Варіант №8

Вступ 1

1. Реалізація обміну факсами і електронною поштою у середовищі “WINDOWS”. 2

2. Інструкція користувача 6

2.1 Створення електронної таблиці засобами табличного процесора EXCEL (Облік постачання) 6

2.2 Створення ”Access-бази даних” 8

Висновки 14

Список використаної літератури 15

Додаток (створено у Excel з використанням перевірки формул) 16

Вступ

Позначка даного індивідуального завдання – розробити прикладне програмне забезпечення для організації обліку ”Постачання” у середі Excel та інформаційної бази що до ”Видів міського транспорту та їхніх характеристик” у access.

Для досягнення цієї цілі в роботі необхідно вирішити наступні задачі:

• Сформувати пояснювальну записку до індивідуального завдання (за допомогою текстового редакторові Word оформити звіт)

• Провести аналіз даних у Excel,

• Розробити автоматизовану базу даних “Види міського транспорту та їхні характеристики” у access.

• Таким чином використання інтегрованого пакету MS Office для досягнення поставленої мети дозволить автоматизувати процес обліку і аналізу даних до індивідуального завдання.

1. Реалізація обміну факсами і електронною поштою у середовищі “windows”.

Технології мережевого факсимільного зв'язку

Нові технології в області СФС, які пропонують такі фірми, як Brooktrout Technology і NetXchange Communications, об'єднує наступне: усі вони призначені для роботи в мережах TCP/IP. Проте цим їх схожість і вичерпується, оскільки кожна з них має безліч різних режимів роботи і варіантів конфігурації устаткування і ПО.

Якби для передачі факсів по мережі досить було під'єднати роз'єм факсимільного апарату ЛВС Ethernet, усі дуже давно вже зробили б це. Проблема полягає в тому, що факсимільний зв'язок виник на базі аналогових телефонних мереж з комутацією каналів і для інтеграції її з цифровими мережами з комутацією пакетів потрібно додаткові інвестиції.

Вибір технологій СФС дуже широкий. Напевно, легше осягнути роботу систем на їх основі, якщо використовувати поняття «Чорний ящик». Наприклад, продукт IP/FaxRouter фірми Brooktrout Technology є апаратним факсом-шлюзом розміром з невелику книгу. Будучи вузлом вашої IP -сети, цей «чорний ящик» має порти для підключення факсимільного апарату і трьох телефонних ліній від вашої офісної АТС. Відмітимо дві його основні функції: перетворення аналогових даних, що поступають від факсимільного апарату, в послідовність IP -пакетов і відображення телефонного номера, на який посилається факс, в IP -адрес іншого, найближчого до цього номера факс-шлюза, яким має бути такий самий IP/FaxRouter.

Допустимо, ви хочете відправити факс з центрального офісу своєї компанії в Нью-Йорку партнерові, що знаходиться недалеко від паризького офісу вашої компанії. Ви вставляєте документ у факсимільний апарат, набираєте послідовно номера вашого факс-шлюза IP/FaxRouter і паризького офісу і починаєте пересилати документ.

Використовуючи свою маршрутну таблицю, IP/FaxRouter спочатку встановлює відповідність між паризьким телефонним номером і IP -адресом факс-шлюза паризького офісу. Потім, перетворивши аналогові дані, що поступили від факсимільного апарату, в IP -пакеты, він посилає їх по мережі факс-шлюзу в Парижі. Паризький IP/FaxRouter «розуміє», що факс необхідно відправити за межі офісу, і набирає номер вашого партнера. Привівши дані, що поступили до нього у вигляді IP -пакетов, до первинного виду, IP/FaxRouter передає їх по телефонній лінії до місця призначення, тим самим позбавивши вас від необхідності оплачувати міжнародний телефонний дзвінок.

