4. Сутність функції контролювання. Види контролю.

Контролювання – вид управлінської діяльності щодо оцінки рівня виконання завдань і досягнення цілей, виявлення відхилень, збоїв, недоліків та причин їх виникнення з метою уникнення нагромадження та повторення цих помилок, мінімізації втрат тощо.

До характерних функцій контролю належить:

• оцінка діяльності підприємства;

• запобігання виникненню кризових ситуацій;

• підтримування успіху в діяльності організації;

• стимулювання діяльності працівників.

Контролювання як вид управлінської діяльності реалізується на засадах виконання контрольних операцій (контролю).

Контроль - елемент і чинник управління економічними суб’єктами, процесами, який полягає у нагляді за ними з метою перевірки відповідності їх стану законодавчим нормам, визначеним стратегіям, цілям, програмам розвитку тощо. Мета контролю полягає в максимальному забезпеченні фактичних результатів очікуваним. Завданнями контролювання є:

• передбачення можливого поводження складових організації та їїстану через певний проміжок часу;

• внесення необхідних змін в огструктуру для позитивного реагування на зміни факторів зовнішнього середовища;

• передбачення причин відхилення параметрів і характеристик організації від визначеного рівня;

• накопичення, опрацювання і передача інформації між елементами організації.

Контроль класифікують за різними ознаками:

1) за змістом:

• фінансовий (система перевірок та досліджень ефективності функціонування та розвитку фінансових ресурсів);

• виробничий (порівняння показників виробничого планування із фактичними даними, аналізування відхилень);

• адміністративний (

• маркетинговий (комплекс дій та заходів, пов’язаних із перевіркою рівня реалізації маркетингової концепції підприємства) та ін.;

2) за етапами виробничо-господарської діяльності:

• попередній (здійснюється на вході в систему організації на основі встановлених правил, процедур, норм поведінки тощо);

• поточний (реалізується в процесі виробничо-господарської діяльності);

• завершальний (проводиться на виході із системи організації, спрямований на виявлення рівня досягнутих результатів, забезпечення мотивації тощо);

3) за рівнем централізації:

• централізований (цілеспрямована діяльність спеціалізованих контрольних служб, яка базується на використанні суворих правил, інструкцій, нормативів);

• децентралізований (грунтується на соціальних нормах, цінностях, традиціях).

Процес контролю складається з таких етапів:

1) визначення стандартів і критеріїв; загальноприйнятими вимогами до них є: обмеженість у часі, конкретність, реальність, можливість прогнозування показників і результатів;

2) оцінювання виконання, яке полягає у з’ясуванні відповідності кількості та якості робіт, продукції та загального стану суб’єкта встановленим стандартам, нормам і критеріям;

3) порівняння досягнутих результатів з установленими стандартами: встановлення масштабу допустимих відхилень, вимірювання результатів; передача і поширення інформації про конкретні результати;

4) з’ясування необхідності коректив, яке здійснюється на основі обгрунтованих висновків щодо відповідності чи невідповідності робіт, продукції встановленим стандартам.

Процес контролю може мати як позитивні, так і негативні наслідки на працівників організації, тобто може спричинити відповідну зміну їх виробничої та соціальної поведінки. Одні працівники будуть намагатися працювати краще, інші намагатимуться приховувати інформацію, щоб уникнути неприємностей. В деяких випадках контроль може спричинити стресовий стан у працівників, конфліктні ситуації. Тому в процесі контролювання необхідно виважено, делікатно застосовувати його важелі з метою уникнення таких ситуацій.

Для того, щоб контроль ефективно реалізував свої функції необхідно, щоб він:

• базувався на чітко визначених нормативах,

• відображав пріоритети організації,

• орієнтувався на досягнення певних результатів,

• відповідав основному виду діяльності організації,

• був простим, зрозумілим;

• був економічно виправданим тощо.

В процесі реалізації функції контролювання важливим є ефективне функціонування інформаційно-управлінської системи контролю – формалізованої системи підготовки інформації, яка є необхідною для прийняття управлінських рішень. Вона повинна містити інформацію про попередній, сучасний та майбутній стани підконтрольних процесів чи об’єктів та грунтуватися на використанні сучасної компютерної техніки.

Основними етапами проектування такої системи є:

• оцінювання інформаційної бази;

• аналіз системи прийняття рішень;

• аналіз інформаційних вимог;

• координування та інтегрування конкретних рішень у структурі управління організацією;

• оцінювання та аналіз інформації, виданої інформаційно-управлінською системою з метою усунення виявлених помилок;

• встановлення зворотного зв’язку в межах даної системи.