Процессы инициации

Инициация представляет собой процесс формального признания необходимости выполнения проекта в случае, когда он только разрабатывается, или необходимости выполнения следующей фазы проекта для уже исполняющегося проекта. То есть, рассматривают как процессы инициации самого проекта, так и процессы инициации его фаз.

По времени процессы инициации накладываются на следующие за ними процессы планирования, и формальная инициация проекта завершается только после того, как будет проведено частичное планирование проекта. Т.е. предварительно, перед инициаций проекта, выполняется определенный ряд расчетов по проекту, на основании которых делается заключение о необходимости выполнения проекта. Чаще всего для проведения формальной инициации проекта проводится предварительный анализ проекта, называемый оценкой осуществимости, составляется технико-экономическое обоснование проекта и т.д. Это необходимо для того, чтобы процесс инициации был обоснованным.

Формальная инициация какой-либо фазы проекта проводится, чаще всего, после утверждения результатов предыдущей фазы. Обычно планирование инициируемой фазы ужу осуществлено, но после получения результатов может потребоваться частичное перепланирование фазы. В этом случае процессы инициации и планирования фазы накладываются друг на друга.

Причинами инициации фаз являются требования плана проекта. Если выполнение какой-либо фазы запланировано, то и необходимость ее инициации определяется планом проекта.

По-другому обстоит дело с причинами инициации проектов. Безусловно, каждый возникающий проект обусловлен различными причинами. Наиболее общими для всех проектов могут быть следующие причины.

1. Требования рынка.

2. Требования развития бизнеса.

3. Технологическое развитие какого-либо продукта.

Для того, чтобы проводить инициацию какого-либо проекта, требуется соблюдать несколько обязательных условий.

1. Учитывать стратегический план развития фирмы. Каждый проект должен поддерживать стратегические цели инициирующей его организации.

2. Учитывать предыдущий опыт принятия решений о выборе проектов и о результатах их исполнения, т.е. учитывать прежние ошибки и достижения.

3. Необходимо выработать критерии выбора проектов. Т.е. определить показатели, позволяющие судить о необходимости инициации того или иного проекта. Для каждой фирмы эти критерии будут разными. Для одной фирмы важны доходы и сроки окупаемости проекта; другая фирма может поступиться частью доходов, но занять место на рынке; для третьих проектов важно общественное значение, например, проект компьютеризации сельских школ.

Для выполнения инициации используются:

1. Методы выбора проектов: экономико-математические модели проектов, сравнительные оценки проектов, компьютерное моделирование проектов, расчет последствий исполнения проектов и их сравнение.

2. Экспертные оценки, предоставляемые специалистами, обладающими необходимыми знаниями в области проекта из подразделений компании, консалтинговых фирм, профессиональных организаций.

По окончании выполнения инициации должны быть получены следующие результаты.

1. Обоснование проекта – это документ, формально подтверждающий обоснованность проекта. Основные моменты, которые отражаются в данном документе, это потребности бизнеса, на которые ориентирован проект, и описание продукта проекта, т.е. основные характеристики продукции. Важно, чтобы это обоснование выпускалось менеджером, внешним по отношению к проекту, т.е. независимым, в том случае, когда проект инициируется внутри одной фирмы. Если же проект выполняется по заказу какой-либо другой организации, то в качестве обоснования проекта может выступать заключенный контракт.

2. Назначен менеджер проекта. Менеджер проекта должен быть назначен как можно раньше, чтобы было с кого спросить и кому организовывать людей и ресурсы. Самое лучшее – в момент инициации проекта, самое позднее – до начала исполнения проекта, а обычно менеджер назначается до начала большей части планирования.

3. Установлены ограничения проекта, т.е. факторы, которые ограничивают возможности команды проекта, например, бюджет и сроки проекта или условия контракта.

4. Установлены допущения, т.е. данные, которые считаются известными при планировании, но которые не являются достоверными на 100%. Например, предполагаемая дата начала работы какого-либо ресурса.