Подібне устаткування для СФС під назвою PassaFax пропонує і фірма RadLinx. Воно теж підключається до офісної АТС і IP -сети, і для нього також потрібно аналогічний пристрій на протилежному кінці лінії. Коли перший PassaFax (відправник) «збирається» послати повідомлення (у вигляді IP -пакетов) другому (одержувач), вони «домовляються» про встановлення віртуального з'єднання між своїми факсимільними апаратами, яке проходитиме через обоє факс-шлюза і що зв'язує їх IP -сеть. Передавши повідомлення (по дорозі перетворене двічі: з аналогового виду в цифровій і назад), другий PassaFax посилає підтвердження про його отримання (чи про відсутність такого).

Програмні рішення

Апаратні факс-шлюзы не є єдиним засобом передачі факсів через IP -сети. Завдання вирішується і за допомогою відповідного ПО. Якщо в розглянутих вище прикладах ви заміните «чорні ящики» на ПК з ОС Windows NT Server 4.0 і факс-сервером InternetXchange for Fax (IXF) фірми NetXchange Communications, то отримаєте цілком чітке уявлення про програмну реалізацію СФС. Правда, для підключення офісної АТС на ПК має бути встановлена спеціальна плата (наприклад, від GammaLink — підрозділи корпорації Dialogic, www.gammalink. com).

У корпоративній мережі IXF -серверы постійно обмінюються один з одним інформацією, необхідною для оновлення маршрутних таблиць, оскільки в мережу можуть додаватися нові сервери (чи видалятися з неї існуючі). Враховуючи тарифи на телефонний зв'язок, необхідно запрограмувати кожен сервер так, щоб він був здатний вибирати для будь-якого факсимільного повідомлення оптимальний маршрут. Наприклад, ви хочете відправити повідомлення з паризького офісу в Гонконг. IXF -сервер в Парижі спочатку перешле його IXF -серверу в Нью-Йорку, а вже той, скориставшись нью-йоркській офісній АТС, дзвонитиме в Гонконг. (Звичайно, усе це станеться тільки за умови, якщо, згідно з тарифними таблицями, дзвонити з Нью-Йорка в Гонконг виявиться дешевше, ніж з Парижу.)

Проте вартість телефонного дзвінка не єдиний критерій, по якому вибирається маршрут. IXF -серверы організовують трафік так, щоб жоден з них не виявився переобтяженим. Крім того, у кожного сервера є система резервування на випадок відмови.

Сервери IXF взаємодіють між собою за допомогою протоколу реального часу — Real — Time Messaging Protocol, розробленого фірмою NetXchange, тому ви відразу дізнаєтеся, чи дійшло ваше повідомлення до адресата. Доступ до IXF -серверу можна отримати трьома способами: за допомогою відповідного Windows -клиента, браузеру, що підтримує мову Java, або факсимільного апарату.

Ще один приклад факс-сервера, що здійснює оптимальну з точки зору оплати маршрутизацію, — це Fax Sr. 2.0 фірм Omtool. Його відмітною особливістю є можливість працювати під управлінням не лише Windows NT, але і таких ОС, як VAX/VMS, AXP/Open VMS, Digital Unix і HP — UX. Завдяки такій універсальності взаємодіяти з Fax Sr. можна за допомогою клієнтів Windows, MacOS, MS — DOS, Motif і навіть VT -терминалов.

З метою полегшення життя тим, хто для факсимільного зв'язку користується виключно комп'ютером, в продукті Fax Sr. передбачена його взаємодія з усіма популярними клієнтами електронної пошти, включаючи Microsoft Exchange. Це дозволяє вам відправляти повідомлення безпосередньо з поштових програм і отримувати їх прямо у свої електронні поштові скриньки.

