access

4.2.3. Запрос на создание таблицы

Создает новую базовую таблицу (имена базовых таблиц указаны на вкладке Таблицы в окне базы данных) на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен для вы- полнения следующих действий.

∙Создание таблицы для экспорта в другую базу данных Microsoft Access. Например, требуется создать таблицу, содержащую несколько полей из таблицы СОТРУДНИКИ, а затем экспортировать эту таблицу в базу данных, используемую отделом кадров.

∙Создание резервной копии таблицы.

∙Создание архивной таблицы, содержащей старые записи. Например, можно создать таблицу, сохраняющую все старые заказы, прежде чем удалить их из текущей таблицы.

Создание запроса на создание новой таблицы.

1.Создать новый запрос, включив в него таблицы, содержащие записи, ко- торые следует обновить (выполнить пункты 1–5 процедуры создания за- проса на выборку).

2.В режиме Конструктор нажать кнопку Тип запроса на панели инстру- ментов и выбрать Создание таблицы. Будет открыто диалоговое окно

Создание таблицы.

3.В поле Имя таблицы ввести имя таблицы, которую необходимо создать.

4.Выбрать переключатель В текущей базе данных, чтобы поместить таб- лицу в открытую в данный момент базу данных, или переключатель В другой базе данных и ввести имя базы данных, в которую требуется по- местить новую таблицу. Нажать кнопку OK.

5.Переместить мышью из списка полей таблиц поля, которые нужно помес- тить в новую таблицу.

6.Для полей, по которым нужно выполнить отбор записей, ввести условия отбора.

7.Для запуска процедуры создания таблицы нажать кнопку Запуск на панели инструментов.

8.Результат выполнения запроса – новая таблица, имя которой появляется на вкладке Таблицы в окне базы данных.

4.3. Создание отчетов

Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести не- обходимые сведения в том виде, в котором требуется.

31

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью Мастера отчётов или создать Автоотчёт.

4.3.1. Создание автоотчета

Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса.

1.В окне базы данных выбрать вкладку Отчеты.

2.Нажать кнопку Создать.

3.В диалоговом окне Новый отчет (рис. 33) выбрать вид отчёта:

Рис. 33. Диалоговое окно Новый отчёт

Автоотчет: в столбец — каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева (рис. 34).

Автоотчет: ленточный — поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице (рис. 35).

4.Выбрать таблицу или запрос, содержащие данные, выводящиеся в отчете.

5.Нажать кнопку OK.

Рис. 34. Автоотчет: в столбец

32

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Рис. 35 . Автоотчет: ленточный

4.3.2.Создание отчета с помощью мастера

1.В окне базы данных выбрать вкладку Отчеты.

2.Нажать кнопку Создать.

3.В диалоговом окне Новый отчет выбрать Мастер отчётов.

4.Выбрать имя таблицы (или запроса), содержащей данные, по которым строится отчет. Выбрать поля, включаемые в отчёт (рис. 36).

5.Выполнять инструкции мастера, выводящиеся в диалоговом окне.

Рис. 36. Выбор таблиц и полей для отчёта

Если созданный мастером отчет требует внесения изменений, это можно сделать в режиме Конструктор (рис. 37).

33

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Рис. 37. Вид отчёта в режиме Конструктор

4.4.Задание на выполнение

1.Запустить программу Microsoft Access.

2.Открыть базу данных Кадры_Фамилия.mdb.

3.Сформировать итоговый запрос Запрос12 на базе таблицы СОТРУДНИКИ с вычислением среднего значения, наибольшего и наименьшего значения оклада по каждой должности. Требования к запро-

су приведены в таблице 6.

4.Сформировать итоговые запросы на базе таблиц СОТРУДНИКИ и КОМАНДИРОВКИ. Требования к запросам приведены в таблице 7.

5.Сформировать Запрос15 на обновление записей таблицы СОТРУДНИКИ, увеличивающий оклады всех сотрудников на 10%.

Врежиме Конструктора нажать на панели инструментов кнопку Тип запроса и выбрать пункт Обновление. Включить в запрос поле Оклад. В строке Обновление для поля Оклад ввести выражение: [Оклад]*1,1

6.Сформировать Запрос16 на обновление записей таблицы КОМАНДИРОВКИ, увеличивающий на 20% РазмерСуточных для со-

трудников с должностью Менеджер.

34

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

7. Создать копию таблицы СОТРУДНИКИ.

Для этого в окне базы данных выделить таблицу и выполнить команду Копировать из меню Правка. Затем выполнить команду Вставить, присво- ив новой таблице имя КОПИЯ_СОТРУДНИКИ.

8.Создать запрос на удаление Запрос17, удаляющий из таблицы КОПИЯ_СОТРУДНИКИ записи о сотрудниках, назначенных на долж- ность после 01.01.05

9.Создать запрос на создание таблицы. Новая таблица должна содержать

поля КодСотрудника, Фамилия, Имя, Отчество из таблицы СОТРУДНИКИ, а также поля Адрес, Телефон из таблицы ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ. Присвоить новой таблице имя АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ.

10.Создать автоотчёт в столбец на базе таблицы СОТРУДНИКИ. 11.Создать автоотчёт в столбец на базе запроса Запрос1.

