Типичные проблемы при работе с геолого-экономической информацией

Теперь немного о существующих типичных проблемах при работе с геолого-экономической информацией.

Традиционно большинство организаций при проверке поступающих документов и построении различных отчетов используют только базовые средства автоматизации, представляемые офисными приложениями, ставшими стандартом де-факто. Этот подход к обработке информации основывается на слабой структурированности данных, обуславливает недостаточную скорость обработки и не исключает возможных ошибок (так называемый человеческий фактор).

Одной из задач, стоящей перед Федеральным агентством, является сбор, проверка отчетов об использовании средств и формирование сводных отчетов об использовании средств.

Подготовка отчетов об использовании средств построена на регулярном сборе и объединении информации, поступающей от всех территориальных органов Роснедра. Раньше информация часто поступала в представлении непригодном для последующей обработки и со значительным количеством ошибок.

До внедрения автоматизированной системы «Минерал-Финансы» специалисты агентства, помимо проверки корректности данных, были вынуждены вручную приводить информация в вид удобный для дальнейшей работы.

Трудоемкость обработки больших объемов информации была столь высока, что в результате специалисты управления финансово-экономического обеспечения Роснедра должны были тратить существенную часть своего рабочего времени на обработку данных, а не анализ результатов.

Еще одной задачей финансовых отделов Федерального агентства и его территориальных органов является проверка правильности составления актов выполненных работ.

В чем заключается проверка акта выполненных работ? Ее можно разделить на три этапа:

• арифметическая проверка – все вычисляемые значения должны быть рассчитаны правильно;

• сверка со сметой – каждая работа в акте имеет годовой лимит, за пределы которого нельзя выходить;

• сверка с предыдущим актом – в накопительных столбцах акта должны верно переноситься данные из предыдущего акта.

Следовательно, чтобы проверить акт нужно сопоставить 3 документа: проверяемый акт выполненных работ, предыдущий акт и смету. А если по объекту было изменение годового лимита финансирования, то к этим документам необходимо еще добавить протокол перераспределения сметной стоимости.

Обычно приемка выполненных работ идет в конце месяца или квартала. За несколько дней специалист финансового отдела должен проверить большое количество актов. Например, в третьем квартале текущего года в Роснедра были приняты акты по 120 контрактам. Проверка акта «вручную» это очень трудоемкая задача, на которую уходит много времени. И это неизбежно приводит к авралам в конце отчетного периода в момент приемки работ.

Несмотря на существенные трудозатраты, такая проверка не дает 100% гарантии, что документ полностью правилен. При внедрении системы «Минерал-Финансы» мы обнаружили, что в территориальных органах акты выполненных работ содержат массу необнаруженных при ручной проверке ошибок.

Использование АС «Минерал-Финансы» при проверке гарантирует, что документ составлен верно.

От актуальности информации зависит правильность принятия управленческих решений.

Для обеспечения актуальности информации процесс ее сбора не должен занимать много времени. Для различных задач критические сроки, т.е. промежутки времени, по истечении которых данные теряют свою актуальность, различаются. Наиболее благоприятный вариант - возможность получения информации об изменениях уже на следующий день.

Для геологоразведочных работ вопрос актуализации информации особо важен, так часто Заказчик и Поставщик находятся в разных частях России.

Очевидно, что обмен данными на бумажных носителях занимает много времени. И информация будет поступать к руководителям со значительным запозданием. Например, экспресс почта идет 3 дня. А обыкновенная почта идет дольше.

Еще одна важная задача управления финансово-экономического обеспечения Роснедра – это ведение плана финансирования объектов государственного заказа по воспроизводству минерально-сырьевой базы за счет средств федерального бюджета. Ведение плана финансирования подразумевает мониторинг основных данных всех Государственных контрактов.

Для принятия управленческих решений регулярно требуется подготовка различных выписок из Плана финансирования. При построении отчетов по Плану финансирования безусловно особое значение имеет оперативность. Отчеты должны быть сформированы по самым актуальным данным максимально быстро, чего не позволяют сделать «ручные» методы обработки информации.

Неэффективность «ручной» работы с большими объемами информации решается использованием автоматизированной системы, которая содержит самые полные и актуальные данные. А использование средств автоматизации позволяет построить любой отчет за несколько секунд.

Чтобы оценить, насколько эффективно построен на предприятии документооборот, можно задать несколько вопросов:

• Сколько документов лежит на рабочем столе и в шкафу?

• Сколько времени обычно уходит на поиск нужного документа?

• Беседуя по телефону, можете ли Вы оперативно найти нужный документ?

• Знаете ли Вы в какой стадии (формирование документа, проверка и .п.) на текущий момент находятся документы?

В большинстве случаев документооборот, построенный только на использовании офисных форматов документов, не достаточно эффективен.

Посетив много территориальных органов при внедрении автоматизированной системы, могу сказать, что организация документооборота везде построена с разной эффективностью. Поиск документа у той или иной организации занимает различную продолжительность времени. Там где документооборот построен эффективно – одну-две минуты. Где недостаточно эффективно – значительно дольше. Но даже там, где документооборот организован хорошо, и документы хранятся строго в определенном порядке и месте, все же возникают проблемы. Например, если папку с документами взял кто-то из коллег, то поиск документов сводится еще и к поиску человека, который их взял.

Наличие автоматизированной системы сводит к минимуму затраты на поиск документов и решает проблему использования одного документа сразу несколькими сотрудниками.

Под системой электронного документооборота понимается автоматизированная система, которая позволяет организовывать работу с электронными документами - т.е. вопросы создания, изменения, поиска, хранения, а также взаимодействия между пользователями этих документов.

Безусловно, на данный момент документы на бумажных носителях и в формате офисных программ никто не отменит. Задача автоматизированной системы не заменить форму документооборота, а организовать его и повысить эффективность.