Інший підхід до рішення проблем мережевого факсимільного зв'язку реалізований в системі w.FAX, розробленою фірмою SofTek. Цей продукт є факсом-сервером для Web -узла. Він не є вузлом в IP -сети і застосовується разом з Web -сервером, надаючим користувачам доступ до СФС. При цьому повідомлення, що входять, зберігаються у форматі JPEG і кожному повідомленню привласнюється окремий URL -указатель. Отримавши повідомлення, w.FAX визначає адресата або по телефонному номеру, на який воно прийшло, або (за наявності додаткового програмного модуля) по імені адресата в заголовку повідомлення («читає» його за допомогою системи OCR). Потім w.FAX відправляє адресатові електронний лист, в якому міститься URL, що вказує на JPEG -файл з адресованим йому повідомленням. Тепер прочитати останнє можна за допомогою будь-якого Web -браузера.

Додаткові можливості

Після ознайомлення з основними принципами СФС, стає ясно, чому її можна застосовувати для передачі факсів не лише між офісами однієї компанії, але і за її межі. Більшість систем дозволяють за допомогою факс-сервера на приймальному кінці з'єднання робити зовнішні телефонні дзвінки, якщо це потрібно для завершення передачі повідомлення. При відправленні великого числа факсів в ті компанії, зв'язок з якими з якого-небудь підрозділу вашої фірми коштує дешевше, ви завдяки передачі повідомлення по мережі спочатку в цей підрозділ економите значні засоби. В цьому випадку при виборі системи СФС вам слід звернути особливу увагу на стійкість і «інтелектуальність» вживаних в ній алгоритмів маршрутизації.

Інше важливе завдання, яке повинні вирішувати системи СФС, — це відправлення факсу не з офісу. На щастя, існуючі системи легко справляються з цим. Вище ми описали ситуацію, коли факси вирушають з центрального офісу. Проте так само — просто набравши номер офісного факс-сервера — їх можна відправляти з будинку або готелю. Якщо у вас немає факсимільного апарату, замість нього використовуйте ПК з факс-модемом і відповідним ПО. Після того, як повідомлення в аналоговому виді потрапляє на факс-сервер, процес передачі стає схожим на описаний в попередньому розділі.

Незважаючи на усю схожість систем СФС, між ними є і істотні відмінності, і одно з них — тривалість періоду доставки повідомлення адресатові.

Тоді як системи RadLinx і NetXchange передають повідомлення в режимі реального часу, системи, подібні IP/FaxRouter, застосовують для цього технологію проміжного зберігання інформації. IP/FaxRouter має жорсткий диск значного об'єму, що дозволяє йому поміщати дані у буфер і передавати їх по мережі в період, коли дозволяють її ресурси. Звичайно, в такій ситуації повідомлення йде довше, проте з'являється можливість дочекатися доступу до потрібного сервера, а також передавати повідомлення в години з пільговими тарифами на телефонний зв'язок.

В якості важливих показників, на які слід звернути увагу при виборі системи СФС, потрібно також відмітити її продуктивність, швидкість і надійність. І все-таки найголовнішим тут являється те, що система має бути зручною для користувача і зрозумілою йому.

• Електронна пошта (E‑mail — скорочення від electronic mail) є зручним і швидким засобом зв'язку з іншими людьми. Електронну пошту можна використовувати для різних цілей.

• Відправка і отримання текстових повідомлень. Можна відправити повідомлення електронної пошти будь-якої людини, якщо у нього є адреса електронної пошти. Повідомлення доставляється одержувачеві за декілька секунд або хвилин незалежно від того, чи живе він поблизу або на іншому кінці світу.

• Зв'язок по електронній пошті є двостороннім. Можна отримати повідомлення від будь-кого, кому відома ваша адреса електронної пошти, і після прочитання написати відповідь.

• Відправка і отримання файлів. Окрім тексту усередині повідомлення електронної пошти можна відправляти майже усі типи файлів, включаючи документи, зображення і музичні фрагменти. Файл, що відправляється з повідомленням електронної пошти, називається вкладенням.

