- •Isbn 5-88283-048-6
- •Введение
- •3 Глава 1. Понятие информации и документ
- •1.1. Проблема понятия информации
- •1.2. Зависимость информации от характера материального носителя
- •1.3. Виды информации и документ
- •1.4. Свойства информации
- •Глава 2. Документирование информации
- •2.1. Информационные предпосылки документирования
- •2.3. Язык информации
- •2.4. Эволюция способов документированием
- •2.5. Документ в коммуникации
- •Глава 3. Текст документа
- •3.1. Характеристика текста документа
- •3.2. Текст а информационном пространстве
- •3.3. Чтение текста
- •3.4. Понимание текста
- •3.5. Текст в экстралингвистическом контексте
- •3.6. Интерпретация текста
- •Глава 4. Характеристика документа
- •4.1. Понятие «документ»
- •4.2. Свойства документов
- •4.3. Функции документа
- •4.4. Виды документов
- •Глава 5. Документная деятельность
- •5.7. Структура и сущность документной деятельности
- •5.2. Потребности в документной информации
- •5.3. Докуменгопроизводство
- •5.4. Каналы распространения документов
- •5.5. Сбор документов
- •5.6. Обработка документов
- •5.7. Хранение документов
- •5.8.Поиск документов
- •5.9. Использование документов
- •5.10. Правовые вопросы работы с документами
- •5.7 7. Современные проблемы стандартизации в области работы с документами
- •Глава 6. Теоретические проблемы документоведения
- •6.7. Статус документоведения
- •6.2. Документоведение в структуре наук и сфер практической деятельности
- •Глава 7. Документоведческие исследования
- •7.1. Задачи докумеитоведческих исследований
- •7.2. Методика научного исследования
- •7.3. Системные методы исследования документов
- •7.4. Типологический метод изучения документов
- •7.5. Информационный анализ документов
- •7.6. Метод терминологического анализа
- •7.7. Контент-анализ
- •7.8. Психолингвистический метод изучеяяя документов
- •7.9. Методы конкретно-социологических исследований
- •7.10. Метод экспертных оценок
- •7.11. Библиографический метод изучения документов
- •7.12. Наукометрический метод изучения документов
5.9. Использование документов
Проблема использования документной информации многомерна и сложна. Документы пронизывают все структуры общества и присутствуют на всех этапах производственной, управленческой, хозяйственной и т.д. деятельности.
Документ реализует воплощенный в нем проект его использования, который создается на предшествующих этапах. Однако употребление документа не сводится к простому воспроизведению его использования. Оно нередко выявляет в документе значения и функции, отличные от спроектированных в процессе его создания. Использование потребительских благ в значительной мере зависит от того, в какой социальной и культурной среде они потребляются. Кроме того, оно испытывает воздействие таких факторов, как специфика культурных традиций,
мода, престиж и т.д. Помимо прямого использования документа, тех или иных благ, связанных с его непосредственным назначением, в потребительской деятельности осуществляется ряд
Ьйбпутствующих функций: выражения и распространения социальных норм и ценностей, социализации индивидов и т.п.
141
Суть документа — в передаче информации адресату. В том случае, когда документ доведен до адресата, информация, заключенная в нем, прочитана и понята, уже можно говорить об использовании документа. Но на этом жизненный цикл документа не заканчивается. Он вливается в документный массив, где становится интегральной частью целого. И в этом качестве он может быть использован повторно и в разных целях.
Документ может быть использован в справочных целях. Для этого потребитель обращается к работникам, осуществляющим хранение документов и организацию их использования, с запросом, либо касающимся того или иного конкретного документа, выдержки (факта) из него, либо с просьбой предоставить неопределенную совокупность документов по конкретной теме. Под запросом понимается текст, выражающий на естественном языке определенную информационную потребность. Запрос может быть конкретный, касающийся определенного документа, факта (совокупности фактов), имеющихся в его содержании, либо неопределенный (тематический). В ответ на запрос выдается справка, характер которой определяется запросом. Документы, которые вьщаются в ответ на запрос потребителя и соответствуют ему, называются релевантными.
Но нередко потребитель не может четко осознать и сформулировать свою потребность в документах в форму запроса. Поэтому среди представленных на запрос документов могут оказаться и ненужные ему. Документы, соответствующие истинной потребности, даже первоначально неосознаваемой, называются пертинентными.
Справки, выдаваемые потребителю, подразделяются на тематические, документные, фактографические и адресно-библиографические. Тематические справки представляют собой подборку документов по теме, заданной потребителем. Документные справки предполагают в ответ на запрос выдачу самого документа или его копии. Фактографические справки предполагают извлечение из текста документа каких-либо сведений. Например:
• сведения о каком-либо лице (дата, место рождения, стаж трудовой деятельности, работы, награды, заслуги и т.д.);
142
• имена собственные (названия стран, городов, географических объектов);
• даты каких-либо событий;
• физические, химические и математические формулы;
• статические данные;
• технико-экономические показатели и т.д.
Адресные справки устанаачивают местонахождение нужного документа и содержат его поисковые признаки. Библиографические справки представляют библиографическое описание документа, которое позволяет его отыскать в каталоге, библиографическом указателе, библиографической базе данных.
Кроме того, совокупность документов, подобранная в массив, позволяет осуществлять более сложные виды деятельное-, ти. Например, аналитическую, экспертную и мониторинговую. Эти виды деятельности предполагают глубокую смысловую •обработку текстов документов, в результате которой из имеющейся в массиве информации путем логической переработки создается новая.
Анализ имеющихся документов по тому или иному вопросу позволяет установить современный уровень решения проблем в конкретной области деятельности, используемые подходы к решению, содержательные аспекты, хронологические и географические границы, круг авторов и учреждений, работающих над проблемой и т.д., что и является задачей аналитической деятельности.
Анализ документов по данным параметрам весьма часто используется и при проведении различного рода экспертиз. Экспертиза — процедура оценки качественного состояния того или иного объекта (процесса) независимыми экспертами. Экспертиза позволяет оценить значимость событий, явлений, '.предметов и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость &В других документах, на основе этих данных сделать выводы, выходящие за пределы информации, непосредственно зафиксированной в тексте документов.
Мониторинговые исследования — постоянное отслеживание по Документам различного рода изменений, происходящих в различных социальных сферах: законодательстве, общественном
143
мнении, технике и технологии, потребительском спросе и т.д. Мониторинговая технология дает возможность исследовать объект в хронологической последовательности, в развитии, периодически получать данные об изменениях его параметров и на этой основе вырабатывать конкретные практические решения, делать текущие и стратегические прогнозы.