно) и количество листов;

кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с отно­сящимися к ним документами, другие документы (например, сче­та-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке в от­дельное дело и по окончании текущего месяца переплетены.

Сроки хранения установлены Перечнем типовых документов, об­разующихся в деятельности организаций (1989г.), с учетом измене­ний, внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня 1996г. Документы с разными сроками хра­нения не могут быть помещены в одно дело.

Объем каждого дела обычно около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два и более тома. На папках приводятся наименование организации и структурного подразделения, наз­вание и порядковый номер папки (дела) с начала года, отчетный пе­риод (год, месяц), количество листов в папке (деле), срок хране­ния документов.

Дела до передачи в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или запирающихся шкафах под ответствен­ностью главного бухгалтера или лиц, им уполномоченных. По уста­новленным правилам в структурном подразделении (бухгалтерии) до­кументы должны храниться еще год после окончания текущего кален­дарного года. По окончании этого срока дела должны быть сданы в архив организации. При отсутствии в организации своего архива согласно Основным правилам работы ведомственных архивов (1986г.) разрешается дальнейшее хранение дел централизованной службой де­лопроизводства или в структурных подразделениях.

Вывод. Все бухгалтерские документы с момента их выписки и до момента их передачи в архив проходят ряд этапов учетной обработ­ки. Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бух­галтерском учете производится в соответствии с графиком докумен­тооборота. Исполненные первичные документы подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком и сроками.

Полнота, своевременность и достоверность отражения хозяйственной операций в системе бухгалтерского учета в документах проверяется в ходе инвентаризации имущества и обязательств. Порядок организации и проведения инвентаризации рассматривается во втором вопросе данной лекции.