• Відправка повідомлень груп людей. Можна послати повідомлення електронної пошти багатьох людей одночасно. Одержувачі можуть відповісти усій групі, що дозволяє проводити групові обговорення.

• Пересилка повідомлень. Якщо отримано повідомлення електронної пошти, можна переслати його іншим, не набираючи текст наново.

Електронна пошта надає ряд переваг перед телефонним і звичайним поштовим зв'язком. Можна послати повідомлення у будь-який час дня і ночі. Якщо у момент відправки повідомлення одержувачі не сидять у комп'ютерів і не знаходяться в мережі (не підключені до Інтернету), вони знайдуть повідомлення пізніше, коли перевірятимуть свою пошту. Якщо вони підключені до Інтернету, відповідь від них можна отримати через декілька хвилин.

Електронна пошта майже безкоштовна. В порівнянні із звичайною поштою, не потрібні ні марка, ні оплата, а також не має значення, де живе одержувач. Єдиною статтею витрати є плата за підключення до мережі Інтернет.

Що потрібне для роботи з електронною поштою?

Для роботи з електронною поштою потрібно три речі.

Підключення до мережі Інтернет. Для підключення комп'ютера до мережі Інтернет треба зареєструватися у постачальника послуг Інтернету. Постачальник послуг Інтернету забезпечує доступ в мережу зазвичай за місячну плату. Також знадобиться пристрій, званий модем.

Поштова програма або поштова служба з веб-інтерфейсом. Можна використовувати програму «ПочтаWindows», що входить до складу Windows. Підійде і будь-яка інша програма для роботи з електронною поштою, встановлена на комп'ютері.

Також можна підписатися на безкоштовну поштову службу з веб-інтерфейсом, наприклад Gmail, MSN Hotmail або Yahoo! Mail. Ці служби дають можливість працювати зі своєю поштою за допомогою веб-оглядача з будь-якого комп'ютера, підключеного до Інтернету.

Адреса електронної пошти. Адресу електронної пошти можна отримати від постачальника послуг Інтернету або поштової служби з веб-інтерфейсом при реєстрації. Поштова адреса складається з імені або псевдоніма користувача, знаку «@» і імені постачальника послуги, наприклад, someone@example.com.

Установка Windows Mail

За наявності адреси електронної пошти і підключення до Інтернету можна відправляти і приймати повідомлення електронної пошти. Щоб скористатися Поштою Windows, спочатку треба настроїти обліковий запис електронної пошти. Перед додаванням облікового запису треба отримати деякі відомості від постачальника послуг Інтернету : адреса електронної пошти, пароль, імена серверів повідомлень, що входять і витікаючих, і деякі інші відомості. Щоб додати обліковий запис в Пошті Windows

Запустите додаток Windows Mail, натиснувши кнопку Пуск_і вибравши пункт Усі програми, а потім — WindowsMail.

У меню Сервіс натисніть Облікові записи.

Натисніть Додати, натисніть Обліковий запис електронної пошти, натисніть Далі і наслідуйте інструкції.

В процесі налаштування програма запросить ім'я, що виводиться. Це ім'я одержувач бачить, коли отримує повідомлення електронної пошти.

Читання повідомлень електронної пошти

Програма «ПочтаWindows» перевіряє нові повідомлення всякий раз при запуску, а потім кожні 30 хвилин. Прийняті листи з'являються в теці що «Входять». Що «входять» — це одна з декількох тек, де знаходяться повідомлення електронної пошти.

Щоб побачити прийняті листи, клацніть Теки, що Входять в списку. З'явиться список повідомлень. У списку показано: хто відправив повідомлення, тема повідомлення і час, коли воно було прийняте.

Клацніть в списку повідомлення, яке треба прочитати. Зміст повідомлення з'явиться під списком повідомлень в області перегляду. Щоб читати повідомлення в окремому вікні, двічі клацніть його в списку повідомлень.

Щоб відповісти на повідомлення, натисніть кнопку Відповісти.