12.В режиме мастера отчетов создать отчет на базе таблиц СОТРУДНИКИ и КОМАНДИРОВКИ. Включить в отчет поля КодСотрудника, Фамилия,

Имя, Отчество, Должность из таблицы СОТРУДНИКИ и поля Город,

ДатаОтъезда, ДатаПриезда из таблицы КОМАНДИРОВКИ. Параметры отчета выбрать на свое усмотрение.

11.Предъявить результат работы преподавателю.

12.Закрыть базу данных, сохранив все изменения.

13.Завершить работу Microsoft Access.

5. ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5

Тема: Проектирование базы данных Microsoft Access.

Цель работы: Использовать средства СУБД Microsoft Access для соз- дания новой базы данных и выполнения обработки данных.

5.1. Задание на выполнение

Данная лабораторная работа является заключительной в цикле лабора- торных работ. Выполнение данной работы предполагает использование и за- крепление знаний и навыков, полученных при выполнении первых четырех работ.

1.В соответствии с номером варианта создать базу данных, состоящую из указанных таблиц. Имя файла базы данных выбрать произвольно.

2.Определить самостоятельно типы полей в таблицах. Ключевые поля таб- лиц выделены жирным шрифтом. Ключевые поля определить типа Счет-

чик.

3.Согласовать выбранные типы полей и предполагаемые типы связей между таблицами с преподавателем.

35

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

4.Создать в режиме Конструктор таблицы заданной структуры. При созда- нии структуры таблиц учесть, что имя поля может не совпадать с подпи- сью поля (имена целесообразно выбирать более короткими). Это облегчит в дальнейшем работу с базой данных.

5.Установить отношения (связи) между таблицами.

6.Заполнить таблицы данными (не менее 8 записей в каждой таблице).

7.Создать для таблиц базы данных:

Формы:

∙1 простая форма на базе одной таблицы;

∙1 форма с подчиненной формой.

Запросы:

∙4 запроса на выборку, содержащие какие-либо условия отбора записей из таблиц;

∙3 запроса с параметрами;

∙1-2 запроса с вычисляемыми полями (при создании запросов учесть примечания к заданиям);

∙2 итоговых запроса;

∙3 запроса на изменение данных:

1)на удаление данных из копии базовой таблицы;

2)на обновление данных одной или нескольких базовых таб- лиц;

3)на создание новой таблицы.

Отчеты:

∙1 автоотчёт на базе какой-либо базовой таблицы;

∙1 автоотчёт на базе какого-либо запроса;

∙1 отчет на базе двух таблиц, находящихся в отношении «один-ко- многим». Использовать Мастер отчетов.

8.Оформить отчет по лабораторной работе:

∙описать структуру каждой базовой таблицы, перечислив поля таблицы и указав их свойства (имя, тип данных, размер, подпись);

∙указать типы отношений, установленных между таблицами;

∙описать назначение каждой разработанной формы и отчета;

∙расшифровать каждый из созданных запросов, сформулировав назна- чение каждого запроса (указать, на какой вопрос отвечает данный за- прос).

9.Защитить работу, ответив на вопросы преподавателя.

36

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

5.2. Варианты заданий Вариант 1. База данных «Платный прием в поликлинике»

Примечание. Врач получает за каждый прием заработную плату, которая вычисляется по формуле: Стоимость приема * Процент отчисления на зарплату от стоимости приема. С этой суммы выплачивается подоходный налог 13%.

Вариант 2. База данных «Учет выполнения работ»

Примечание. Каждый мастер получает оплату за работу в размере, равном стоимости выполненной работы: Кол-во единиц работы * Цена исполнения единицы работы * Процент вознаграждения.

37

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Примечание. Стоимость проката автомобиля определяется: Стоимость од-

ного дня проката * Количество дней проката. Фирма ежегодно страхует автомобили, выдаваемые клиентам. Страховые взносы равны 10 процентам от страховой стоимости автомобиля.

Вариант 4. База данных «Оптовый магазин. Учет продаж товара».

Примечание. Каждый продавец получает комиссионное вознаграждение за проданный товар. Размер этого вознаграждения равен: Цена продажи еди-

ницы товара * Кол-во проданных единиц товара * Процент вознаграждения.

Прибыль от продажи партии товара вычисляется как (Цена продажи едини-

цы товара - Цена закупки единицы товара) * Кол-во проданных единиц товара.

38

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Вариант 5. База данных «Учет сделок с недвижимостью».

Примечание. Каждый риэлтор получает комиссионное вознаграждение за сделку, которое вычисляется как Стоимость квартиры * Процент возна-

граждения от сделки.

Вариант 6. База данных «Учет выполнения заказов».

Примечание. Стоимость заказа вычисляется как Цена единицы работы * Количество единиц работы. Исполнитель получает вознаграждение, кото-

рое вычисляется как Цена единицы работы * Количество единиц работы * Процент вознаграждения.

39

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Вариант 7. База данных «Учет нарушений правил дорожного движения».

Примечание. Владелец автомобиля ежегодно страхует автомобиль. Страхо- вые взносы равны 10 процентам от страховой стоимости автомобиля.

Вариант 8. База данных «Туристическое агентство».

Примечание. Стоимость поездки может быть вычислена как Стоимость пе-

реезда + Стоимость 1 дня пребывания * Количество дней пребывания.

Клиент платит налог на добавленную стоимость в размере 3% от стоимости поездки.

40

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com